Введення послідовних рядів даних

Під рядами даних розуміємо дані, що відрізняються один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково мають бути числовими.

Для створення рядів даних необхідно виконати наступне:

1.  Ввести в комірку перший член ряду.

2.  Виділити область, де буде розташований ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркера заповнення, і у цей момент, коли білий хрестик переходить в чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи натиснутою кнопку миші, треба виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того, як відпустити кнопку миші, виділена область заповниться даними.

Можна побудувати ряд даних і іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести вручну другий член ряду, виділити обидві комірки| і продовжити виділення до потрібної області. Дві перші комірки, введені вручну, задають крок ряду даних.

Формат даних

Дані в MS Excel виводяться на екран в певному форматі. За замовчуванням інформація виводиться у форматі Загальний. Можна змінити формат представлення інформації у виділених комірках. Для цього виконають команду Формат / Комірки.

З'явиться вікно діалогу “Формат комірок”, в якому потрібно вибрати вкладку “Число”. У лівій частині вікна діалогу “Формат комірок” в списку “Числові формати” наведені назви всіх використовуваних в Excel форматів.

Для формату кожної категорії наводиться повний його список. У правому вікні “Типа” можна переоглянути всі коди форматів, які використовуються для зображення на екрані інформації. Для представлення даних можна використовувати вбудовані коди форматів MS Excel або ввести свій (призначений для користувача) код формату. Для введення коду формату вибирають рядок (всі формати) і вводять символи коди формату в поле введення “Тип”.

Стиль представлення даних

Одним зі способів впорядкування даних в Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат / Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу “Стиль”.

2. Технологія створення електронної таблиці

Розглянемо технологію створення електронної таблиці на прикладі проектування таблиці Облік товарів на складі.

1. Для створення таблиці треба виконати команду Файл / Створити і клацнути в області завдань на піктограмі Чиста книга.

2. Спочатку необхідно здійснити розмітку таблиці. Наприклад, таблиця Облік товарів має сім колонок, які закріпимо  за стовпцями від A до  G. Далі треба сформувати заголовки таблиці. Потім потрібно ввести загальний заголовок таблиці, а потім назви полів. Вони повинні знаходитися в одному рядку і слідувати один за одним. Заголовок можна розташувати в один або два рядки, вирівняти по центру, правому, лівому, нижньому або верхньому краю комірки.

3. Для введення заголовка таблиці необхідно встановити курсор в комірку A2 і ввести назву таблиці «Залишки товарів на складі».

4. Виділити комірки A2:G2 і виконати команду Формат/Комірки, на вкладці Вирівнювання вибрати спосіб вирівнювання по центру і встановити прапорець об'єднання комірок, натиснути ОК.

5. Створення «шапки» таблиці. Ввести назви полів, наприклад № складу, Постачальник і так далі.

6. Для розташування тексту в комірках "шапки" в два рядки необхідно виділити цю комірку і виконати команду Формат/Ячейки, на вкладці Вирівнювання встановити прапорець Переносити по словах.

7. Вставка різних шрифтів. Виділити текст і вибрати команду Формат/Ячейки, вкладка Шрифт. Встановити гарнітуру шрифту, наприклад, Times New Roman, його розмір (кегль) і зображення.

8. Здійснити вирівнювання тексту в «шапці» таблиці (виділити текст і клацнути на кнопці По центру на панелі інструментів форматування).

9. При необхідності змінити ширину стовпців за допомогою команди Формат / Стовпець / Ширина.

10. Змінити висоту рядка можна командою Формат / Рядок / Висота.

11. Додавання рамки і заливки комірок можна здійснити командою Формат / Ячейки на вкладках Межа і Вигляд відповідно. Виділити комірку або коміркиі на вкладці Межа вибрати тип лінії і за допомогою миші вказати, до якої частини виділеного діапазону він відноситься. На вкладці Вигляд вибрати колір заливки виділених комірок.

12. Перед введенням даних в таблицю можна здійснити форматування комірок стовпців під «шапкою» таблиці за допомогою команди Формат/Ячейки, вкладка Число. Наприклад, виділити вертикальний блок комірок під коміркою"№ складу" і вибрати команду Формат/Ячейки, на вкладці Число виділити Числовий і клацнути ОК.