4.2.2. Методы обследования

4.2.2.1. Общие подходы

Обследование элементов СФП – функциональной и организационной структур – осуществляется на стадиях исследования, проектирования и проводится в основном на документальной базе данных, многократно повторяется в зависимости от проблем, выявленных в ходе работы. Например, при изучении аппарата управления, как известно, прежде всего изучают и систематизируют документальные (документированные) сообщения (документы, правила ведения бизнеса, данные):

• техническая, нормативно-правовая, планово-экономическая, финансовая, отчетная документация;

• нормативно-правовые акты (включая установленные нормативы сложности управленческих работ, нормы управляемости и т. д.);

• структурные схемы и штатные расписания;

• положения о подразделениях и должностные инструкции;

• технологические процессы разработки сообщений (документов, правил ведения бизнеса, данных) и принятия управленческих решений, нормативы трудоемкости на выполнение таких работ;

• материалы предыдущих технических и рабочих проектов совершенствования или развития (реструктуризации) аппарата управления и т.д.

Экспертами осуществляется: наблюдение и фиксация организационных процессов; опросы, интервьюирование, анкетирование работников аппарата управления; письменные изложения наиболее важных характеристик и проблем в функциональной и организационных структурах.

Результаты такой работы должны фиксироваться в заранее разработанных макетах документов:

• карта распределения функций и задач между подразделениями;

• сетевая модель;

• маршрутные технологические карты (технологические процессы);

• матрица распределения полномочий;

• сводные отчеты, замечания и предложения по совершенствованию или развитию управления.

Среди методов обследования наиболее широко известны функциональный анализ и методы исследования информационных потоков.

4.2.2.2. Оценка потенциала или рейтинга системы

Задачи, решаемые при оценке рейтинга СУ³⁵:

1) определение того, насколько данная СУ удовлетворяет требованиям, предъявляемым к ней (оперативность, гибкость, эффективность);

2) насколько ее научно-технический уровень отвечает современным возможностям;

3) выявление соответствия подсистем, их элементов и компонентов создаваемой или действующей СУ.

Требования, предъявляемые к показателям, используемым в разработке рейтинговых оценок:

1) каждый показатель должен характеризовать совокупность элементов, от которой зависит рейтинг системы;

2) каждый показатель должен поддаваться количественной оценке;

3) число показателей для определения рейтинга должно быть ограничено;

4) показатели должны стимулировать внедрение наиболее эффективных вариантов СУ.

Группы показателей – Ri:

1) R1 – уровень принимаемых управленческих решений;

2) R2 – уровень используемой информационной базы;

3) R3 – уровень обеспечивающих подсистем;

4) R4 – уровень функциональных структур СУ;

5) R5 – уровень технологии принятия управленческих решений;

6) R6 – уровень социальной базы СУ;

R1 = {ri}:

• r1 – научная база принятия решений;

• r2 – методы и модели, используемые при решении задач;

• r3 – учет степени риска (обоснованы ли решения с точки зрения риска);

• r4 – оперативность принимаемых решений;

• r5 – число ошибочных решений, принимаемых менеджером;

• r6 – эффективность принятия решений:

, (4.2)

где П – прирост прибыли;

К_влсу – затраты на управление.

• r7 – новизна и перспективность решения (чем долговременней эффект, тем лучше).

R2 = {ri}:

• r1 – наличие нормативно-справочной базы;

• r2 – наличие автоматизированной базы данных (АБД);

• r3 – степень интенсивности использования банка данных;

• r4 – степень доступа к банкам данных сотрудников СУ;

• r5 – влияние информационной базы на установление коммуникации между пользователями: до 68% – для специалистов, до 95% – для высшего управляющего звена;

• r6 – эффективность АБД:

, (4.3)

где П_АБД – прирост прибыли;

К_{вл АБД} – затраты на АБД.

R3 = {ri}:

• r1 – уровень механизации и автоматизации обеспечивающих подсистем;

• r2 – уровень методического и математического обеспечения;

• r3 – уровень программного обеспечения;

• r4 – уровень организационного обеспечения (рациональный уровень централизации, специализации, концентрации функций, гибкости, управляемости, исполнительности);

• r5 – уровень экономического обеспечения;

• r6 – уровень кадрового обеспечения.

R4 = {ri}:

• r1 – организационно-технический уровень функций СУ;

• r2 – степень централизации и специализации исполнения функций;

• r3 – соответствие квалификаций исполнителей выполняемым функ­циям;

• r4 – оперативность и качественность решений, принимаемых функциональными подразделениями.

R5 = {ri}:

• r1 – уровень технических средств, используемых при принятии решений;

• r2 – число научно обоснованных методов принятия решений;

• r3 – степень новизны процедур принятия решений;

• r4 – удовлетворение требованиям технологий принятия решений (оперативность, ритмичность, непрерывность, сокращение длительности цикла принятия управленческих решений).

R6 = {ri}:

• r1 – уровень кадровой работы (текучесть кадров, динамика, состав, структура и квалификация кадров);

• r2 – социально-психологическая обстановка в коллективе;

• r3 – стиль работы руководителя СУ;

• r4 – оценка и стимулирование труда в СУ.

Уровень рейтинга рассчитывается по следующей формуле:

, (4.4)

где R_р – реализованный;

R_б – базовый.

R_р = (R1, R2, R3, R4, R5, R6)

, (4.5)

где ri – стандартизированное значение i-го показателя при условии, что 0<= ri <=1;

wi – коэффициент значимости i-й группы показателей при условии, что ,

n – количество групп показателей.

Рейтинг СУ определяется по формуле

. (4.6)

Рейтинговые оценки имеют смысл при наличии нормативных оценок, при рассмотрении вариантов проведения изменений в СУ, при сравнении с другими однотипными организациями.