Рівні документації в установі

1. Рівень А (Основоположні документи):

   1. документи, які установлюють загальні вимог по установі до випуску продукції, до надання послуг;

   2. положення щодо мети існування установи, її політика і місія;

   3. показники розвитку основних фондів.

2. Рівень B (Управлінські документи):

   1. перспективні плани,

   2. положення про підрозділи,

   3. порядок взаємодії установ,

   4. розподіл обов'зків між співробітниками тощо.

3. Рівень C (Робочі документи):

   1. інструкції зексплуатації;

   2. правила внутрішнього розпорядку

   3. графіки виконання робіт;

   4. акт технічних випробувань тощо.

4. Рівень D (Записи):

   1. звіти про вконану роботу;

   2. акти прийому в експлуатацію;

   3. звіти про виготовлення продукції

   4. журнали оперативного контролю тощо.

Докуме́нт — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Існує також інше визначення терміну:

Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

На міжнародному рівні загальним визнано визначення поняття «документа» як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (International Organization for Standardization, ISO) — міжнародна організація, метою діяльності котрої є ратифікація розроблених спільними зусиллями делегатів від різних країн стандартів.Заснована 23 лютого 1947 двадцятьма п'ятьма національними організаціями з стандартизації, як координуючий орган) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Згідно зі стандартом ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука і т. п. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.

ISO тісно співпрацює з Міжнародною електротехнічною комісією (IEC), котра відповідає за стандартизацію електроапаратури. Міжнаро́дна електротехні́чна комі́сія (МЕК; англ. International Electrotechnical Commission, IEC) — міжнародна організація із стандартизації у сфері електричних, електронних і суміжних технологій. Деякі із стандартів МЕК розробляються спільно з Міжнародною організацією із стандартизації (ISO).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ) (ДСТУ існують з 1993 року) :

ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: "Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності".

ДСТУ 3017-95. ВИДАННЯ. ОСНОВНІ ВИДИ.Терміни та визначення: "Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі".