4.1. Метод структуризации целей
Метод структуризации целей предусматривает уточнение существующих или формулирование новых целей организации, включая их количественное и качественное определение и последующий анализ организационной структуры с точки зрения соответствия самой структуры и ее элементов (подразделений) системе целей и миссии организации (рис. 4.1). Как известно, И. Ансофф определяет стратегические цели организации как внутренние и внешние, экономические и внеэкономические. Каждая из этих целей отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития СУ и ее структуры.
Рис. 4.1. Иерархия и структуризация целей организации
Цели организации декомпозируются (развертываются) в иерархическую структуру целей на высшем, среднем, нижнем уровнях, и эта иерархия целей является основой рационального построения функциональной и организационной структуры.
Алгоритмических (компьютерных) процедур перехода от системы целей к функциональной и организационной структуре разработать не представляется возможным, поскольку цели являются лишь одним из факторов формирования СУ (Евенко, 1978). Формулирование целей используется при исследовании функций, функциональной и организационной структур по следующим направлениям:
1) выделение основных, крупных блоков (служб, подразделений), каждый из которых должен быть ориентирован на обеспечение достижения миссии и целей организации;
2) проверка индивидуальности и общности целей каждого подразделения, недопущение разрыва ответственности за единую цель и дублирования.
Исследование целей может быть выполнено в следующей последовательности по уровням управленческой иерархии:
уточнение миссии организации;
выявление формальных целей;
3) выявление неформальных (фактических) целей;
4) выяснение возможных расхождений с формальными целями и миссией организации;
5) построение дерева целей;
6) определение соответствия целей подразделений миссии и целям организации, последующее их уточнение и корректировка при необходимости;
7) определение и исследование факторов, способствующих и препятствующих достижению целей.
Последнее позволяет сформулировать необходимые меры и действия по устранению имеющихся помех. При исследовании целей используется графический метод и его разновидности (дерева целей, матрицы, таблицы, списки)31.
4.2. Экспертно-аналитические методы исследования
Основными, входящими в группу экспертно-аналитических, являются следующие методы (табл. 3.3):
экспертный;
обследования;
диагностический;
графический.
Рассмотрим подробнее эти методы.
4.2.1. Экспертный метод исследования
Экспертный метод оперируют с интуитивной информацией, преобразуемой воображением и это в наибольшей мере подходит к ИСУ, поскольку в этой области знаний преобладают в основном качественные критерии оценки эффективности. Этот метод исследования может быть применен при всех типах менеджмента. Существует несколько модификаций метода, но чаще всего используется метод Дельфи. Структуризация экспертного метода исследования (основных категорий) приведена на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Структуризация экспертного метода исследования (основные категории)
Наиболее значимой областью применения метода экспертного исследования представляется возможным назвать область корректности разграничения сфер ведения (секторов ответственности или функций) между управленцами и подразделениями по горизонтали. Особенно важными в этом плане являются знания принципов разработки анкет, использование скрытых, косвенных вопросов и т.д.
Прогнозные экспертные оценки отражают индивидуальность суждения специалистов относительно перспектив развития объекта исследования и основаны на мобилизации профессионального опыта и интуиции (Мескон, 1993).
Условия применения интуитивного (экспертного) метода исследования:
1) отсутствие достаточно представительной и достоверной статистики по характеристикам объекта;
2) неопределенность состояния внешней среды;
3) средне- и долгосрочное прогнозирование новых рынков, объектов новых областей промышленности, подверженных сильному влиянию открытий в фундаментальных науках (например микробиологическая промышленность, квантовая электроника и др.);
4) дефицит времени или средств, выделенных на исследования и принятие решений, отсутствие возможностей применения в этой связи других подходящих методов;
5) форс-мажорные ситуации.
Степень достоверности экспертизы устанавливается по абсолютной частоте, с которой оценка эксперта в конечном итоге подтверждается последующими событиями.
Требования к эксперту включают следующие положения32:
1) высокий уровень общей эрудиции;
2) оценки эксперта должны быть стабильны во времени и транзитивны;
3) наличие дополнительной информации о прогнозируемых признаках лишь улучшает оценку эксперта;
4) эксперт должен иметь определенный практический и (или) исследовательский опыт и быть признанным специалистом в данной области знаний;
5) эксперт должен иметь психологическую установку на будущее;
6) он должен быть способен к адекватному отображению тенденций развития исследуемого объекта;
7) эксперт не должен быть заинтересован в конкретном результате исследования.
Характеризуя экспертов, следует иметь в виду, что в результате выработки оценок могут иметь место ошибки двух видов:
1) систематические,
2) случайные.
Для коррекции систематических ошибок можно применять поправочные коэффициенты или же использовать специально разработанные тренировочные игры. Случайные ошибки изменяются от одной экспертной оценки к другой и характеризуются величиной дисперсии. В практике исследования оценить их весьма сложно.
Средством подготовки экспертов являются специальные тренировочные игры.
Организация форм работы эксперта может быть программированной или непрограммированной, а деятельность эксперта может осуществляться в устной (интервью) либо в письменной форме (ответы на вопросы специальных таблиц экспертных оценок или свободное изложение по заданной теме) (Саркисян, 1977).
Организация и стимуляция работы эксперта состоит в разработке эвристических приемов и способов, облегчающих поиск экспертной оценки, правовых норм, гарантирующих эксперту оформление приоритета в авторстве. Важным является неразглашение всех научно-технических идей, выдвигаемых экспертом в процессе работы, форм моральной, профессиональной и материальной заинтересованности эксперта в экспертных оценках, организационных форм работы эксперта (включение в план работы и т.п.) (Мескон, 1993).
При решении задачи формирования экспертной группы необходимо выявить и стабилизировать работоспособную сеть экспертов. Способ стабилизации экспертной сети заключается в следующем (Добров, 1969). На основе анализа литературы по исследуемой проблеме выбирается любой специалист, имеющий несколько публикаций в данной области. К нему обращаются с просьбой назвать 10 наиболее компетентных, по его мнению, специалистов по данной проблеме. Затем обращаются одновременно к каждому из десяти названных специалистов с просьбой указать 10 наиболее крупных из коллег-ученых. Из полученного списка специалистов вычеркиваются 10 первоначальных, а остальным рассылаются письма, содержащие указанную выше просьбу.
Данную процедуру повторяют до тех пор, пока ни один из вновь названных специалистов не сможет добавить новые фамилии к списку экспертов, т.е. пока не стабилизируется сеть экспертов. Полученную сеть экспертов можно считать генеральной совокупностью специалистов, компетентных в области исследования проблемы. Однако в силу ряда практических ограничений оказывается нецелесообразным привлекать всех специалистов к экспертизе. Поэтому необходимо сформировать репрезентативную выборку из генеральной совокупности экспертов (Бестужев-Лада, 1982). Этот вопрос решается в рамках каждого конкретного метода.
В целях минимизации расходов на исследования стремятся привлекать минимальное число экспертов Nmin при условии обеспечения ошибки результата исследования не более b, где 0<b<1. Формула для расчета минимального числа экспертов имеет следующий вид (Бестужев-Лада, 1982):
Nmin = 0,5(3/b + 5). (4.1)
При этом должна наблюдаться стабилизация средней оценки прогнозируемой характеристики. О достижении этой стабилизации свидетельствует тот факт, что включение или исключение эксперта из группы не изменяет относительную оценку искомой величины более чем на b.
Анкета для опроса специалистов является важнейшим инструментом экспертного прогнозирования. Подготовка и проведение экспертизы включает разработку анкет, содержащих набор вопросов по объекту исследования. Структурно набор вопросов в анкете должен быть логически связан с центральной задачей экспертизы. Содержание вопросов определяется спецификой объекта исследования и его методикой. Таким образом, система вопросов в анкете должна отвечать следующим требованиям (Глущенко, 1997).
1) формулирование в общепринятых терминах;
2) исключение всякой смысловой неопределенности;
3) нацеленность на обеспечение достижения целей исследования;
4) соответствие структуре объекта исследования;
5) обеспечение единого и однозначного толкования результатов анкетирования.
По форме вопросы анкеты могут быть:
открытыми и закрытыми;
прямыми и косвенными.
Наиболее часто применяется метод интервью и аналитических экспертных оценок.
Метод интервью предполагает беседу с экспертом, в ходе которой исследователь в соответствии с заранее разработанной программой ставит перед экспертом вопросы относительно перспектив развития исследуемого объекта. Успех такой оценки в значительной степени зависит от психологической способности эксперта экспромтом давать заключения по различным, в том числе фундаментальным, вопросам (Саркисян, 1969). Известным недостатком этого метода является значительное психологическое давление на эксперта.
Методы коллективных экспертных оценок основываются на принципах выявления коллективного мнения экспертов о перспективах развития объекта прогнозирования.
В основе применения этих методов лежит гипотеза о наличии у экспертов умения с достаточной степенью достоверности оценить важность и значение исследуемой проблемы. Существует большое число модификаций методов коллективных экспертных оценок, среди которых наиболее популярны следующие методы:
круглого стола;
«Дельфи»;
программного прогнозирования;
эвристического прогнозирования;
коллективная генерация идей.
Сбор и обработка индивидуальных мнений экспертов производится исходя из следующих принципов (Глущенко, 1997):
1) вопросы в анкетах ставятся таким образом, чтобы можно было дать количественную характеристику ответам экспертов;
2) опрос экспертов проводится в несколько туров, в ходе которых вопросы и ответы все более уточняются;
3) все опрашиваемые эксперты знакомятся после каждого тура с результатами опроса;
4) эксперты обосновывают оценки и мнения, отклоняющиеся от мнения большинства;
5) статистическая обработка ответов производится последовательно от труда к труду с целью получения обобщающих характеристик.
Таким образом, выявляется преобладающее суждение специалистов по какому-либо вопросу в обстановке, исключающей их прямые дебаты между собой, но позволяющей им вместе с тем периодически взвешивать свои суждения с учетом ответов и доводов коллег. Пересмотр и возможность изменения своих прежних оценок на основе выяснения соображений каждого из экспертов и последующий анализ каждым участником совокупности причин, представленных экспертами, стимулируют опрашиваемых к учету факторов, которые они на первых порах склонны были опустить как незначительные.
Метод экспертных оценок «Дельфи» был разработан американским исследователем О. Хелмером для решения сложных стратегических проблем с целью получить более широкие источники чрезвычайно дефицитной информации о будущем, предельно устранить субъективный фактор в суждениях и оценках будущего, стимулировать способы мышления специалистов путем создания специальной информационной системы с обратными связями, устранить помехи в обмене информацией между специалистами, давление авторитета и другие формы давления, обеспечить повышение достоверности прогнозов путем специальных процедур количественной оценки мнений экспертов и их машинной обработки.
В отличие от метода сценариев метод «Дельфи» предполагает предварительное ознакомление привлекаемых экспертов с ситуацией с помощью какой-либо модели: такой моделью может быть как строгая математическая модель, например эконометрическая модель развития экономики, так и неформальное описание процесса, например сценарий. В системном анализе основной формой модели, которая подлежит усовершенствованию и насыщению информацией с помощью экспертных оценок, является, как правило, дерево целей.
Специалистом предлагается оценить структуру модели в целом и дать предложения о включении в нее неучтенных связей. При этом используется анкетный метод с унифицированными формами вопросов, ответов и оценок. Результаты каждого этапа опроса и систематизации его результатов доводятся вновь до сведения всех экспертов, что позволяет им далее корректировать свои суждения на основе вновь полученной информации. Полученная информация далее сопоставляется и анализируется на основе использования данных экспертами количественных оценок.
Существует целый ряд процедур усреднения и объективизации мнений экспертов, а также ряд процедур оценки авторитетности и удельного веса мнений самих экспертов, например их взаимной оценки компетентности в той или иной области. В тех случаях, когда отсутствуют объективные данные, что относится в особенности к информации о будущем, метод «Дельфи» представляется самым надежным средством получения многосторонних и в то же время достаточно надежных данных. В ИСУ метод «Дельфи» используется на этапе VI (табл. 3.1) для оценки современного состояния тех факторов, которые не поддаются непосредственной количественной оценке (например, оценке современных социальных факторов, влияющих на формирование целей), на этапе VII в оценке одного из важнейших методов получения и обработки прогнозной информации.
Морфологический анализ33 – это средство изучения всевозможных комбинаций вариантов организационных решений, например, предлагаемых для осуществления отдельных функций управления. Если записать столбиком все функции, а затем против каждой функции построчно указать всевозможные варианты ее выполнения, то получим морфологическую матрицу (табл. 4.1). Идея этого метода заключается в том, чтобы сложную задачу разбить на мелкие подзадачи, которые легче решать по отдельности. А функции – это не что иное, как совокупность задач, работ и процедур.
Таблица 4.1