6.2. Принципы статической организации
Группа принципов, отражающая основные правила формирования статической организации, открывает уровень представления её внешней формы.
Определяющую основы организации группу принципов формы открывает принцип системности:
Любая организация достоверно представляется
совокупностью взаимосвязанных элементов
Он устанавливает требование формирования, представления и рассмотрения любой организации в виде совокупности взаимосвязанных элементов.
Принцип системности, опирающийся на действие законов формации, развития, синергии, выделяет решающие значение связей в построении формы организаций. Более того, им напрямую обусловливается и палитра возможностей формирования организации количеством, разнообразием, конфигурацией построения образующих её связей.
Эффективное использование потенциала организации является основным ресурсом приведения формы действующих систем и процессов в соответствие с миссией, целями, условиями и специализацией организации.
Данное положение можно проиллюстрировать следующим примером, отражающим последовательность действий по формированию или совершенствованию статической организации. Первым шагом в этом направлении является формулирование миссии, основанной на результатах оценки конъюнктуры рынка и определяющей специализацию организации. В свою очередь, специализация предопределяет состав подразделений основного товарного производства, их внутрихозяйственную (внутризаводскую) специализацию, а также подразделений по производству продукции внутреннего оборота и обслуживающих подразделений.
И, наконец, между всеми подразделениями организации устанавливаются функциональные связи: вещественные – между подразделениями и информационные – между службами и отдельными работниками аппарата управления. Связи, как кровеносные сосуды, обеспечивают функционирование каждого элемента (как органа) и организационной системы (как организма) в целом.
Единое представление системной основы организации становится одним из необходимых условий обеспечения и развития потенциала её толерантности.
Толерантность (терпение) – устойчивость к внешним воздействиям.
Принцип толерантности определяет и раскрывает сущность и содержание требований и обеспечения устойчивости организации к внешним воздействиям и трактуется следующим образом:
Существование организации определяется
устойчивостью к внешним воздействиям
Объективной основой действия принципа толерантности организации служит действие закона самосохранения. Вместе с тем, стремление человека к предсказуемости развития событий обусловливает субъективные начала формирования устойчивости. В свою очередь, предсказуемость имеет место тогда, когда осуществляется оперативный учет и контроль, своевременное выявление диспропорций и проблем и принятие адекватных мер по их разрешению при целенаправленном воздействии на производство.
В качестве важнейшего правила формирования организации выделяется принцип конструктивности, отражающий и раскрывающий существенную причинно-следственную связь между конфигурацией построения, структурой и стабильностью организации.
Внутренняя устойчивость организации
обеспечивается её конструкцией
(Как устойчивость любого здания обеспечивается
прочностью связки между коробкой и внутренними
перекрытиями и перегородками).
Принцип конструктивности предполагает также необходимость формирования потенциала последовательной и перманентной модернизации формы организации в соответствии с развитием её целей.
Решение этой задачи должно обеспечиваться строгой соподчиненностью организации, представляющей принцип иерархичности:
Развитие и управляемость организации
обеспечивается её иерархичностью.
Реализация этого принципа проявляется в процессе последовательного отбора, раскрывается построением дерева цели, устанавливается организационной структурой и выражается в процедуре осуществления деятельности субъекта.
Иерархичность выступает в роли своеобразного стержня организации, обеспечивая её чёткую ориентацию на осуществление миссии. Именно принцип иерархичности, во многом определяя форму организации, выстраивает её внутреннюю структуру и конфигурацию формирования и развития.
Как видим, принцип конструктивности и иерархичности в своем проявлении взаимосвязаны. Подчиняясь главной цели (миссии) предприятия, его подразделения, специализируясь на производстве определенных видов продукции и вступая в горизонтальные связи между собой, вносят свой вклад в достижение миссии через вертикальную соподчиненность с выше – или нижестоящими (первичными) подразделениями организации.
Конфигурация организации не должна постоянно трансформироваться в соответствии с изменяющимися условиями, целями и другими факторами. Эффективность миссии организации определяется прежде всего универсальностью формы как одной из важнейших целевых качеств.
Именно такое достижение и поддержание необходимого уровня адекватности, приспособляемости формы организации к широкому спектру самых разнообразных целей, функций, условий, предусматривает и обеспечивает принцип универсальности:
Адекватность формирования и функционирования
организации определяется её универсальностью
Практически это может выглядеть следующим образом. Изменилась конъюнктура рынка, наметилась тенденция повышения спроса, скажем, на свинину. Требуется внести адекватные изменения в структуру организации, не нарушая её общей конфигурации – организовать и ввести в структуру подразделение по производству свинины. Или наоборот, если упадет спрос на свинину.
В заключение следует подчеркнуть, что лишь одновременное соблюдение принципов формы может способствовать развитию потенциала организации.
На третьем уровне рассматриваемой классификации расположена группа принципов взаимосвязи (через которые и осуществляется взаимодействие элементов системы).
Первым принципом взаимосвязи в статической организации выделяется принцип линейности и функциональности:
Связи организации имеют линейно-функциональную
специализацию
Этим принципом задаются коммуникационные основы построения организации с позиций сочетания видов осуществляющихся в ней связей как способа специализации функций и их объединения (чтобы охватить взаимосвязью, а следовательно и взаимодействием все элементы организации).
В свою очередь, сочетание линейности и функциональности развивает принцип параллельности и последовательности, отражающий структурную конфигурацию связей как форму построения организации:
Функционирование и развитие организации
осуществляется параллельно-последовательно.
Обусловливаемые этим принципом многообразие связей организации увеличивает её устойчивость, обеспечивает конструктивность, развивает универсальность.
Приведенными принципами (линейности и функциональности, параллельности и последовательности) обычно руководствуются при построении структур управления организацией, фрагмент которой приводится ниже (рис.2).
Руководитель
сельскохозяйственной организации
и так далее
_ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_
Главный
экономист
Главный зоотехник
Главный агроном
Главный инженер
Руководители подразделений
-- --
-- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --- --
--
Животноводческих
ферм
Тракторно-полеводческих бригад
Рисунок 2. Схема линейно-функциональной структуры управления (фрагмент)
Первый принцип (линейности и функциональности) реализуется через линейные (сплошные линии) и функциональные (пунктирные линии) связи между элементами структуры.
Линейные связи означают линейную (непосредственную) соподчинённость между руководителем предприятия и руководителями служб (главными специалистами) и внутрихозяйственных подразделений. По отношению к ним руководитель организации имеет право использовать весь арсенал административного воздействия. Опираясь на них, руководитель осуществляет общее руководство организацией и несет персональную ответственность за состояние дел в ней.
Чтобы охватить управлением всю организацию (как объект управления), необходимо осуществлять разнообразные специфические функции управления (инженерно-технические, технологические, социально-экономические и др.), иначе говоря, управлять объектом по частям и тем самым охватить его полностью. Эти процессы отображаются функциональными связями, которые и осуществляются последовательно (по вертикали) и параллельно (по горизонтали).
Последовательно-вертикальные связи наблюдаются между главными специалистами (как руководителями специализированных служб) и руководителями подразделений. Они означают, что руководители подразделений обязаны выполнять все распоряжения того или иного специалиста, входящие в его компетенцию.
Параллельно горизонтальные функциональные связи имеют место во взаимоотношениях между главными специалистами и руководителями подразделений, касающихся процессов взаимодействия между ними.
Действие закона соответствия означает, что качества организации зависят от качеств её составляющих, а уровень их развития обусловливается уровнем специализации как составляющих, так и организации в целом. Это обстоятельство выделяет принцип распределения и специализации, определяющий необходимость их функционального закрепления в соответствующих составляющих организации.
Более того, этим во многом определяется и уровень достижения эффекта синергии всей организации в целом.
Основой построения организации является
распределение и специализация функций.
Как правило, конкретная организация осуществляется людьми в процессе распределения прав, обязанностей, ответственности за отдельными подразделениями и закрепления этого состояния на определенный промежуток времени – это и отражает специализацию.
Любое распределение целей, задач, функций, решений, ответственности предполагает выделение элементов и звеньев организации. Закрепление за ними определенных позиций является необходимой основой для реализации их интегрированного потенциала.
Исходя из принципа распределения и специализации и вытекающих из него положений вытекает правило:
Функции – первичны, структура – вторична
Это означает, что вся совокупность линейно и функционально взаимосвязанных функций должна быть достаточной, чтобы организация как система функционировала бесперебойно и развивалась успешно. Их распределение между подразделениями, службами и отдельными работниками управления должно, с одной стороны, - охватить все стороны производственной деятельности предприятия (обеспечить управляемость), и, в то же время, не допустить громоздкости и излишеств на содержание аппарата управления, - с другой стороны.
Увеличение числа звеньев усложняет построение и функционирование организации. Разрешение этой проблемы обеспечивает принцип оптимальной звенности:
Адекватность организации обеспечивается
оптимальным соотношением её звеньев
Поиск оптимальной звенности является важной проблемой целенаправленного построения организации. (Под звеньями организации понимается в прикладном восприятии количество структурных производственных подразделений предприятия и структурных подразделений его аппарата управления).
Стремление к увеличению числа звеньев в связи с ростом организации пресекается обычно путем их радикального сокращения как ресурса преодоления экстенсивного развития. Но со временем появление новых целей неизбежно приводило к увеличению числа составляющих организации.
Разрешение этого извечного противоречия часто связано с субъективным восприятием целей и тенденций функционирования, осуществления разделения и специализации действий. Это является результатом воздействия субъективной составляющей организации.
Аргументом оптимальной звенности является, с одной стороны, - полный охват функциями управления всей системы организации, и управляемость организацией, - с другой стороны, а также устойчивость функционирования организации как системы.
Таким образом, действие принципов взаимосвязи проявляется в организационных и управленческих структурах, в которых линейность, функциональность, параллельность, последовательность, распределение, специализация и оптимальная звенность – являются основополагающими характеристиками их формирования и развития.
Эффективную реализацию принципов статической организации в целом и группы взаимосвязи в частности обеспечивает принцип обратной связи:
Обратная связь объединяет организацию
Обратная связь в обыкновенном понимании – это, собственно, реакция со стороны социума организации на происходящие в ней события, на действия со стороны работников управления. Отрицательная реакция может проявиться путем распространения слухов, возникновения конфликтных ситуаций.
Обратная связь обязательно имеет место во взаимоотношениях между субъектом и объектом управления; она проявляется в том – насколько адекватно реагируют подразделения на все управленческие воздействия, о чем можно судить по поступающей от них информации.
Одним из эффективных способов налаживания обратной связи с подразделениями и работниками является проведение деловых встреч: беседы на рабочих местах, совещания и собрания, приём по личным вопросам, рассмотрение заявлений, жалоб и предложений и др.
Построение эффективных взаимосвязей в организации необходимо постольку, поскольку именно по ним осуществляется любое взаимодействие.
Контрольные вопросы к § 6.2.
Принципы статической организации: формы и взаимосвязи; их назначение, трактовка и понятие.
Составить матрицу, отражающую соответствие и взаимосвязь принципов статической организации и законов, на которых базируются известные принципы.