17. Роль и место управления внутренними коммуникациями в кадровом менеджменте.

Роль внутренних коммуникаций чрезвычайно высока и состоит в обмене своевременной и достоверной информацией (необходимой для осуществления рабочего процесса).

Внутренние коммуникации в большинстве случаев зависят от этапа развития компании, на котором в настоящий момент она находится. К этапам развития можно отнести такие стадии, как создание компании, ее рост, стабильность, реструктуризация. Остановимся подробнее на каждом этапе в отдельности.

На этапе создания компании, когда количество сотрудников невелико и все знают друг друга, проблем с коммуникациями не возникает. По мере роста компании возникают новые подразделения, увеличивается количество сотрудников, появляется необходимость налаживания горизонтальных связей между подразделениями. На этом этапе следует разрабатывать и выстраивать систему внутренних коммуникаций, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей. На этапе стабильности организации, когда бизнес является устойчивым, возникают дочерние структуры, в том числе и удаленные, а бренд компании становится узнаваемым, необходимо проводить целый комплекс мероприятий: налаживание коммуникаций, информирование сотрудников, развитие корпоративных периодических изданий, создание интранет-портала для организации единого информационного пространства, формирование корпоративной культуры, проведение корпоративных и командообразующих мероприятий и внутренних PR-кампаний, управление слухами, событийный и репутационный менеджмент, направленный на сотрудников.

Цель этой работы — создание позитивного отношения работников к компании, ведущее кпониманию ими ее ценностей, повышение лояльности, формирование привлекательного для персонала корпоративного имиджа. Отдельно следует отметить работу по организации информационных обменов между сотрудниками и руководителями: интервью с руководителями компании, корпоративные форумы, встречи с руководством и т.п. с целью формирования у сотрудников положительного мнения о топ-менеджменте, доверия к руководству, понимания и позитивного восприятия персоналом планов развития организации.

Если в организации были успешно проведены вышеуказанные мероприятия и у сотрудников сформировалось лояльное отношение к ней, доверие к руководству, но в то же время на определенном этапе развития компании возникла необходимость в реструктуризации (реорганизации подразделений, оптимизации бизнес-процессов, осуществлении нововведений и т.п.), — менеджменту легче будет преодолеть инертность и сопротивление сотрудников, которые в этом случае скорее поймут необходимость проводимых изменений, а также предотвратить коллективные акции недовольства и протеста в процессе принятия непопулярных решений.

Построение системы внутрикорпоративных коммуникаций

Программа построения эффективной системы внутрикорпоративных коммуникаций подразумевает осуществление следующих мероприятий.

1. Техническая база:

- техническое оснащение и разработка каналов передачи информации;

- обеспечение скорости передачи информации и получения обратной связи;

- ограничение доступа и обеспечение информационной безопасности.

2. Обмен информацией, необходимой для осуществления рабочего процесса:

- разработка регламентов, обеспечивающих своевременное получение сотрудниками информации, обратной связи, четкая постановка задач, система отчетности и контроля;

- доведение до сведения работников приказов, положений, инструкций и распоряжений руководства;

- создание нормативной базы (образцы документов, необходимых для работы и т.п.);

- налаживание обмена информацией и взаимодействия между подразделениями компании (обеспечение своевременного предоставления нужных сведений, необходимой помощи в решении рабочих задач, проведение опросов и т.п.);

- организация процесса управления удаленными подразделениями и сотрудниками с помощью эффективного обмена информацией;

- недопущение искажения и потери информации.

3. Разработка внутрикорпоративных информационных источников:

- электронные (информационные рассылки по электронной почте, внутрикорпоративный бюллетень, корпоративный портал, корпоративные блоги, онлайн-мероприятия);

- корпоративные СМИ (интранет, газеты, журналы, корпоративное радио, информационные стенды);

- организационные мероприятия (собрания, совещания, встречи с руководством и т.п.);

- специальные источники (корпоративный фильм, информационные листовки, буклеты, плакаты и т.п.).

4. Формирование корпоративной культуры:

- информирование сотрудников о корпоративных ценностях (миссия, философия, стратегические цели компании, методы их достижения);

- размещение корпоративной информации (кодекса, стандартов), использование корпоративного сленга и т.п.;

- информация о корпоративных мероприятиях (командообразующие тренинги, спортивные мероприятия, праздники, выезды на природу, награждения, конкурсы, различные акции и т.п.);

- обеспечение обратной связи (размещение в электронном виде анкет, опросников и т.п.).

5. Внутренний PR и формирование положительного имиджа компании в глазах ее сотрудников:

- информирование сотрудников о положении дел, достижениях компании, ее подразделений и отдельных работников;

- информирование о новых интересных проектах, перспективах развития, задачах и т.п.;

- управление слухами и т.п.

6. Привлечение и удержание талантов:

- информирование о назначениях, кадровых перестановках, новых проектах;

- размещение объявлений о новых вакансиях;

- обращения к сотрудникам с просьбой рекомендовать их коллег и знакомых на открывшиеся вакансии;

- создание специальных страничек для новых сотрудников, размещение программы адаптации новичков;

- размещение информации об обучающих программах, ротации кадров и т.п.;

- размещение информации об успешных прохождениях испытательных сроков, премировании по итогам деятельности, награждениях сотрудников и т.п.;

- поздравления работников с днями рождения и другими событиями.

7.Создание корпоративной базы знаний:

- формирование электронной библиотеки;

- разработка и внедрение программ дистанционного обучения сотрудников;

- размещение системы электронной проверки знаний (батарея профессиональных тестов);

- разработка и размещение кейсов, конкурсов, специальных заданий и т.п.;

- создание профессиональных онлайн-форумов;

- размещение информации о программах наставничества, проведении кружков по обмену опытом, семинаров качества и т.п.;

- размещение информации о днях открытых дверей, стажировках в компании, днях карьеры в вузах, отзывах преподавателей и студентов и т.п.;

- обеспечение обратной связи (привлечение сотрудников к выработке новых идей, рацпредложений, методов работы, выявлению недостатков и «узких» мест и т.п.).

8. Оценка эффективности системы внутрикорпоративных коммуникаций.

Своевременное получение необходимой и достоверной информации, доступ к нормативной базе, наличие отлаженных каналов обмена информацией — все это необходимо для эффективной работы сотрудников. Оптимизация и «прозрачность» бизнес-процессов, разработка внутрикорпоративных стандартов, регламентов, формализация связей, выявление «точек сбоя» — причин замедления передачи или искажения информации, обеспечение информационной безопасности способствуют налаживанию коммуникаций. А чем они лучше отлажены, тем эффективней окажется результат деятельности организации и меньше вероятность возникновения «внутрикорпоративных войн», противостояния и отстаивания интересов «своего» подразделения в ущерб интересам всей компании.

Средства налаживания внутренних коммуникаций

Теперь рассмотрим основные средства налаживания внутренних коммуникаций.

ERP-система

ERP-система — это, прежде всего, корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации учета и управления. ERP-системы строятся по модульному принципу (например, CRM-система управления взаимоотношениями с клиентами; HRM-система управления персоналом; SCM-системы управления поставками, финансового, управленческого, бухгалтерского учета, контроля качества, электронного документооборота и т.д.). ERP-система в той или иной степени охватывает все ключевые процессы деятельности компании. Она заменяет разрозненные компьютерные системы управления финансами, логистикой, складом, человеческими ресурсами, производством и т.д., интегрируя функции всех подразделений и отделов компании в единую унифицированную компьютерную систему, которая работает с одной информационной базой.

Всю корпоративную бизнес-информацию получают сотрудники, имеющие соответствующий доступ, а подразделения компании (включая удаленные) могут легко и быстро обмениваться сведениями. Если ERP-система адаптирована к нуждам организации, а сотрудники обучены работе с ней и готовы к изменениям, связанным с ее внедрением, организация может получить большую отдачу от ее использования. Дело в том, что система не только автоматизирует процедуры, образующие бизнес-процессы, но и обеспечивает безопасность компании в условиях внешних и внутренних воздействий благодаря ограничению доступа. ERP-система препятствует утечке информации, промышленному шпионажу, делая управленческий учет «прозрачным».

Интранет

Внутрикорпоративная сеть — интранет — является современным средством налаживания

внутренних коммуникаций между подразделениями (включая удаленные структуры) и отдельными сотрудниками, быстрого обмена информацией о новостях компании. Внутрикорпоративная сеть может содержать различные разделы, электронные доски объявлений, фотографии, картинки, видео- и аудио-материалы, специальные файлы, анкеты, тесты, электронные журналы, форумы, бюллетени новостей и т.п. Система позволяет сохранять и обрабатывать полученные данные, однако к ней имеют доступ только сотрудники компании, что обеспечивает возможность размещения конфиденциальной информации. Интранет может стать главным внутрикорпоративным коммуникативным ресурсом, также он помогает решить многие коммуникационные и HR-задачи.

Один из наиболее доступных методов внутренних коммуникаций — электронная рассылка новостей. Она создается для информирования сотрудников о значимых событиях, приказах и распоряжениях руководства. Для рассылок используют базу данных сотрудников (с электронными адресами) и составляют списки, включающие работников удаленных подразделений.

Формирование корпоративной культуры

Формирование корпоративной культуры— это не только проведение корпоративных праздников, торжественных и спортивных мероприятий, но и внедрение корпоративных стандартов, традиций (события, связанные с этапами развития компании, награждения победителей памятными подарками, командообразующие тренинги, совместные выезды на природу, семинары по обмену опытом, партнерские программы). Подобные мероприятия служат сплочению коллектива и формированию корпоративной культуры, а также помогают наладить неформальное общение, позволяют сотрудникам хорошо узнать друг друга. Это приводит к улучшению взаимопонимания между работниками разных подразделений и развитию горизонтальных каналов коммуникации, а значит, положительным образом сказывается на работе всех сотрудников компании.

Отдельно необходимо отметить командообразующие мероприятия:

- teambuilding — мероприятия, направленные на знакомство, сплочение, осознание каждым своей роли в команде, разработку методов работы в кризисных ситуациях, выбор оптимальных методов мотивации;

- teamspirit — мероприятия, направленные на выработку единых целей и задач, поднятие корпоративного духа и повышение кредита доверия персонала к компании и ее руководству.

Система управления знаниями

Система управления знаниями (KnowledgeManagement) играет важную роль в менеджменте коммуникаций. Она включает в себя создание корпоративной электронной библиотеки и накапливание базы знаний, разработку программ дистанционного обучения сотрудников, набор профессиональных тестов для самостоятельной проверки знаний работниками, размещение информации о программах корпоративного обучения, стажировках, программах ротации кадров, конференциях, семинарах, профессиональных онлайн-форумах. Цель такой работы — формирование у персонала потребности в повышении квалификации и получении новых знаний, привлечение его к выработке идей и рациональных предложений, передача опыта (разработка кейсов, специальных заданий, проведение конкурсов, программы наставничества, кружки качества, семинары по обмену опытом и т.п.). Это будет способствовать созданию системы приобретения сотрудниками необходимых знаний, навыков, обмену опытом и постепенной трансформации компании в самообучающуюся организацию.