Коммуникативный этап

Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы, обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания, подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач. Председатель совещания не должен навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Надо занять нейтральную позицию, изложить свое мнение от 3-го лица или сформулировать в виде вопроса.

Даже самое серьезное собрание уместно начинать с неожиданно интересной реплики, шутки. Эффектно, если фраза, мысль, которой открывается совещание, используется и в его завершении.

При обращении к участникам собрания ведущий должен назвать их по имени-отчеству, по возможности подчеркнуть опыт и компетентность по соответствующему вопросу. Председатель должен обращать внимание не только на суть выступления, но и следить за регламентом, контролировать, как каждое выступление работает на достижение намеченной цели, не уводит ли разговор в сторону, в ходе и после рассмотрения каждой проблемы кратко резюмировать выступления. Это поможет всем присутствующим отчетливо понимать, о чем идет речь, определять степень достигнутости обсуждаемого вопроса.

Если выступающий выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его. Критическая оценка предложений дается или сразу же после речи, или, если используется метод «мозгового штурма», после высказывания всех участников.

При принятии решений зачитывается заранее подготовленный проект решения. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают проект решения по результатам голосования. После принятия решений определяются лица, осуществляющие его исполнение и контроль.

В конце собрания ведущий может призвать всех участников к выполнению планов, программ, достижению целей, к которым пришли в итоге совещания; кратко резюмировать ход обсуждения; похвалить наиболее удачные идеи, деловые выступления; поблагодарить всех за продуктивную работу.

Во время проведения совещания составляется его протокол.

Протокол совещания - первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от работников выполнения порученных им заданий.

Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты (основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки выполнения).

В протоколе совещания выделяют 7 частей:

1. наименование;

2. дату;

3. перечень присутствующих;

4. повестку дня;

5. слушали;

6. постановили;

7. подписи (председателя, секретаря).

Посткоммуникативный этап

По окончании совещания всей группой на отдельной встрече вне рамок собрания необходимо сделать анализ проводимых коллективных обсуждений. Для анализа можно предложить следующую схему:

- Было ли необходимо совещание?

- Ясна ли его цель?

- Соответствовало ли оно цели?

- Согласны ли вы, что продолжительность и время проведения были удобны?

- Удовлетворило ли вас помещение?

- Вовремя ли вы получили повестку дня, документы?

- Все ли пункты повестки дня были изложены?

- Обладали ли присутствующие соответствующей компетенцией?

- Осуществлял ли председатель должный контроль?

- Удовлетворены ли вы процедурой принятия решений?

Анализ собрания будет более эффективным, объективным, если привлечь независимого эксперта.

Анализировать коллективное общение можно и самостоятельно по следующей схеме:

1. Каков тип совещания в зависимости от цели?

2. Удачно ли сформулирована тема и подтемы (повестка дня)?

3. Когда запланировано рассмотрение наиболее сложных вопросов?

4. Уместны ли место, время проведения, количество и состав участников?

5. О чем говорил ведущий во вступительном слове?

6. Какой регламент принят?

7. Каковы организующие речевые действия ведущего в ходе диалога?

8. Все ли присутствующие принимали участие в обсуждении?

9. Какие решения приняты?

10. Как организатор закончил совещание?

11. Правильно ли оформлен протокол?

В ходе деловых совещаний и заседаний важно соблюдать правила этикета. Прежде всего и руководитель, и подчиненные обязаны соблюдать регламент. Некоторые руководители страдают следующим недостатком – часто или всегда не могут закончить свой доклад в отведенное время. Это – полное бескультурье, ведущее к снижению авторитета начальника, означающее бесцеремонность, неуважение к своему коллективу.

Речь любого сотрудника должна заканчиваться практическим (реже – теоретическим) предложением. Без этого не стоит выступать.

Консультирование

Консультирование - специфическая форма делового общения, которая складывается из нескольких этапов.