10. 2 Комерційні документи

Комерційні документи дають вартісну, якісну і кількісну характеристики товару. Ці документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець проти них проводить оплату. Вартісна характеристика товару дається в рахунку і в проформі-рахунку.

Комерційний рахунок є основним розрахунковим документом. Він містить вимогу продавця до покупця про сплату вказаної в ньому суми належного платежу за поставлений товар. В рахунку вказується ціна за одиницю товару і загальна сума рахунку або належного платежу; базисні умови поставки товару; спосіб платежу і форма розрахунку; найменування банку, де повинен бути здійснений платіж; відомості про оплату вартості перевезення (коли оплачується і ким); відомості про страхування (ким оплачується) і розмір страхової премії (при поставках на умовах CIF).

Рахунки звичайно виписуються у великій кількості примірників (інколи до 25), що пов'язано з виконанням рахунком досить різноманітних функцій.

Рахунок необхідний для подання:

• банку для отримання з покупця належного платежу;

• страховому брокеру для обчислення страхової премії при страхуванні вантажу;

• валютним органам країни - імпортера при наявності валютних обмежень для отримання імпортером іноземної валюти;

• митним органам для обмеження мита;

• торговій палаті чи іншій організації для видачі сертифіката про походження товару;

• урядовим органам для отримання експортно-імпортних ліцензій;

• транспортно-експедиторській фірмі, яка приймає вантаж до перевезення, чи залізниці для оформлення залізничної накладної (оскільки залізниця несе відповідальність за зберігання вантажів, що перевозяться);

• статистичним органом для ведення зовнішньоторговельної статистики.

За виконуваними функціями рахунки можна поділити на: рахунок-фактура, рахунок-специфікація, попередній рахунок.

Рахунок-фактура (invoice, account, final invoice) виписується звичайно після остаточного приймання товару покупцем. Крім свого основного призначення як документа, який вказує суму належного за товар платежу, рахунок-фактура може бути використаний в якості накладної, що направляється при товарі. За вимогою митних органів в багатьох країнах рахунок-фактура виписується на встановлених бланках, і такі рахунки служать одночасно і сертифікатом про походження товару.

Рахунок-специфікація (invoice-specification; account) об'єднує реквізити рахунку і специфікації. В ньому звичайно вказується ціна за одиницю товару за видами товару і сортами, а також загальна вартість всієї партії товару. Виписується в тих випадках, коли партія містить різні за асортиментом товари. Інколи його називають специфікованим рахунком.

Попередній рахунок (preliminary, provisional invoice) виписується у тих випадках, коли приймання товару проводиться в країні призначення або при часткових поставках. Він містить відомості про кількість і вартість партії товарів і підлягає оплаті. Після приймання товару чи поставки всієї партії продавець виписує рахунок-фактуру, за яким проводиться остаточний розрахунок.

Проформа-рахунок (Performa invoice, Performa account) ― це документ, який, як і рахунок, містить відомості про ціну і вартість партії товару, але не є розрахунковим документом, оскільки не містить вимоги про сплату вказаної в ньому суми. Не виконуючи головної функції рахунку як платіжного документа, проформа-рахунок разом з тим виконує решту функцій рахунку.

Якщо проформа-рахунок містить вказання про ціну кожного виду чи сорту товару, її називають специфікованою проформою-рахунком. Проформа-рахунок може бути виписана на відвантажений, але ще не проданий товар, чи навпаки. Найчастіше проформа-рахунок виписується при поставках товарів на консигнацію, на виставки і ярмарки, на аукціони. В проформі-рахунку, яка направляється консигнатору, можуть бути вказані сума, яку власник товару (консигнант) має намір отримати, і видатки, понесені ним при відправленні товару. Проформа-рахунок може служити також кошторисом, за допомогою якого імпортер має змогу ознайомитися з основними даними про товар, який він хоче купити, з порядком розрахунків і визначити розмір витрат.

До числа документів, які дають кількісну характеристику товару чи партії, відносяться специфікація, технічна документація, пакувальний аркуш.

Специфікація (shipping specification) містить перелік всіх видів і ґатунків товарів, які входять до даної партії, з вказанням для кожного місця, кількості й роду товару. Специфікація звичайно доповнює рахунок на поставлені товари різних сортів та найменувань.

Технічна документація вимагається при поставках устаткування і технічних споживчих товарів тривалого користування і необхідна для забезпечення їх своєчасного налагоджування та правильної експлуатації. До технічної документації відносяться: паспорт, формуляри та описання виробів, інструкції з монтажу та експлуатації, різноманітні схеми, креслення, перелік запасних частин, інструменту, пристроїв тощо. Перелік необхідної технічної документації міститься звичайно в стандартних чи технічних умовах, які є невід'ємною частиною контракту. Технічна документація виготовляється мовою країни покупця або іншою за вказанням покупця. На товари серійного виробництва технічна документація повинна виготовлятись обов'язково друкарським способом.

Пакувальний аркуш (packing list, case contents, note contents list) містить перелік всіх видів і ґатунків товару, які знаходяться в кожному товарному місці (ящику, коробці, контейнері). Пакувальний аркуш необхідний звичайно в тих випадках, коли в одній упаковці містяться різні за асортиментом товари. Пакувальний аркуш вміщується в упаковці так, щоб покупець міг легко його виявити, або вміщується в спеціально пристосовану кишеню з зовнішнього боку упаковки. Пакувальний аркуш містить такі дані: кількість кожного ґатунку (кількість штук в упаковці); номер упаковки (місця).

Пакувальний аркуш використовується в якості додатку до рахунку-фактури у тому випадку, коли відправляється велика кількість найменувань товарів чи коли кількість, вага або вміст кожного індивідуального місця різні. Пакувальний аркуш слід відрізняти від контейнерного вантажного сертифіката, який використовується в інших цілях. Пакувальний аркуш і рахунок-фактура мають практично однаковий зміст, відмінність полягає лише в тому, що в пакувальному аркуші не вказується ціна.

Пакувальний аркуш може мати форму комплектувальної відомості. Комплектувальна відомість звичайно містить перелік деталей, вузлів, агрегатів цілої машини, які запаковані в декількох товарних місцях, з описанням вмісту кожного місця. Комплектувальна відомість має позначення у вигляді дробу, в чисельнику якого вказується порядковий номер відвантаженої партії, а в знаменнику― число місць в даній партії. Складається комплектувальна відомість підприємством-виробником до відвантаження всієї партії товару.

До найважливіших документів, які свідчать про якість поставлених товарів, відносять: сертифікат якості, гарантійне зобов'язання, протокол випробувань, дозвіл на відвантаження.

Сертифікат якості (certificate of quality) ― свідоцтво, яке посвідчує якість фактично поставленого товару і його відповідність умовам контракту. В ньому дається характеристика товару або підтверджується відповідність якості товару певним стандартам чи технічним умовам замовлення. Сертифікат якості видається відповідними компетентними організаціями, державними органами, спеціальними лабораторіями як в країні експорту, так й імпорту. Інколи сторони домовляються про надання сертифікатів різних контрольних і перевіряючих установ, інститутів, палат мір і ваг та інших організацій. Сертифікат якості може видавати (згідно з умовами контракту) і фірма-виробник.

Гарантійне зобов'язання, або гарантійний лист,― документ, який підтверджує, що поставлений товар (найчастіше устаткування) відповідає умовам певного контракту. Воно може містити також гарантію постачальника стосовно безперебійної роботи устаткування при виконанні покупцем правил експлуатації.

Протокол випробувань складається після проведення продавцем спільно з представником покупця (який іменується інспектором чи приймальником) певних випробувань в попередньо обумовлений день і годину на підприємстві продавця. Протокол випробувань, який іноді називають сертифікатом, містить детальний виклад результатів випробувань з висновком, чи відповідає виготовлений товар умовам домовлення. Протокол випробувань висилається замовнику негайно після їх проведення. Звичайно на основі протоколу випробувань сторони підписують акт здачі-приймання.

Дозвіл на відвантаження видається представником покупця після проведення приймальних випробувань устаткування на підприємстві постачальника з метою встановлення відповідності товару умовам замовлення. Дозвіл на відвантаження містить відомості про дату поставки за контрактом, дату готовності та дату проведення випробувань, вказівку про те, що даний товар може бути відправлений у визначену країну згідно з інструкціями представника покупця.