5. Робота з великими документами

Режим структури використовується для організації великих документів (документів великого об'єму), які складаються зі змісту, розділів і підрозділів різних рівнів. До таких документів відносяться, наприклад, курсові і дипломні роботи, навчальні посібники тощо.

Режим структури - це представлення документа, що показує його структуру. Заголовки в режимі структури забезпечуються відступами, що наочно показують рівень вкладеності заголовків в документі. У режимі структури можна легко проглядати структуру всього документа, змінювати рівень вкладеності заголовків, копіювати і переміщати великі фрагменти тексту шляхом переміщення відповідних заголовків. Крім того, в цьому режимі простіше створювати і змінювати загальну структуру головного документа шляхом додавання, перестановки і видалення вкладених документів. Для створення головного документа необхідно створити структуру, а потім в цій структурі зробити заголовки вкладеними документами.

Головний документ – це документ, який об'єднує в собі декількох окремих файлів (так званих вкладених документів). Використання головних документів спрощує створення і оновлення великих документів, таких як журналу або книги , що складаються з декількох розділів.

Щоб перейти в режим структури, треба вибрати в меню Вигляд команду Структура. У режимі структури відображається структура документа і з'являється панель інструментів «Структура».

Відступи і символи, що відображаються в режимі структури, не впливають на вигляд і друк документа в звичайному режимі. Режим структури лише відображає | на екрані документ в іншому вигляді і дозволяє працювати з ним іншими засобами.

У режимі структури термін заголовок відноситься до будь-якого абзацу, якому призначений один з вбудованих стилів: Заголовок 1 – Заголовок 9. Заголовок — це назва розділу, що відформатуваний за допомогою одного із стандартних дев'яти стилів заголовків Word.

Стиль Заголовок 1 знаходиться на найвищому рівні ієрархії і не має відступу. Заголовок 2 знаходиться на один рівень нижче і при відображенні в режимі структури отримує невеликий відступ і т. д..

Режим структури дозволяє легко і швидко змінити структуру документа. Можна змінити порядок заголовків і тексту документів, переміщаючи їх вгору і вниз в режимі структури, а також підвищувати або знижувати рівень основного тексту або заголовка.

Для підвищення і пониження рівня, а також для перетягання тексту всередині структури можна перетягнути символи  "+"   або  "-"  вліво, вправо, вгору або вниз.

У режимі структури зліва від кожного заголовка відображається відповідний символ структури:

• + Заголовки з підлеглим текстом

• — Заголовки без підлеглого тексту

• Основний текст

За допомогою цих символів можна згортати і розгортати підлеглий текст, а також швидко реорганізувати документ. Для відображення повної структури документа слід приховати основний текст. Сіра лінія, якою підкреслений заголовок, означає, що заголовок містить згорнуті, або приховані, підлеглі заголовки або основний текст.

Щоб відображати або приховати текст, двічі клацають символи розгортання поряд зі заголовком або вибирають команду Показати відповідний рівень заголовківзі списку, що розкривається, на панелі Структура. Основний текст — це будь-який абзац в структурі, що не є заголовком. У режимі структури на основний текст вказує маленький квадратик, розташований зліва від абзацу.

Створення структури нового документа (організація структури нового документа) в режимі структури

При створенні великого документа, наприклад, курсової або дипломної роботи, необхідно скористатися режимом Структура. Для цього завантажують Word, відкривають вікно додатку, в ньому з'явиться новий документ, який називається  «Документ 1».

1. У новому документі переходять в режим структури.

2. Ввоедять заголовки, натискуючи клавішу ENTER після кожного заголовка.

Ці заголовки автоматично форматуються за допомогою вбудованого стилю заголовків «Заголовок 1».

3. Щоб присвоїти заголовок іншому рівню і днадавати йому відповідний стиль форматування, слід перемістити символ заголовка - або + структури. Щоб знизити рівень заголовка, перетягують символ правіше. Щоб підвищити рівень заголовка, перетягують символ лівіше. Щоб перемістити заголовок на нове місце, перетягують символ вгору або вниз. Основний текст, що відноситься до цього заголовка, буде переміщений разом із заголовком.

4. Коли організація документа завершена, переходять в звичайний режим або режим розмітки, щоб ввести основний текст і малюнки.

Основний текст – це текст, оформлений без використання вбудованих стилів заголовків («Заголовок 1» — «Заголовок 9») або структури («Рівень 1» — «Рівень 9»). У режимі структури зліва від основного тексту автоматично відображаується маленький квадратик.

Зміна структури документа в режимі структури

Зміна рівнів заголовков

Для зміни рівнів заголовків і перетворень абзацу основного тексту в заголовок або заголовка - в абзац основного тексту служать кнопки на панелі інструментів Структура. Щоб виділити заголовок разом зі всім підтекстом, досить клацнути на структурному маркері зліва від нього.

Зміна рівнів заголовків за допомогою панелі інструментів Структура

• Встановити курсор в змінному заголовку, рівень, якого повинен підвищитися або знизитися

• Для переведення заголовка на наступний рівень вгору натиснути кнопку Підвищити рівень, а для переведення на наступний рівень вниз – кнопку Знизити рівень.

Зміна рівнів заголовків за допомогою символів структури

• Щоб змінити рівень заголовка, перетягнути символи структури лівіше або правіше

• Щоб підвищити рівень заголовка або перетворити основний текст в заголовок, перетягнути символ лівіше

• Щоб знизити рівень заголовка або перетворити заголовок в основний текст, перетягнути символ правіше

При перетяганні символів на екрані зображаються вертикальні лінії для кожного рівня заголовка. Відпускають кнопку миші, коли значок досягне потрібного рівня. Заголовку буде присвоєний відповідний стиль, основному тексту буде присвоєний стиль Звичайний. Виділений заголовок можна перетворити в основний текст, натискуючи кнопку Знизити до звичайного тексту.

Переміщення фрагментів тексту

За допомогою двох кнопок на панелі Структура можна швидко перемістити в документі один або декілька абзаців тексту. Такими абзацами можуть бути як заголовки, так і основний тест.

Переміщення абзаців вгору або вниз відбувається так:

• Встановитие курсор в переміщуваному абзаці

• Натиснути кнопку Перемістити вниз або Перемістити вгору.

Швидке переміщення абзаців вгору або вниз можна здійснити так: перетягнути символи структури вгору або вниз. При перетяганні на екрані зображається горизонтальна лінія. Відпускають кнопку миші, коли лінія досягне місця, в яке потрібно помістити текст.

При такому способі заголовок завжди переміщається разом зі всім підтекстом, оскільки перетягання структурного маркера автоматично приводить до виділення заголовка з підтекстом.

Розгортання і згортання тексту

У режимі структури документ можна згорнути, залишивши лише потрібні заголовки і основний текст. Це спрощує проглядання структури документа, переміщення по документу і переміщення великих частин тексту.

Згорнути можна лише текст, що відформатований за допомогою вбудованих стилів заголовків («Заголовок 1» — «Заголовок 9») або рівнів структури («Рівень 1» — «Рівень 9»).

Кнопки для здійснення операцій «рогорнути / згорнути» розташовані на панелі інструментів Структура. Для виконання команд над текстом необхідно встановити курсор в необхідний фрагмент. Наприклад, кнопки + і – підвищують або знижують текст зі заголовком на один рівень, а команда Показати всі рівні відображає весь основний текст.

Створення змісту з використанням вбудованих стилів заголовків

До документа можна додати зміст, в якому перераховуються всі заголовки і номери сторінок, на яких вони знаходяться.

Для створення змісту необхідно виконати наступне:

• Призначити кожному заголовку один з вбудованих стилів Заголовок 1 – Заголовок 9

• Встановити курсор в тому місці документа, де повинен знаходитися зміст

• Виконати команду Вставка/Ссылка/Оглавление и Указатели та перейти на вкладку Зміст

• Задати формат змісту, спосіб вирівнювання номерів сторінок, число рівнів, символ-заповнювач і встановити прапорець "Показати номери сторінок"

• Натиснути ОК.