6. Вирішення задач оформлення економічної документації

При оформленні економічних документів необхідно приділяти увагу, як формі, так і вмісту табличних, графічних і формульних даних.

Процес оформлення економічної документації складається з ряду етапів:

· Введення формул

· Структуризація документів

· Оформлення табличних даних

· Графічне представлення даних

· Створення списків

· Створення колонтитулів

· Формування змісту документа

Введення формул

У економічних документах неможливо обійтися без формул, які містять знаки підсумовування, інтегрування і так далі. Формули в Word є OLE – об'єкти, впроваджені в текст.

Для вставки формул в текстовий документ необхідно вибрати команду Об'єкт в меню Вставка, з'явиться вікно діалогу Вставка об'єкту.

У вікні діалогу, що з'явилося, потрібно вибрати тип об'єкту Microsoft Equation 3.0, після чого з'явиться панель інструментів Формула

і поле для введення формул

Після введення формули

треба клацнути поза полем з формулами, панель інструментів буде видалена, а формули  в текстовому документі приймуть наступний вигляд:

Для редагування формули  здійснюється подвійне клацання на формулі, внаслідок чого  викликається редактор формул і знову з'являється панель інструментів Формула.

Структуризація документів

Для структуризації документа можна використовувати стилі. Призначення назвам розділів документа стилів заголовків є формою його структуризації. Так, для назви проекту доцільно застосувати стиль Заголовок 1, для підрозділів призначити стилі Заголовків нижчого рівня (з 2 по 9 включно), дотримуючись принципу вкладеності.

Оформлення табличних даних

У економічних документах найбільш важливі показники зводять в таблиці. Методи створення таблиць, їх редагування і форматування викладені вище.

Графічне представлення даних

Для вирішення задач аналітичного характеру часто виявляються корисними не лише табличні, але і візуальні форми представлення даних: графіки, діаграми і т.д.

Для візуального представлення даних необхідно виділити таблицю і вибрати команду Вставка/Рисунок/Диаграмма,

	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал
Планові	65000	71000	74000	79000
Фактичні	79000	82000	84000	88000

активізується  програма Microsoft Graph, за допомогою якої, наприклад,  можна представити табличні дані у вигляді стовпчастої діаграми

Створення списків

При оформленні документів часто доводиться мати справу з текстовими фрагментами (регулярною структурою). Це можуть бути нумеровані і марковані списки. Для організації тексту у вигляді списків використовується команда Формат/Список, відкриється вікно діалогу для форматування тексту у вигляді списків.

Для перетворення звичайного тексту в списки можна використовувати і команди на панелі інструментів форматування.

Колонтитули

Колонтитули, як і фон документа, а також поля, розмір і орієнтація сторінок, номери сторінок, розриви сторінок і розділів відносяться до зміни зовнішнього вигляду сторінок і документа.

Колонтитул — це текст або малюнок (номер сторінки, дата друку документа, логотип організації, назва документа, ім'я файлу, прізвище автора і т. п.), який друкується внизу або вверху кожної сторінки документа. Залежно від місця розташування (на верхньому або на нижньому полі сторінки) колонтитули бувають верхніми і нижниіми. Як правило, колонтитули використовуються в друкованих документах.

Створення колонтитула

Для створення колонтитулів необхідно виконати наступне:

· Вибрати команду Колонтитули в меню Вид

· Для створення верхнього колонтитулу введіть текст або малюнок в область верхнього колонтитулу або натисніть кнопку на панелі інструментів Колонтитули.

Щоб вставити Колонтитули з панелі інструментів, наприклад, номер сторінки, дату або час, то натискують кнопку на панелі інструментів Колонтитули: Номер сторінки, Дата, Час і так далі