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１）商品未着の件

 

拝復　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付の貴信「第ｘｘｘｘ号」を拝受いたしました。

早速原因を調べましたところ、出荷係の手違いから実際の商品発送より先に出荷通知を貴社宛てに発送しておりました。このような単純ミスで平素からお引き立て賜わっている貴社にご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳なく、ただただ恥じ入るばかりでございます。二度とかような単純ミスを繰り返さないため発送作業のチェック体制を確立いたしました。

本来は単純ミスを発見した時点で、当社から事情をお知らせせねばならないところを、何かと取り紛れました失礼のほどお許しくださいますようお願い申し上げます。

まずはとり急ぎお詫びかたがたお願い申し上げます。

敬具

２） 納期遅延のお詫び

 

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、去るｘｘ月ｘｘ日付で、ご注文いただきました「ｘｘｘｘ」の納品につきお問い合わせをいただき恐縮に存じます。ｘｘ月ｘｘ日までに納入のお約束でございましたが、今回の納入日遅延は全く当社の責任で、お詫びの申しあげようもございません。

仕上げ工程での突然の機械故障のため、貴社へご迷惑をおかけする事態になりましたが、現在では機械も復旧し、連日残業を重ねてのフル生産体制で増産しておりますのでｘｘ日までには必ず納入させていただく所存でございます。

何とぞ以上の事情ご賢察のうえ、ご許容くださいますようお願い申し上げます。

まずは、お詫びかたがたご報告申し上げます。

敬具

３）不良品混入のお詫び

 

拝復　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、去るｘｘ月ｘｘ日付で納品させていただいた商品の一部に不良品が混入し、ご迷惑をおかけする事態になり深くお詫び申し上げます。

貴社の信用を損なう結果にもつながりかねず、誠に申し訳なくお詫びの言葉もございません。つきましては、担当者を大至急参上させ商品を交換のうえ、アフターケアには万全の体制で対処させていただきます。

なお、二度とこのようなご迷惑をおかけしないよう、今回の不良品混入の原因を徹底究明して納品体制見直しをいたす所存でございますが、他にもお気づきの点はご教示くださいますようお願い申し上げます。

まずは、重ねてお詫び申し上げます。

敬具

４）○○○価格値上げの件

拝啓　　○○の候、貴社におかれましては益々ご隆昌のこととお慶び申し上げます。日頃より、当社製品をご愛顧ていただきありがとうございます。 　　さて、この度は○○○の価格改定に関してお願いあり、ご通知いたしました。貴社もご承知のとおり○○○は、初期出荷以来○年もの間、その価格を固持してまいりました。しかしながら、昨今の原油価格の高騰は、当社の企業努力だけでは如何ともし難たく、このままの価格を維持すれば、会社の継続さえも危ぶまれるまでになっております。誠に勝手ながら価格改定のお願いを申し上げたる次第です。 　　つきましては、原価上昇分として納入価格の10％程度を値上げさせていただけますようご検討願います。 　　まずは価格改定のお願いまで。

敬具

５）納期ご猶予のお願い

拝啓　　○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。

さて、９ 月１４日付にてご注文いただきました商品のご注文をいただきありがとうございました。同商品は全国的に品薄状況になっており、メーカーとしても大量生産体制を整えつつあるとはいえ、市場予測を上回る売れ行きで生産が追いつかない状況となっております。

つきましては、ご注文のうち半数の100ケースだけは即納いたしますが、残り100ケースについては2週間のご猶予をいただきたくお願い申し上げます。

ご注文通りの納入が出来ませず、誠に申し訳ございませんが、上記の事情ご賢察の上、悪しからずご容赦いただきますようお願い致します。　　

なお、今月よりメーカーが２４時間生産体制をひくとの連絡を受けておりますので、今後は十分な在庫を確保し、即納できるものと考えておりますので、これからも従前どおりのご愛顧をよろしくお願い申し上げます。 　

敬　具

６）納期遅れのお詫びと出荷のご案内

拝啓　　時下ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。平素は、毎々のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。

さて、貴社注文NoЧЧЧЧЧ号のご注文品を○月○日付けで発送いたしました。ご検収いただけますようお願いいたします。また、この度納期が遅れましたこと深くお詫び申し上げます。今後はこの様なこととのないよう努めてまいりますので、何卒、これからも変わらぬお引き立てをお願いいたします。

なお、納品明細書および検収確認書を同封すておりますので、現品確認のうえ、検収欄にご捺印いただき、検収確認書を弊社へご返送くださいますようお願いいたします。

敬具

同封書類

1　納品明細書　1部 　2　検収確認書　1部 　3　返信用封筒　1式

以上

７）ご請求金のお支払い期日の件

拝啓　　○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、___ 月___日付にてご請求の___月分売掛金は、本来であれば　月末日に現金にてお支払いすべきところ、お支払いが遅れておりますことを誠に申し訳なく思っております。また、貴社よりの度々のお電話にもご無礼を重ねましたこと、心よりお詫び申し上げます。

弊社経理部担当よりお聞き及びと存じますが、弊社得意先が倒産いたしましたため、売掛金回収が不能となって予定しておりました、決済資金の調達に時間を要してしまいました。しかしながら、なんとかお得意様のご協力もありまして、ここに至って資金調達の目途が立ち、貴社へご報告をいたす次第です。

つきましては、＿＿＿月＿＿日決済分は、＿＿月＿＿＿日に500,000円也を貴社指定口座に振り込ませていただきますので、何卒、今しばらくのご猶予を賜りたくお願い申し上げます。

なお、＿＿月以降は必ず期日どおりに決済いたす所存でございますので、今後とも従前どおりのお取引をよろしくお願い申し上げます。

敬具

８）不良品のお詫び

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、ご返送いただきましたした商品Aを品質保証部が検査したところ、ご指摘のとおり、外形に1mmから最大1.5mmの誤差があることが判明しました。本製品は、今年より中国製を採用しておりますため、受け入れ検査に万全を期し１０個中１個の抜き取り検査をしておりましたが、このような事態となり誠に申し訳ございませんでした。本不良の原因が判明し対策が講じられるまでは、当面の間、全数検査を実施することと致しました。

弊社では、原因解明をするため貴社へ納入致しました商品Aを全数回収させていただきたいと考えております。代品は全数検査をしたものを本日送付いたしました。貴社には多大なご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。また、返品に際して生じた費用に関しましては当社にご請求くださいますようお願いいたします。

今後はこのようなご迷惑をかけないよう検査体制を強化しますので、何卒ご寛容いただき、変わらぬご愛顧をいただきますようお願い申し上げます。

なお、本トラブルの原因と対策に関してましては至急対応し、別途ご報告いたします。

敬具