6.3.2. Уточнение документированного информационного обеспечения управления

Принципиальная схема уточнения или проектирования документированного информационного обеспечения систем управления (Соловьев, 2002) приведена на рис. 6.11.

Дополнив классификатор функций, выполняемых системой по операционным содержаниям (задачи, работы, процедуры) по каждому документу, можно получить детальное, формализованное, полное, содержательное, операционное описание функциональной управленческой деятельности исследуемой организации. При составлении предварительного перечня документов отправной точкой являются основные управленческие функции организации по Файолю.

Основные документы по функции «планирование» – это календарные планы (на год, квартал и месяц), которые составляются только по тем элементам организационной деятельности в аппарате управления, целевое состояние которых планируется на конец плановых периодов. Надо иметь в виду, что такие документы организации отражают взаимосвязи элементов в процессе производственной деятельности в расчетном, технологическом, проектном и текущем времени и пространстве. Основу организационной документации составляет про­изводственная (плановая) и технологическая документация. Не состав­ляются специальные документы и по функции «контроль» за исклю­чением технологических документов типа карт операционного (технологического) контроля качества продукции или плановых документов типа недельно-суточных графиков производства работ. В ряде случаев в системах контроля исполнения управленческих решений разрабатываются специальные карточки контроля или используется электронная информация.

Рис. 6.11. Принципиальная схема уточнения и разработки документированной части информационной модели по Соловьеву

Для специфической управленческой функции «учет (отчет)» характерна разработка всех известных видов учетной (отчетной) документации, соответствующих плановым документам в разрезе календарного времени, технологическим документам по отдельным технологическим переделам, а также всех видов первичной документации бухгалтерского учета. Не составляется специальных отдельных документов по основным элементам организационной деятельности по функции «анализ», а разрабатываются специфические аналитические разделы в составе общего (сводного) анализа производственно-хозяйственной деятельности организации за определенный планово-отчетный период.

Суть матричного метода заключается в применении системы матриц (табл. 6.2). В эти матрицы вносятся данные, характеризующие основные управленческие функции, соответствующие им (функциям) задачи, работы и процедуры. Эти данные отражают функциональные взаимосвязи как самих документов (матрицы «Документ – Документ», «Документ – Реквизит», «Документ – Показатель»), так и показателей и реквизитов, в них содержащихся (матрицы «Реквизит – Реквизит», «Реквизит- Показатель», «Показатель – Показатель»). В матрице «Документ – Документ» отражаются взаимосвязи документов. Это своего рода схема документооборота, если в матрице показать последовательность составления документов. В матрице «Документ – Реквизит» отражаются взаимосвязи всех документов по источникам их разработки и использования, а также временная (календарная) структура документационного обеспечения; в матрице «Документ – Показатель» – распределение всех технико-экономических показателей по документам; в матрице «Реквизит – Реквизит» – взаимосвязи реквизитов всех подразделений и управленческого персонала в разрезе календарного времени; в матрице «Реквизит – Показатель» – взаимосвязи технико-экономичес­ких показателей с реквизитами разработчиков и потребителей документов; в матрице «Показатель – Показатель» – функциональные формализованные взаимосвязи всех выходных, промежуточных и исходных показателей.

Таблица 6.2