6.1. Логика исследования информационного обеспечения управления

Информационное обеспечение управления основывается на адек­ватной структурам управления организации данных и их обработке⁵⁷. Логика и особенности исследования информационного обеспечения управления основаны на этом определении и заключаются в диагности­ке совокупности документированных сообщений (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Логика исследования информационного обеспечения управления

Объектом исследования является информационная система (ИС), в рамках которой осуществляется информационное обеспечение управления, а предметом исследования – совокупность элементов информационного обеспечения, связей и отношений между подсистемами, компонентами и элементами СУ в процессе генерации, передачи и обработки управленческой информации. Источниками документированных сообщений являются функции (задачи, работы и процедуры).

Исследование структуры и состава документированных сообщений позволяет определить объем, номенклатуру документов, их трудоемкость, численность персонала, занятого на их производстве и в обеспечении движения в организации. Выявление проблем в информационных сообщениях «сегодня» позволяет: сформулировать «образ» документированных сообщений «завтра», или, другими словами, определить необходимый их набор (номенклатуру), трудоемкость и выйти на необходимую численность персонала; уточнить управленческие функции и структуру в рамках СФП.

Информационная обеспеченность управления – это слабоструктуризованная проблема. Рассмотрим сначала теоретические вопросы, а затем методы ее исследования.

6.2. Информационное обеспечение: организационный аспект

6.2.1. Информационное обеспечение управления: общие положения, структура, состав, ресурсы

Информационное обеспечение системы управления (СУ) организации, с точки зрения системного подхода, эффективно может быть осуществлено только в рамках информационной системы (ИС). При этом информационную систему нельзя полностью отождествлять с самой системой управления, поскольку она является неотъемлемой частью информационно-поведенческой подсистемы (ИПП) СУ.

Целью СУ в целом является управление объектом, т.е. анализ его состояния, принятие решений о путях дальнейшего его функционирования в свете стоящих перед ним задач, а также организация практической реализации принятых решений и контроль их исполнения. Цель ИО – это сбор и фиксация информации об управляемом объекте, переработка этой информации и представление ее в виде, удобном для анализа, передача определяющих управляющих воздействий (распорядительной информации) о принятом решении⁵⁸.

Система управления, ее функциональная и организационные структуры являются структурообразующими по отношению к ИС факторами, поскольку статика (элементы, компоненты, звенья и уровни) и динамика (процессы управления) этих структур являются источниками управленческой информации или информационных потоков.

Функционирование ИС возможно при реализации основных элемен­тов ИС⁵⁹ (рис. 6.2). С другой стороны, информационная система представ­ляет собой набор компонентов, который быстро запоминает и манипули­рует огромными массивами необработанных исходных данных (Дональд Т. Вински, 1997)⁶⁰. Задачей ИС является управление основными видами ресурсов. Как видно из рис. 6.3, одни из них вполне очевидны, другие – менее ярко выражены, разнообразны и трудно поддаются управлению.

Рис. 6.2. Основные элементы информационного обеспечения управления

Рис. 6.3. Основные ресурсы информационной системы по Вински

К информационным ресурсам, управляемым ИС, относятся цифровая, текстовая, графическая, голосовая (звуковая) и видеоинформации. Постоянно усложняющейся задачей является поддержание необходимого уровня защиты и целостности данных и в то же время обеспечение глобального доступа к информации, требуемой для ведения бизнеса. Информационные ресурсы включают в себя также отношения между элементами данных, в результате которых организации требуется получение полезной для нее информации. Становление ИС в организации зависит от характера управления ресурсами ИС, отдачи информационных технологий, а также от того, какое значение ей придается в управлении организацией. На рис. 6.4 показаны этапы становления ИС в двухкоординатной системе: 1) роли ИС в организации; 2) выгода от ее функционирования (Виханский и Наумов, 1996).

Рис. 6.4. Этапы становления ИС по Виханскому и Наумову

Известны следующие три роли ИС в организации:

1. реагирующая, когда управление ИС пассивно реагирует на специальные требования и постоянную необходимость снижения затрат;

2. опережающая, когда управление ИС инициирует и направляет проекты, реализуемые для повышения эффективности хозяйственной деятельности;

3. координирующая, когда управление ИС играет роль своего рода делового консультанта в вопросах сведения хозяйственных требований и технологии.

По вертикали на рис. 6.4 представлены выгоды информационных технологий, которые могут иметь различные области применения – от общей полезности до создания продуктов и услуг. По диагонали сетки, на которой расположены ресурсы ИС, можно видеть естественный цикл становления службы ИС. Надо иметь в виду следующее обстоятельство: по мере развития научно-технической революции и изменения требований организации кривая становления ИС повторяется снова.

Руководителям ИС приходится постоянно искать баланс между реагирующей, опережающей и координирующей ролями, которые они выполняют в организации. В этой ситуации крайне необходима гибкость ИС и поддержание ресурсов ИС путем установления партнерских отношений с другими службами организации и внешними организациями. Это может выражаться в форме совместных проектов с внутренними пользователями, клиентами, поставщиками. Необходимость оперативного переключения руководства ИС с одной роли ИС на другую определяется следующими четырьмя факторами (Дональд Т. Вински, 1997): 1) стратегическое видение руководства организации; 2) ориентация руководства на сущест­вующую ИС; 3) текущее состояние организации; 4) характер информационной технологии, требуемой организацией.

В связи с лавинообразным накоплением объемов информации ее рациональное использование во многих случаях невозможно без компьютерной обработки. Учет на практике этой особенности играет определяющую роль в формировании скорости принятия решения в системе управления. К сожалению, в этом вопросе российские предприятия отстают от зарубежных.

В крупных и средних организациях в рамках ИПП могут использоваться информационные системы различного назначения, обеспечивающие обработку информации на ПЭВМ и принятие управленческих решений (табл. 6.1). Основой таких информационных систем, как правило, являются автоматизированные системы управления (АСУ). Соотношение между СУ, информационной системой (ИС), АСУ и автоматизированной системой обработки данных представлено на рис. 6.5. Следует отметить, что существование ИС не связано с наличием или отсутствием АСУ.

Таблица 6.1