13. Нормативное руководство качеством при управлении проектами

13.1. Характеристики проекта

Проект ‑ уникальный процесс, состоящий из набора взаимосвязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания, предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения времени затратам и ресурсам. Конечной целью проекта является продукт, поставляемый заказчику.

Участниками проекта могут быть:

• заказчик – получатель продукта проекта;

• потребитель ‑ пользователь продукта проекта;

• владелец – организация, учредившая проект;

• инвестор – финансовое учреждение;

• субподрядчик – организация, поставляющая изделия для проектной организации;

• внутренний персонал – сотрудники проектной организации.

Набор взаимосвязанных ресурсов и работ, благодаря кото­рым входные воздействия преобразуются в выходные результаты, относят к процессам. Выходные результаты работ в соот­ветствующих точках жизненного цикла проекта на основе заданных принципов для процесса и продукта проекта оценивают в ходе выполнения работ. В результате оценки хода работ может потребоваться пересмотр плана проекта.

Процесс проекта может быть разделен на множество взаимозависимых подпроцессов. Реализация совокупности подпроцессов упорядоченным и последовательным способом может потребовать согласованной группировки подпроцессов по фазам, причем в пределах жизненного цикла проекта может происходить существенное перекрытие фаз.

С целью достижения: качества при управлении проектом используют процессный подход. Процессы сгруппированы по двум категориям: процессы управления проектом и процессы, связанные с продуктом проекта.

Принцип управления качеством проекта определен сле­дующим составом функций: планирование, организация, мо­ниторинг и контроль всех аспектов проекта в ходе непрерывного процесса достижения его целей. Процессы и задачи менеджмента качества применяются по всем процессам управления проектом.

13.2. Качество в процессах управления проектами

Общие положения. Процессы управления проектом груп­пируются по их соответствию друг другу, например, все связанные со сроками процессы включаются в одну группу. Существуют десять групп процессов управления проектом. Первая группа представляет процесс установления стратегии, который узаконивает проект и дает ему направление. Вторая группа охватывает управление взаимосвязями процессов. Остальные восемь групп – это процессы, связанные с проектным заданием, сроками, затратами, ресурсами, кадрами, информационными потоками, риском и материально-техническим снабжением.

Процесс выработки стратегии. Этот процесс предусматри­вает установление направления, согласно которому организу­ется и ведется реализация других процессов проекта.

При установлении направления проекта следует руковод­ствоваться следующими концепциями, которые существенны для достижения качества в управлении проектом:

• высшая цель – удовлетворение заявленных и подразу­меваемых потребностей заказчика и других участников;

• выполнение проекта как набора запланированных и вза­имоувязанных процессов;

• сфокусированность на качестве процессов и продукта – необходимое условие соответствия целям проекта;

• ответственность руководителей за создание благоприятной среды в отношении качества;

• ответственность руководителей за непрерывное улучшение.

Достижение качества в процессе выработки стратегии за­висит от гарантии того, что упомянутые концепции учтены во всех процессах.

Процессы управления взаимосвязями. Проекты состоят из процессов, и действия в одном из них обычно влияют на другие процессы. Общее управление взаимосвязями процессов проекта лежит на менеджере проекта. К процессам управления взаимосвязями относятся:

• учреждение проекта и разработка плана проекта: оценивание требований заказчика и других участников, подготовка плана проекта и инициирование других процесcoв;

• менеджмент взаимодействия: управление взаимодействием на протяжении всего проекта;

• менеджмент изменений и конфигурации: предвидение изменений и управление ими в ходе всех процессов;

• закрытие проекта: завершение процессов и получение обратной связи.

Процессы, связанные с проектным заданием. В контексте настоящего международного стандарта проектное задание включает описание продукта проекта, его характеристики и то, как они должны измеряться или оцениваться.

Назначение этих процессов:

• перевести требования заказчика и других участников на язык работ, которые надо выполнять, чтобы достичь целей проекта, и организовать эти работы;

• гарантировать, что при реализации упомянутых работ люди работают в рамках проектного задания;

• обеспечить, чтобы работы, выполняемые по проекту, удовлетворяли требованиям, описанным в проектном задании.

С проектным заданием связаны следующие процессы:

• разработка концепции: определение в общих чертах, что должен делать проектируемый продукт;

• разработка самого проектного задания и требований по контролю: документирование характеристик проектируемого продукта в измеряемых параметрах и ведение контроля за ними;

• определение работ: выявление и документирование работ и этапов, необходимых для достижения целей проекта;

• контроль за выполнением работ: проведение проверок реально выполненной в рамках проекта работы.

Процессы, связанные со сроками. Назначение этих про­цессов — определить соподчиненность и длительность работ, а также гарантировать своевременное завершение проекта. Эти процессы включают:

• планирование соподчиненности работ: выявление взаи­мосвязей и логических взаимодействий, а также сопод­чиненности работ по проекту;

• оценку длительности: оценивание длительности каждой работы, исходя из конкретных условий и требуемых ресурсов;

• разработку календарного графика выполнения проекта: взаимоувязку сроков проекта, соподчиненности работ и их длительности с тем, чтобы получить основу для разработки детализированных календарных графиков;

• контроль за выполнением графиков: проведение контроля за реализацией работ по проекту с целью убедиться, что график выдерживается, или принятие адекватных мер для ликвидации отставания.

Процессы, связанные с затратами. Назначение этих про­цессов — прогнозировать и управлять затратами на проект, а также гарантировать завершение проекта в пределах бюд­жетных ограничений. Эти процессы включают:

• оценивание затрат: определение оценок затрат на проект;

• составление бюджета: использование результатов оценивания затрат для подготовки бюджета (сметы) проекта;

• контроль за затратами: проведение контроля затрат и отклонений от бюджета проекта.

Процессы, связанные с ресурсами. Их назначение — пла­нировать и контролировать ресурсы. Они помогают выявить любые возможные проблемы, связанные с ресурсами. Примеры ресурсов: программное обеспечение, оборудование, произ­водственные мощности, финансы, информационные системы, материалы, кадры, услуги и помещение. Эти процессы включают:

• планирование ресурсов: выявление необходимости в ре­сурсах; оценивание, составление календарных графиков и выделение соответствующих ресурсов;

• контроль за ресурсами: сравнение реального расхода с планами выделения ресурсов и принятие соответствующих мер, если это необходимо.

Процессы, связанные с персоналом. Люди определяют ка­чество и успех проекта. Процессы, связанные с персоналом, призваны создавать такую атмосферу, где люди могут вносить в проект свой вклад рационально и эффективно. Эти процессы включают:

• определение организационной структуры проекта. В ходе этого процесса организационная структура «выкраивается» в соответствии с потребностями конкретного проекта; выявляются «роли» по проекту и определяются полномочия и обязанности;

• выделение штата: отбор и назначение в достаточном количестве персонала, обладающего надлежащей квалификацией, способной удовлетворить потребности проекта;

• развитие командной работы: развитие индивидуальных и коллективных навыков и способностей, направленное на улучшение характеристик проекта.

Процессы, связанные с распространением информации. Назначение этих процессов — облегчить обмен необходимой для выполнения проекта информацией. Они обеспечивают своевременные и надлежащие создание, сбор, распространение, хранение и конечное изъятие информации по проекту. Это следующие процессы:

• планирование информационных потоков: планирование

• систем информации и связи по проекту;

• управление информацией: предоставление необходимой информации членам проектной организации и другим участникам;

• контроль за распространением информации: проведение контроля в соответствии с запланированной системой связи.

Процессы, связанные с рисками. Управление рисками проекта имеет дело с неопределенностями по всему проекту и требует структурированного подхода. Назначение процессов, связанных с рисками, – минимизировать воздействие потенциальных негативных событий и полностью использовать положительные возможности для улучшения. В настоящем международном стандарте термин «риск» охватывает оба этих аспекта. Риски сопряжены либо с процессами проекта, либо с продуктом проекта. К процессам, связанным с рисками, относятся:

• выявление рисков – определение рисков в проекте;

• оценка рисков – оценивание вероятности появления рисковых событий и их воздействия на проект;

• развитие реакции на риски – разработка планов реагирования на риски;

• контроль за рисками – реализация и обновление рисковых планов.

Особенно важно, чтобы эти процессы и их выходные данные были задокументированы.

Следует выявлять риски в проекте и продукте, а также средства, позволяющие определить, когда приемлемые уровни рисков превышены. Следует использовать опыт и накопленные данные в прежних проектах.

Выявление риска должно производиться при открытии проекта, на этапах оценок хода выполнения проекта и в других случаях, когда принимаются значимые решения.

При идентификации риска следует рассматривать риски не только по затратам, срокам и продукту, но и в таких областях, как защищенность, надежность, профессиональная ответственность, информационная технология, безопасность, здоровье и окружающая среда, учитывая требования соответствующих действующих и ожидаемых постановлений государственных или регулирующих органов.

За выявленным риском, имеющим большое воздействие на проект, следует закрепить куратора, наделенного ответствен­ностью, полномочиями и ресурсами для управления риском.

Вероятность наступления выявленного риска и его воздей­ствие следует оценивать с учетом опыта и данных, накопленных в ходе выполнения предыдущих проектов; используемые критерии и методики должны регистрироваться. Всегда следует проводить качественный анализ, а где возможно и количественный.

Предпочтительно, чтобы выводы об исключении, смягчении или передаче рисков, решения о принятии риска, а также планы об использовании благоприятных возможностей принимались на основе известных технологий или данных прежних проектов с тем, чтобы избежать появления новых рисков. После выявления риска и установления необходимости иметь план мероприятий на случай наступления рискового события следует удостовериться в том, что реализация плана не вызовет никаких нежелательных эффектов.

Если в календарный график или смету вводятся положе­ния, направленные на преодоление рисков, они должны быть идентифицированы и учитываться, если необходимо, отдельно (например, страхование ответственности за продукцию).

Сознательно принятые риски должны быть расписаны в до­кументах вместе с обоснованием причин их принятия.

По ходу всего проекта риски должны контролироваться с помощью итеративных процессов идентификации рисков, оценок рисков и реакции на риск. Проект должен вестись с учетом того, что риски существуют всегда. Сотрудников нужно побуждать предупреждать и выявлять новые риски, а также доводить сведения о них руководству.

Планы экстренных мероприятий должны содержаться и полной готовности к использованию.

Следует вести мониторинг ситуации с рисками в проекте, а отчеты о рисках должны быть составной частью оценок о ходе выполнения проекта.

Процессы, связанные с материально-техническим снаб­жением. Эти процессы имеют дело с закупкой, приобретением или поставкой продукта для проекта. Со снабжением связаны следующие процессы:

• планирование закупок и контроль: выявление того, что и когда нужно закупить, и введение контроля за этим;

• документирование требований: сведение воедино ком­мерческих условий и технических требований;

• оценка субподрядчиков: оценивание субподрядчиков и определение тех из них, которых следует пригласить к тендеру (на торги);

• заключение субподрядов: рассылка приглашений на торги, оценка результатов торгов, переговоры, подготовка и размещение субподряда;

• контроль за выполнением контракта: обеспечение уве­ренности в том, что показатели работы субподрядчиков отвечают контрактным требованиям.