Докоммуникативный этап

(подготовка к переговорам)

Подготовка к переговорам включает 2 основных направления работы:

1. решение организационных вопросов;

2. проработка основного содержания.

В чем особенность каждого из направлений?

Решение организационных вопросов:

• составление программы приема партнеров (порядок встречи, персональный состав встречающих, участие представителей СМИ, преподнесение цветов, приветственные речи, размещение в гостинице и т.д.);

• формирование состава делегации участников переговоров (одинакового ранга с обеих сторон, принимающих участие в переговорах);

• определение места и времени переговоров (не должны совпадать с днями траура, национальными праздниками и т.п.);

• составление программы переговоров, ее деловой части (встречи, беседы, переговоры), культурные мероприятия;

• составление повестки дня каждого заседания, регламента.

Организуя встречу или приглашая в гости, необходимо знать, какую религию исповедуют приглашаемые. Например, нормы ислама запрещают свинину и алкогольные напитки. Индуистская религия предусматривает вегетарианство и отказ от употребления в пищу говядины. Все это необходимо учитывать.

Лучшее время встречи - задолго до или через полчаса после обеда, планировать переговоры надо на среду или четверг. Встреча обычно длится 1,5 - 2 часа. Местом проведения обсуждения может быть помещение каждого из участников (по очереди) или нейтральная территория. Офис следует подготовить к встрече, разложить на столе (лучше круглой формы) блокноты, карандаши, поставить фужеры, воду, пепельницы. В состав делегации должны входить компетентные в рассматриваемых вопросах сотрудники. Между ними распределяются обязанности. Возглавляет делегацию, как правило, руководитель.

2. Проработка основного содержания (процесса переговоров).

Работа над содержанием переговоров начинается со сбора информации, глубокого анализа проблемы. Эффективно действует на партнеров предварительное изучение особенностей предполагаемого предмета переговоров. Очень важно, чтобы информация была разнообразной, всесторонней, правдивой и реальной. В ходе подготовки к переговорам не что не должно остаться без внимания, все должно быть подвергнуто тщательному анализу и изучению. Харви Маккей считает, что в ходе переговоров выигрывает тот, у кого больше информации, лучше план и выше мастерство. На первое место он выдвигает тщательную подготовку.

В ходе подготовки к переговорам следует осмыслить ответы на следующие вопросы:

1. Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе?

2. Как отнесется к просьбе о встрече мой собеседник?

3. Готов ли к обсуждению предполагаемой темы мой собеседник?

4. Уверен ли я в благополучном для меня исходе разговора? Уверен ли в том мой собеседник?

5. Какой исход устроит (не устроит) меня, его, обоих?

6. Какие приемы воздействия на собеседника я использую в разговоре?

7. Какие вопросы я буду задавать?

8. Какие вопросы может мне задать собеседник?

9. Как я буду себя вести, если мой собеседник:

• во всем согласится со мной;

• решительно возразит;

• не отреагирует на мои доводы;

• проявит недоверие к моим словам?

Положительные результаты будут зависеть и от умело разработанного плана ведения переговоров.

План переговоров включает основные идеи, мысли, фразы. В нем выделяются такие элементы, как обращение к партнерам, коммерческие намерения, аргументация своей позиции, приемы нейтрализации возможных замечаний, варианты решений, подведение итогов.

План переговоров необходимо обязательно написать заранее, продумав следующие вопросы: