34. Формирование журналистского сообщества. Система мероприятий для журналистов (функции, регламент, действующие лица и исполнители).

База данных СМИ: Название. Тематика. Тираж. Периодичность. Целевая аудитория. Учредитель. Главный редактор. Телефоны. Факс. E-mail. Сайт. Почтовый адрес. Формат. Количество полос. Дед-лайн. Способ доставки. День выхода. Стоимость рекламы.

База данных журналистов: Фамилия. Имя. Отчество. Псевдоним. Название СМИ. Должность. Специализация. Телефоны. Факс. E-mail. Сайт/блог. День рождения.

Формирование журналистского сообщества

Для получения наиболее полной информации о деятельности организации проводят и дают аккредитацию журналистов.

Аккредитация – оформление редакцией СМИ полномочий своего представителя при компании, их принятие аккредитующей организацией в порядке, определенном законом «О СМИ» и правилами фирмы.

Это общепризнанное «формальное» формирование сообщества журналистов. Проще говоря, разрешение присутствовать на тех или иных мероприятиях для СМИ. Процедура должна быть маскимально упрощена: журналист приносит заявку от своего СМИ, предъявляет удостоверение и получает аккредитационную карточку. Пресс-служба фиксирует контактные данные в списке и включает его в число приглашаемых на мероприятия. Заявка и удостоверение необходимы, чтобы отсечь всякого рода зевак и «общественных деятелей», которые, будучи неуправляемыми, могут задать неудобные вопросы... Кроме того, отметим: в помещения органов госуправления сегодня можно пройти только по документу — и аккредитационная карточка как раз им и является.

Таким образом, аккредитация нужна не для ограничения, а для Упорядочения журналистской деятельности. Это выгодно и Пресс-службам, и СМИ.

Аккредитация может быть:

• Постоянной – предоставляется СМИ бессрочно.

• Временной – предоставляется журналистам СМИ на срок, необходимый для выполнения конкретного редакторского задания, либо для замены постоянно аккредитованного журналиста в случае его болезни, отпуска, командировки.

Советы по аккредитации:

1. Не стоит заниматься аккредитацией там, где аккредитоваться никто не хочет. Здесь наоборот надо привлекать всех.

2. Систему постоянной аккредитации можно не вводить, ограничиваясь аккредитацией на значимые для СМИ мероприятия.

Для аккредитованных журналистов пресс-служба обеспечивает:

1. предварительное извещение о дате, времени и месте проведения мероприятий;

2. специально оборудованные для производства записи рабочие места по время мероприятий;

3. необходимыми информационными материалами, стенограммами, протоколами и иными документами;

4. содействие в организации индивидуальных встреч и бесед с работниками компании, возможность беспрепятственного получения интересующей информации у сотрудников;

5. разрешение пользоваться технической аппаратурой, необходимой для проведения аудио-, видео- или киносъемки, звукозаписи;

6. разрешение на посещение структурных подразделений компании;

7. разрешение использовать материалы архива организации.

Как показывает опыт зарубежных и отечественных пресс-служб, достаточно эффективно можно работать в части организации и управления журналистским «пулом». Термин «пул» (англ. роо1 — объединять) в отношении медиа-рилейшнз в последнее время стал весьма модным. Модным стал и принцип организации пула — круга журналистов, постоянно пишущих об организации. Они представляют различные СМИ и выделяются среди прочих именно по признаку «приписки» к организации, становящейся для них предметом освещения и источником новостей.

В распоряжении пресс-службы есть нечто, ради чего журналисты и собираются в одном и том же месте, а именно в конкретной организации. Это — информация из первых рук и поэтому оперативная. Информация от ньюсмейкера — значит, достоверная. Информация от специалистов в своем деле, следовательно, компетентная. Ради такой информации журналисты готовы целый день провести в организации, часами ждать у закрытой двери конференц-зала или комнаты переговоров и даже забыть о коллегах по пулу.

Грамотное распространение эксклюзивной информации, ее точное дозирование и предоставление ключевым фигурам пула позволяет превратить неформальную группу во всеми признанный механизм сотрудничества пресс-службы и журналистов.

Мероприятия для журналистов

Следует помнить, что журналисты должны иметь доступ (и целенаправленно приглашаться) на все мероприятия, проводимые организацией, для деловых партнеров, акционеров, властей и т. п.

Разумеется, если такое мероприятие не относится к числу закрытых. Однако целый ряд мероприятий необходимо проводить именно в расчете на журналистскую аудиторию.

Перечислим основные типы мероприятий для СМИ, предполагающие личный контакт представителей пресс-службы или организации в целом с работниками СМИ.

1.Информационные – информировать общественность посредством передачи сообщения через СМИ.

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ – мероприятие для СМИ, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность желают дать свои комментарии по этой информации. Продолжительность до 3-х часов.

БРИФИНГ (ПРЕСС-БРИФИНГ) – краткая встреча официальных лиц, представителей организации с журналистами, на которой излагается позиция по определенному вопросу. Проводится оперативно, как правило, по свежим следам важных событий. Но может быть и текущим, регулярным мероприятием. Чаще всего брифинги проводят стоя. Спикером, как правило, выступает один человек (представитель организации или руководитель пресс-службы). Брифинг не может быть более 20-30 минут. 10 минут отводится выступающему, 10-20 минут на блиц-ответы на вопросы журналистов.

ВЫХОД К ПРЕССЕ – инструмент для информирования журналистов об итогах прошедшего мероприятия, инициатором которого является ньюсмейкер. Отличие – заранее не планируется. Выход организуется по окончании мероприятия. На нем делается определенное заявление или высказывается мнение, а также ньюсмейкер отвечает на вопросы журналистов. По времени – не более 10 минут.

2.Имиджевые – создать у общественности позитивный образ организации/продукта посредством передачи сообщений через СМИ, а так же привлечь к себе, расположить самих журналистов.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ – мероприятия, на котором журналисты получают возможность не только услышать о чем-либо, но и увидеть это (или опробовать), раньше, чем это сделает массовый потребитель.

ДЕГУСТАЦИЯ – разновидность презентации, когда в общую информационную картину добавляется вкусовой компонент.

3. Специальные – используются нестандартные приемы заинтересовать общественность, через привлечение внимания СМИ, а так же расположить к себе самих журналистов.

ПРЕСС-ТУР – специальное длительное мероприятие, когда журналисты получают эксклюзивную возможность посетить с профессиональными целями интересный, особо охраняемый или даже опасный для жизни объект (организацию).

ПРЕСС-ЛАНЧ (ЗАВТРАК/УЖИН) – специальное мероприятие, на котором журналисты получают возможность лично встретиться с первыми лицами компании в неформальной обстановке.

ПРЕСС-ПРИЕМ – специальное мероприятие проводимое, как правило, государственными структурами или крупными коммерческими организациями в виде неформальных встреч в своих головных зданиях (офисах).

КОНКУРС ДЛЯ СМИ – специальное мероприятие проводимое в виде соревнования между журналистами на лучшее освещение деятельности (профильной тематики) организации.

ОНЛАЙН-КОНФЕРЕНЦИЯ – мероприятие, на котором журналисты получают возможность прямого общения с ведущими ньюсмейкерами посредством коммуникационных программ в сети Интернет.

КРУГЛЫЙ СТОЛ – специальное мероприятие, на котором экспертами обсуждается важная проблема (вопрос).

ТЕСТЫ – разновидность презентации, когда журналисты получают возможность проверить на себе действие товаров/услуг, как правило, связанных с техникой.