29. Информационно-консалтинговое обеспечение потребностей деятельности современной фирмы

Организация — это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию.

Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации. Внешняя среда делится на среду прямого воздействия на организацию (поставщики (трудовых ресурсов, материалов, капитала), профсоюзы; законы и государственные органы; потребители, конкуренты) и среду косвенного воздействия на организацию (научно-технический прогресс, международные события; состояние экономики; политические факторы, социо-культурные факторы).

Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). На внутренние информационные потоки влияют производственные и кадровые параметры. Производственные параметры включают характеристики хозяйственных стратегических областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т.п. К кадровым параметрам относят психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.

Для анализа внутренней среды организации применим системный подход, так как организация состоит из множества частей (элементов, тесно связанных между собой).

Современные методы преобразования предприятия связаны с информационными технологиями, поэтому они затрагивают не только организацию, но и ее информационную систему.

Информационная система — это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Информационные технологии, уменьшая материальные и иные средства на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать общие затраты. С их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

Кроме того, как считают специалисты:

- с переходом от централизованного управления к децентрализованному встал вопрос о создании такой информационной технологии, с помощью которой можно было бы обеспечивать необходимой информацией менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации;

- использование информационной технологии должно нивелировать организационную сложность предприятия;

- использование информационной технологии должно обеспечить коммерчески выгодные интерфейсы и сжатие внутрифирменной и внешней информации;

- выбранная информационная технология должна обеспечить соответствующую коммуникационную структуру, в том числе коммуникационную структуру виртуальных предприятий (реализация современных высокопроизводительных организационных проектов, например создание виртуальных организаций, без жесткой привязки производственных участков к определенному месту требует полного ис¬пользования потенциала информационных технологий с помощью телекоммуникационных средств);

- информационная технология должна обеспечивать интеграцию децентрализованных систем;

Применение новых информационных технологий позволят организации:

- быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды:

-сокращать продолжительность периода от разработки товара до его выведения на рынок;

- обеспечивать качество с «первого раза»;

- производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ;

- сокращать сроки доставки;

- четко выполнять заказы;

- использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей;

-оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс;

-оперативно реагировать на развитие конкуренции.

Потребность – это нужда, необходимость. Природа потребностей многообразна. Производство по мере развития и совершенствования инициирует и порождает новые потребности. Одним из средств цивилизованных экономических контактов является информация. Информационная потребность – это необходимость получения информации, требуемой для решения конкретных задач, стоящих перед пользователем.

Потребность считается удовлетворенной в том случае, если информация позволяет решить конкретные задачи с требуемым уровнем эффективности. Показателями, которые наиболее часто используются при оценке результативности информационной деятельности по обеспечению информационных потребностей, являются:

- пертинентность (соответствие содержания документов информационной потребности пользователя);

- релевантность (отношение смысловой близости между содержанием найденного документа и запросом, сформулированным потребителем);

- полнота (выраженное в процентах отношение числа выданных релевантных документов к их общему числу в поисковом массиве);

- точность (выраженное в процентах отношение релевантных документов к общему числу выданных на запрос релевантных и нерелевантных документов);

- сжатость и наглядность представления (одна и та же информация может быть представлена в виде математических моделей, программных комплексов, графиков, карт, таблиц).

Изучение консультантом информационных потребностей работников организации должно начинаться с косвенных методов, включающих: анализ организационной структуры объектов управления; изучение штатного состава и квалифицированного уровня сотрудников, осуществляющих функцию управления; анализ основных функций и направлений работы каждого сотрудника, принимаемых по каждой функции решений. Полученные на этом этапе данные, оформленные в виде таблиц, являются исходными для разработки вариантов анкет и вопросов интервью. Целью второго этапа исследования становится выяснение типов документов, необходимых специалисту по определенной функции для принятия определенного типа решения. Далее на каждом этапе проводится анализ, с одной стороны, документов, которыми пользуются сотрудники в повседневной работе, с другой стороны, документов, которые составляются на основании первых.