Уточнение структуры системы

Для реализации системного подхода к решению проблем, направленных на совершенствование системы, необходимо уточнить структуру как объект управления, так и систему управления этим объектом.

Уточнение структуры объекта управления

Приступая к процедуре уточнения структуры той системы, на улучшение функционирования которой направлена решае­мая проблема, важно помнить, что почти для каждой сложной системы понятие структуры является в значительной мере ус­ловным, причем условным оказывается и состав подсистем.

Условность понятия «структура» относится не только к ис­кусственным, но и к естественным системам.

Сгруппировать элементы, которые связаны многочислен­ными и многообразными связями, в отдельные, относительно автономные комплексы (подсистемы разных рангов) очень трудно, потому, что одни виды связей слабее между одними группами элементов, в то время как другие остаются доста­точно тесными и нарушают сравнительную автономность вы­деленных групп.

Избежать указанные трудности можно следуя следующим правилам[6]:

• построенная в ходе исследования структура системы, как правило, должна отражать совокупность подсис­тем и связи элементов, которые существенны для решения данной конкретной проблемы;

• на этом основании построение структуры системы должно быть подчинено решению конкретной про­блемы и определяется важнейшими для этой про­блемы связями, которые называют системообразую­щими.

Для построения структуры следует:

• выделить элементы системы;

• уточнить аспект анализа, важный для решения по­ставленной проблемы;

• установить важнейшие для этого аспекта системооб­разующие связи между элементами;

• сгруппировать элементы в подсистемы нескольких рангов, исходя их условий относительной автоном­ности этих подсистем, с учетом выделенных систе­мообразующих связей.

Уточнение функционально-информационной структуры системы управления

Фактическое распределение отдельных функций между службами, функциональными подразделениями и информаци­онные связи между ними составляют функционально-информационную структуру системы управления.

Соответственно этому система управления не только пере­рабатывает информацию, но и осуществляет ее сбор, передачу и Хранение, помимо этого, она реализует принятие решения и контролирует их выполнение.

Основой функционально-информационной структуры яв­ляются достаточно детализированные функции управления. Учитывая иерархическую структуру системы, выделяют функции (подфункции) разных рангов с тем, чтобы устано­вить их взаимосвязи и подчиненность.

При уточнении функционально-информационных структур играют роль две группы информационных документов, со­ставляющих организационное и методическое обеспечение системы управления.

Организационное обеспечение — это совокупность орга­низационно-распорядительной документации, регламенти­рующей порядок выполнения функций управления, уточняю­щей кто, что и когда должен выполнить. Сюда относятся ор­ганизационные стандарты, положения о подразделениях, должностные инструкции, некоторые приказы, распоряжения и указания.

Методическое обеспечение — это совокупность методик и методических указаний, регламентирующих, как должны вы­полняться те или иные функции.

Таким образом, уточнение функционально-информаци­онной структуры охватывает состав функций, их распределение и информационные связи,

253

реализуемые на документах или по каналам связи, в условиях использования АСУ.

Состав функций управления и задач (работ) по их реализа­ции — это лишь часть исходных данных для построения структуры. Важно уточнить и конкретизировать распределе­ние этих работ по подразделениям и исполнителям (организа­ционным звеньям системы), детализировать по содержанию и во времени информационные связи между ними. Такая кон­кретизация неизбежно отразит специфику системы управле­ния на данном объекте, а потому задача уточнения функцио­нально-информационной структуры в той или иной мере стоит перед каждой системой.

Формирование функционально-информационной структу­ры включает [6,7]:

• выявление и систематизация основных функций и подфункций разного ранга методом ветвления (по­следовательной декомпозиции);

• распределение функций разных рангов по конкрет­ным службам, подразделениям и исполнителям с четким определением их прав и обязанностей по вы­полнению этих функций и контролю их выполнения;

• конкретизация информационных связей между службами, подразделениями и исполнителями и вы­полняемыми ими функциями.

Рассмотрим каждый из названных подэтапов более под­робно.

Выявление и систематизацию функций управления можно осуществлять тем же методом последовательной декомпози­ции, который был использован ранее при построении «дерева целей».

Приступая к систематизации функций, нам предстоит раз­делить всю совокупность функций управления на несколько первичных основных комплексов. Известно, что процесс управления включает: принятие решений; планирование; ор-254 ганизадию деятельности; мотивацию; контроль и обеспечение информацией на каждом этапе деятельности организации.

Пример построения «дерева основных функций управле­ния» (общие функции старших рангов) показан на рис. 4.6.

Дальнейшая дифференциация и систематизация функций управления зависит не только от дальнейшей конкретизации объекта управления, но и от уточнения той проблемы, приме­нительно к решению которой проводится анализ системы.

Распределение функций по конкретным службам, подраз­делениям и исполнителям, принятое на предприятии или в ап­парате управления, может быть установлено на основе рас­смотрения организационно-методических документов, в том числе положений, должностных инструкций и организацион­но-методических стандартов.

Как правило, положения и должностные инструкции со­держат состав функций, права и обязанности соответственно для подразделений и специалистов.

Организационно-методические стандарты должны регла­ментировать взаимосвязи и взаимодействия подразделений и специалистов в ходе реализации определенной функции или групп функций.

Однако, как показывает опыт, фактический состав функций управления зачастую оказывается шире или уже, чем тот, ко­торый зафиксирован в организационно-методической доку­ментации. Поэтому при выявлении и уточнении функцио­нально-информационной структуры системы управления ре­комендуется не ограничиваться рассмотрением действующих положений, должностных инструкций и организационных стандартов, а осуществлять более детальное обследование ка­ждого подразделения, анализировать состав его входящей и исходящей информации, определять сущность операций по переработке информации, проводимых в подразделении, со­став подготавливаемых и реализуемых управленческих реше­ний.

Конкретизация информационных связей. При формирова­нии функционально-информационной структуры системы управления необходимо не только выявить состав функций, их размещение по службам, подразделениям и исполнителям, но и конкретизировать информационные связи как между от­дельными звеньями, так и между разными функциями, кото­рые оказываются информационно взаимосвязанными. Резуль­таты такой конкретизации удобно фиксировать в виде техно­логической схемы сбора, передачи, хранения, переработки и использования информации.

Основные функции управления системой

Организация работ по выполнению пла­на и управления ими

Планирование про­цессов функциони­рования системой

* + У У
Плани­рование развития	Планиро­вание те­кущей дея­тельности	Органи­зация работ и труда	Управле­ние вы­полнени­ем плана

Организация работ по обеспечению эффективности

конечных результа­тов и управление этими работами

		о
		s
		я
		га
		и
о)		о
ни		&
>ва		аи
иро		пл;
СП		и
О		о
а		S
и		р
о		о
о.		а
С		ос
		лг
		о

и
о
СЗ
а
я
3
S
«
и
&
О

43

Рис. 4.6. Дерево основных функций управления.