9.5. Сбор данных о затратах

Источники информации по затратам на качество. При определении затрат на качество можно воспользоваться следующими источни­ками. Затраты на материалы могут быть получены из анализа наклад­ных, записей в складской документации. Выплаты персоналу могут быть взяты из ведомостей на оплату. Стоимость поставок может быть определена по соответствующим счетам и накладным. Объемы выплат заработной платы должны быть взяты с учетом реально затраченного времени на проведение работ по обеспечению качества каждым вовле­ченным в эту работу сотрудником.

Классификация затрат и их распределение по элементам должны стать частью повседневной работы предприятия.

К источникам информации можно отнести также и другие документы: отчеты о производственных расходах, данные о стоимости продукции, отчеты о расходах на ремонт и гарантийное обслуживание, отчеты о командировках, протоколы анализа материалов, отчё­ты о браке и др.

Сбор данных и отчет о затратах, связанных с качеством. Сбор данных, а также отчет о затратах на качество входят, как правило, в обязанности финансового отдела. Учитывая недостаточную отработку это­го процесса на российских предприятиях, можно отдельные операции управленческого учета возложить на службу качества (сбор данных и оценка качества) и бухгалтерию (расчет отклонений, бюджетирова­ние). Британский стандарт BS 6143 рекомендует осуществлять сбор данных о затратах, связанных с качеством, в пять этапов.

1-й этап – определение затрат, непосредственно связанных с функцией качества, в том числе затрат, связанных с оплатой сотрудников службы качества (заработная, плата, отчисления в различные фонды); затрат, связанных с использованием помещений (арендная плата, рас­ходы на отопление, освещение, охрану и пр.); отчислений на содержа­ние вспомогательного персонала, канцелярских и административных расходов; затрат на амортизацию средств и оборудования для контро­ля качества; стоимость расходных материалов и другие не основные затраты.

2-й этап – определение затрат, связанных с качеством и относящихся к функциям, выполняемым сотрудниками других отдел (не службы качества).

3-й этап – внутренние затраты, связанные с «заложенными в бюджет» отказами. Это затраты, связанные с запасами материалов, комплектующих, полуфабрикатов в таких операциях, где имеет место высокий риск брака продукции.

4-й этап – внутренние затраты, связанные с «непредвиденным» отказами. То же, что и на третьем этапе, но не запланировано. Сюда относятся затраты, связанные с повторным контролем, переделкой продукции, заменой исходных материалов и др.

5-й этап – расходы, связанные с отказами после смены владельца, т.е. после доставки материалов от потребителей, после приема негодной продукции и т.д. Сюда же относятся затраты, связанные с исследованием причин полученных отказов.

В том же стандарте рассмотрены и проблемы, которые возникают при определении затрат, связанных с качеством. Рассмотрено пять видов проблем:

1) надзор;

2) чрезмерная сложность;

3) двойной учет и связанное с ним завышение оценки качества;

4) учет накладных расходов;

5) заложенные в документацию поправки на брак.

Полный учет вклада отдельных затрат, вносимых некоторыми аспектами качества, может стать ясным только после тщательного ознакомления результатов наблюдений. Часто основной проблемой, с которой приходится сталкиваться службе качества, является чрезмерная сложность полученных данных, особенно на ранних стадиях создания системы учета.

Работу по сбору информации по качеству и ее анализу необходимо систематизировать. При этом должна быть уверенность в том, что все данные согласуются с финансовыми материалами, счетами и т. д. Логично, чтобы к этой работе была привлечена бухгалтерия.

Матрица ответственности подразделений за своевременность и полноту информации по затратам на предприятии приведена (для примера) в табл. 21.

Сбор информации по затратам на качество не является самоцелью. Каждая информация должна быть соотнесена с определенным показателем качества или экономическим показателем, каким чаще всего является число продаж товарной продукции.

Таблица 21

Распределение ответственности за своевременность и полноту информации

№	Вид деятельности	Исполнитель
1	Определение категории затрат	Бухгалтерия
2	Сбор данных о затратах	Бухгалтерия
3	Распределение данных по категориям	Бухгалтерия
4	Представление данных в службу качества	Бухгалтерия
5	Анализ затрат	Служба качества
6	Исследование причины	Служба качества
7	Разработка рекомендаций по снижению затрат	Служба качества
8	Составление отчета по затратам на качество	Служба качества
9	Координация деятельности по управлению затратами внутри предприятия	Служба качества
10	Выполнение рекомендаций	Функции подразделений
11	Контроль и коррекция мероприятий	Служба качества

В то же время число продаж может оказаться достаточно изменчивым показателем; зависящим от сезонных факторов. В этом случае целесообразно «привязать» информацию к объёмам производства. В любом случае руководство предприятия должно быть уверено в том, что полученные результаты действительно отражают реальную карти­ну затрат на качество.

Затраты на качество в зависимости от различных факторов могут оцениваться по следующим коэффициентам, базирующимся:

■ на рабочей силе (коэффициент равен отношению расходов, связанных с внутренними отказами, к прямым расходам на рабочую силу);

■ затратах, (коэффициент равен отношению общих затрат, связанных с отказами, к затратам на производство продукции);

■ продажах (коэффициент равен отношению общих затрат на качество к общему объему продаж);

■ количестве (коэффициент равен отношению общих затрат на качество к количеству выпущенной продукции);

■ добавочной стоимости (коэффициент равен отношению общих затрат на качество к добавочной стоимости).

Соотношение между затратами, связанными с отказами, оценкой и предупреждением, часто представляют в виде круговой диаграммы, наглядно демонстрирующей относительные размеры затрат (рис. 21).

Рис. 21. Диаграмма соотношения между затратами, связанными с отказами

Если затраты на оценку превышают затраты на отказы, то это должно настораживать как серьезный признак неэффективности затрат.

В литературе по качеству приводится ряд систем классификаций по затратам на качество. Приведем классификацию (табл. 22) Ю. Куликова, которая, на наш взгляд, позволяет улучшить проведение анализа, оценки и учета затрат.

Таблица 22

Классификация затрат на качество

Признак классификации	Группа затрат
По целевому назначению	На улучшение качества На обеспечение качества На управление качеством На создание системы качества
По экономическому характеру затрат	Текущие и единовременные
По виду затрат	Производительные и непроизводительные
По методу определения	Прямые и косвенные
По возможности учета	Поддающиеся прямому учету Не поддающиеся прямому учету Экономически нецелесообразно учитывать
По стадиям жизненного цикла продукции	На качество при разработке продукции На качество при изготовлении продукции На качество при использовании продукции
По отношению к производственному процессу	На качество в основном производстве На качество во вспомогательном производстве На качество при обслуживании производства
По возможности оценки	Планируемые и фактические
По характеру структурирования	По предприятию По производству По видам продукции
По объемам формирования и учета	На продукцию На процессы На услуги
По субъектам экономических отношений	У поставщиков сырья, организаций изготовителя и потребителя товара