Вопрос 12. Управленческая информация. Классификация информации. Информационный обмен.

Управление без информации невозможно. Без обладания ею затруднительно ориентироваться в окружающем мире и принимать обоснованные управленческие решения.

Управленческая информация – совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. До 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящей в процессе совещаний, собраний, встреч, переговоров и т.п.

Управленческая информация различается по месту возникновения (внешняя и внутренняя), направлению движения (входящая и исходящая), содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч), возможности применения (одноцелевая, многоцелевая), назначению (оперативная, отчетная), возможности закрепления (не фиксируемая, фиксируемая), носителя (вещественные, магнитные, электронные), роли в управлении (основная, вспомогательная), степени готовности для использования (первичная, исходная и конечная, производная), важности (важная и желательная), полноте (частичная, комплексная), предназначению (универсальная, функциональная, индивидуальная), характеру использования (достоверная и вероятная), способам распространения (устная, письменная, комбинированная).

К источникам информации относятся:

1. Внутренние – бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования.

2. Внешние – сотрудники подразделений снабжения, сбыта, маркетинга; руководители, ведущие переговоры; посредники, партнеры, покупатели и клиенты; официальные и неофициальные публикации, промышленная разведка.

3. База стратегических данных – совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве организации, проводимой ею политике, внешнем окружении, препятствиях для функционирования и развития.

Надежный обмен информацией составляет едва ли не самую большую управленческую проблему. В крупных организациях теряется до 90% информации.

Движение любой информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

Этапы движения информации: отбор (случайный или целенаправленный, выборочный или сплошной, предписанный сверху или проводимый по собственной инициативе, произвольный или основывающийся на определенных правилах), кодирование (информация облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю – письменная, табличная, графическая и т.п., подбирается соответствующий способ передачи - устный, письменный), передача (лучше делать одновременно несколькими способами – например, позвонить по телефону, а затем послать подробное письмо), прием, расшифровка, осмысление.

Отправитель информации всегда ждет, чтобы получатель отреагировал на информацию и донес до него свою реакцию, т.е. установил обратную связь.

Обратная связь – сигнал, которым подтверждается факт получения сообщения, и степень понимания или непонимания его смысла.

Основными причинами искажения потери информации могут быть излишний объем, несоответствие реальным потребностям, особенности восприятия, психологическое состояние людей.

Под восприятием информации понимается активная полусознательная деятельность человека по приему и переработке значимой для него информации об окружающих его людях и событиях. Особенности восприятия информации определяют такие обстоятельства, как:

- ситуация, в которой происходит первое знакомство с информацией, и степень ее внимания;

- личностные (для человека) и физические (для человека, предмета или процесса) характеристики объекта, о котором или от которого поступает информация;

- стереотипы, предрассудки.