Критический анализ функционирования системы управления Цели анализа функционирования системы

Чтобы расчленить проблему на ее составные части (под­проблемы), необходимо подвергнуть объект и систему управ­ления критическому анализу, в результате которого следует:

• выявить основные трудности и недостатки в функ­ционировании системы', ограничивающие достиже­ние целей;

• установить причинно-следственные связи выявлен­ных непосредственных трудностей и недостатков;

• определить пути устранения (ослабления) найденных причин и предотвращение их возникновения.

Анализ функционирования системы

Приступая к рассмотрению методологии выявления путей достижения цели, мы отмечали, что в ее основе лежит анализ недостатков функционирования каждой из подсистем, опреде­ление причин этих недостатков, поиск путей устранения этих причин или существенного ослабления их влияния.

Рассмотрим некоторые приемы, позволяющие системати­зировать, упорядочить критический анализ функционирования системы.

Рассмотрим рекомендации известного специалиста в об­ласти организации управления профессора Терещенко, кото­рый рекомендует при анализе системы управления рассматри­вать и систему в целом, и каждое ее звено под углом зрения пяти вопросов, которые он считает классическими для каждо-

257

го работника сферы управления, в особенности для руководи­теля организации.

Рассмотрим эти пять вопросов.

1. Почему делается то, что делается? Иными словами, чем обосновано направление и содержание действий рассматри­ваемого подразделения или специалиста, соответствуют ли они целям системы и выявленным путям их достижения? Не­обходимы ли эти действия?

2. Почему делается там, где делается? Правильно ли рас­пределены функции управления по подразделениям, оправда­на ли принятая структура системы управления?

3. Почему делается тем, кем делается? Это продолжение тех же распределений функций управления и конкретных ра­бот, но уже не между подразделениями, а между отдельными работниками.

Здесь должны быть рассмотрены вопросы передачи полно­мочий и разгрузки квалифицированных специалистов от таких работ, которые может выполнить менее квалифицированный работник.

4. Почему делается тогда, когда делается? Правильно ли приняты сроки выполнения работ, обоснованы ли они? Обес­печат ли они своевременность решений, взаимную увязку по срокам отдельных мероприятий? Известно, что в управлении, меры, принятые слишком поздно, могут принести значитель­ных ущерб. Вместе с тем необоснованное сокращение сроков по некоторым работам не только не дает эффект, но нередко приводит к менее полной проработке вопроса, а следователь­но, к снижению качества решения.

5. Почему делается так, как делается? Здесь речь идет об анализе методологического обеспечения работ, с техническим оснащением управленческого труда.

Пять вопросов профессора Терещенко отражают суть функционального анализа систем управления.

Выбор приемов дальнейшего анализа определяется сущно­стью системного подхода. В данном случае это означает, что реализация любой функции должна рассматриваться, как про­цесс функционирования некоторой информационной подсисте­мы, которая, в свою очередь, представляет собой совокупность взаимодействующих более простых звеньев по переработке информации, т.е. должен быть осуществлен информационный анализ и синтез.

Исходными данными для информационного анализа слу­жат:

• функционально-информационная схема;

• организационно-методическая документация, регла­ментирующая действия отдельных звеньев схемы («стадий») и их взаимодействие.

Информационному анализу должно быть подвергнуто каж­дое звено функционально-информационной структуры, а в хо­де анализа необходимо учесть взаимодействие звеньев. При рассмотрении каждого звена важно достаточно полно выявить все его информационные входы и выходы, проверить полноту, четкость и эффективность организационного и методического обеспечения процессов работы с информацией.

Организационное обеспечение (в том числе организацион­ные стандарты, положение, инструкции) должно конкретизи­ровать как работу звена, так и его внешние связи, т.е. четко определять ответы на следующие вопросы:

Кто, что, на основании чего, как и когда должен выполнять?

Кто, что, для чего, кому, когда и каким образом должен пе­редавать (сообщать)?

Из перечисленных чаще всего упускают вопросы: «на ос­новании чего?» и «для чего?» Оба эти вопроса направлены в первую очередь на проверку входных и выходных потоков информации.

Вопрос: «на основании чего выполняется данным звеном работа?» — помогает проверить достаточность входной ин­формации для качественного, эффективного выполнения со­ответствующей функции.

Наряду с анализом достаточности информации следует убедиться и в ее необходимости. Зачастую поиск ответа на вопросы:«кем, как и для чего используется поступающая ин­формация?» — позволяет выявить ту ее часть, которая являет­ся избыточной, неоправданно загружающей работников сферы управления ее подготовкой, передачей и хранением.

Важным элементом информационного анализа является учет фактора времени. Учет фактора времени позволяет рас­смотреть соответствующий фрагмент системы управления в аспекте таких указанных выше вопросов, как успевает ли со­ответствующее звено? почему работа в нем выполняется именно тогда?

Учет временного фактора, а также ответы на поставленные вопросы позволяет выявить несоответствие принятой «техно­логии» сбора и переработки информации по срокам выполне­ния работ, а следовательно, помогает перераспределить между звеньями ресурсы и функции с учетом трудоемкости работ и заданных ограничений по времени их выполнения.

Рассматривая методологические приемы анализа действую­щих организационно-методических документов, необходимо особо выделить аспект этого анализа, связанный с проверкой действенности контроля за соблюдением требований регламен­тированных самой документацией. Методически наиболее пра­вильно не отрывать анализ действенности контроля от общего анализа содержания и конкретности требований, регламентиро­ванных документами. Это означает, что две группы вопросов, приведенных ранее, должны охватить всю совокупность регу­лярных управленческих работ, включая и контроль их выпол­нения. Отвечая на вопросы: «кто, что, на основании чего, как, когда должен выполнить?» — следует сразу же искать ответы и на вопросы: «кто, на основании чего, как и когда сможет уста­новить, что работа, подлежащая выполнению, фактически была выполнена недостаточно качественно, не в установленный срок или осталась невыполненной?»

Такая же аналогия должна быть прослежена и во второй группе вопросов о передаче информации. При этом вопросы контроля здесь будут фигурировать уже в двух аспектах. Во-первых, проверке подлежит полнота, достоверность и свое­временность переданной информации. В связи с этим пред­стоит уточнить кто, когда и как осуществляет контроль. Во-вторых, анализу подлежит поток информации о результатах контроля, т.е. система контроля должна содержать четкие от­веты на вопросы: «кто, кому, как и когда сообщает о результа­тах контроля (или только о случаях нарушений) и как, кем эта информация используется для принятия определенных мер (каких именно)»?

Осуществляя анализ действенности контроля соблюдения требований организационно-методической документации, не­обходимо помнить, что также, как и остальные элементы управления, контроль должен быть построен на основе иерар­хической структуры.