2.5. Документи первинного обліку у правоохоронних органах та судах

Характеристика ознак об’єктів статистичного спостере­ження правової статистики відображається в показниках, закладених у документах первинного обліку органів внутрішніх справ, прокуратури, юстиції та судів.

Чітка організація первинного обліку є необхідною умовою для складання статистичних звітів щодо злочинності, судимості, адмі­ністративних правопорушень, діяльності органів внутрішніх справ, прокуратури, юстиції та судів.

З метою приведення у відповідність з чинним законодавством України системи обліку злочинів, осіб, які їх учинили, криміналь­них справ, а також удосконалення інформаційного забезпечення діяльності правоохоронних органів спільним наказом Генеральної прокуратури, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки, Дер- жавної податкової адміністрації та Міністерства юстиції України від 26.03.2002 № 20/84/293/126/18/5 затверджено та введено в дію з 1 квітня 2002 року інструкції «Про єдиний облік злочинів» та «Про порядок заповнення та подання документів первинного облі- ку злочинів, осіб, які їх учинили, руху кримінальних справ».

Єдиний облік злочинів полягає в первинному обліку, реєстрації та введенні у статистичну звітність виявлених злочинів і осіб, які їх учинили.

Єдина система обліку злочинів та осіб, які їх учинили, визначає такі форми облікових документів:

• статистична картка на виявлений злочин (форма № 1);

• статистична картка про наслідки розслідування злочину (фор­ма № 1.1);

• статистична картка про результати відшкодування матеріаль­них збитків та вилучення предметів злочинної діяльності (фор- ма № 1.2);

• статистична картка на особу, яка вчинила злочин (форма № 2);

• статистична картка про рух кримінальної справи (форма № 3);

• статистична картка на злочин, за вчинення якого особі пред’явлено обвинувачення (форма № 4);

• довідка про наслідки розгляду кримінальної справи судом (фор­ма № 6).

Правила єдиного обліку злочинів поширюються на органи про­куратури (включаючи й військові прокуратури), органи внутріш­ніх справ, податкової міліції, Служби безпеки України.

Статистична картка на виявлений злочин за формою № 1 є під­ставою для реєстрації і взяття на облік за територіальним принципом кожного злочину, що став у звітному періоді відомим прокурору, слідчому або працівнику дізнання, незалежно від того, коли цей злочин учинено і встановлено чи не встановлено осіб, які його вчинили.

Злочин вважається обліковим, коли його поставлено на центра­лізований облік в обліково-реєстраційному підрозділі і включено до статистичної звітності.

Картка форми № 1 може бути основною (складається на зло­чин, виявлений уперше) та додатковою (складається з метою вне­сення в облік і звітність необхідних змін про раніше вчинений зло­чин та його наслідки). Додатковою слід вважати також картку, яка складається на виявлений у ході розслідування за основною спра­вою інший, раніше не зареєстрований злочин, якщо розслідування об’єднано в одній справі.

Основна картка складається у випадках:

• порушення кримінальної справи;

• направлення справи прокурором відповідно до ст. 430 КПК України;

• звільнення особи, що вчинила злочин, у разі направлення справи (матеріалу) до суду від кримінальної відповідальності вна- слідок акта амністії;

• прийняття до провадження кримінальної справи, порушеної судом, а також справи, що надійшла зі Служби безпеки України, підрозділів податкової міліції і військової прокуратури або навпаки;

• прийняття до провадження кримінальної справи, що надійшла в установленому законом порядку за територіальною підслідністю з органів прокуратури або внутрішніх справ інших областей, АР Крим, інших держав, за місцем учинення злочину або УМВС на транспорті, якщо злочин, розслідуваний у даному звітному періоді, раніше був зареєстрований і постав- лений на облік;

• виділення справи про злочин з іншої кримінальної справи.

Додаткова картка складається у випадках:

• приєднання до розслідуваної справи іншої справи або матеріалу про інший, раніше не зареєстрований злочин;

• виявлення у ході розслідування справи про основний злочин додаткового, раніше не зареєстрованого злочину, якщо розслідування об’єднано в одній справі;

• поновлення провадження за раніше закритою кримінальною справою, із зняттям злочину з обліку;

• перекваліфікації під час розслідування вчиненого діяння з менш тяжкого на більш тяжкий злочин, із більш тяжкого на менш тяжкий злочин;

• необхідності повного відображення у звітності кількості осіб, які загинули в результаті вчиненого злочину, якщо хто-небудь із потерпілих помер у процесі розслідування кримінальної справи, після її порушення.

У п. 10 і 12 картки зазначається дата (день і час) учинення злочину, подія злочину, місце і спосіб його вчинення, характерні особливості, прізвища та ініціали потерпілих, наслідки злочину, дані про осіб, які вчинили злочин.

У п. 8 картки мають зазначатися відомості про попередження злочину (за наявності незакінченого злочину).

У п. 22 картки зазначається облік злочинів, учинених у громадських місцях та на вулицях.

Відомості про потерпілих відмічаються у розділі 2 картки в п. 32—39. Підставою для заповнення розділу 2 є постанова у кримі­нальній справі про визнання особи, якій злочином заподіяно мораль- ну, фізичну або майнову шкоду, потерпілою (ст. 49 КПК України).

У п. 32 показується загальна кількість потерпілих. Якщо віднос­но одного потерпілого вчинено два або більше злочинів, об’єдна­них в одній кримінальній справі, то облік потерпілого здійснюєть­ся один раз у картці за злочином, який передбачає більшу міру покарання.

Статистична картка про наслідки розслідування злочину (ф. № 1.1) є підставою для відображення в обліку і звітності відомостей про наслідки розслідування злочинів:

• для обліку злочину, коли вона подається за закінченою розслідуванням справою, одночасно зі статкарткою ф. № 2 на особу, яка вчинила злочин;

• для обліку злочину, коли вона подається у разі винесення постанови про зупинення слідства за не розшуком або не встановленням особи, яка підлягає притягненню як обвинувачений та захворювання обвинуваченого;

• для зняття злочину з обліку, коли вона подається у разі закриття справи за відсутністю події, складу злочину або за інших підстав, що виключають оцінку діяння як злочинного.

Статистична картка ф. № 1.1 може бути тільки основною.

Картки ф. № 1.1 на злочини у багатоепізодних кримінальних справах складаються на кожний зареєстрований у ній злочин із зазначенням у п. 4 порядкового номера злочину у справі. По об’єд­наних кримінальних справах картки складаються на кожний злочин у такій справі і за тим номером справи, яка була приєднана до тієї, що розслідується.

Для відображення в обліку і статистичній звітності даних про закінчені провадженням злочини у картці ф. № 1.1 робляться відповідні позначки в одному із п. 18.01—18.10 з одночасним поданням картки ф. № 2 на особу, яка вчинила злочин.

Відомості про злочини, кримінальні справи за якими зупинені за п. 1, 2, 3, ст. 206 КПК України (коли місцезнаходження обвинуваченого невідоме або коли не встановлено особу, яка вчинила злочин, або коли психічне, інше тяжке захворювання обвинуваченого перешкоджає закінченню провадження у справі), формуються на підставі карток первинного обліку злочинів ф. № 1.1.

У разі винесення постанови про зупинення слідства за вказаними підставами особа, яка веде розслідування кримінальної справи, того самого дня складає і підписує статистичні картки ф. № 1.1 і 3, в яких відображаються відповідні дані про прийняте рішення щодо злочину у справі.

Упродовж доби картки ф. № 1.1 і 3 про зупинення слідства на підставі п. 1, 2, 3 ст. 206 КПК мають бути подані прокуророві для підписання і передання їх працівникові обліково-статистичної роботи. Серед зупинених ураховується злочин, справу за яким уперше зупинено в даному звітному періоді, незалежно від часу порушення кримінальної справи і часу реєстрації даного злочину.

Для відображення в обліку і статистичній звітності даних про зупинені злочини в картці за ф. № 1.1 робляться відповідні позначки в п. 18.27 або 18.28, або 18.29 з одночасним поданням картки ф. № 3 про прийняте рішення по кримінальній справі.

Для відображення в обліку і статистичній звітності знятого з обліку злочину за відсутністю події, складу злочину або з інших підстав, зазначених у законі, у картці ф. № 1.1 робляться відповідні позначки в одному з п. 18.11—18.22 або 18.23.

У п. 13 картки ф. № 1.1 та у п. 37 картки ф. № 2 зазначається облік злочинів, учинених у стані алкогольного, наркотичного, психо- тропного або токсичного сп’яніння.

Злочином, учиненим у стані алкогольного, наркотичного, психотропного або іншого токсичного сп’яніння слід вважати:

а) коли особа, яка вчинила злочин, затримана безпосередньо на місці його скоєння або неподалік, у встановлений термін була піддана медичному огляду і є висновок медичної установи про стан сп’яніння;

б) коли це підтверджується матеріалами розслідування кримінальної справи.

Відомості про матеріальні збитки та їх відшкодування, вилучення предметів злочинної діяльності відображаються у статис­тичній картці ф. № 1.2 всіма органами розслідування щодо кожного злочину, за наслідком якого заподіяно матеріальні збитки або вилучено предмети злочинної діяльності за справами, закінченими розслідуванням, направленими до суду відповідно до статей 232, 430 КПК України та направленими до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності за п. 4 ст. 6, статей 7, 7-2, 8, 9, 10, 11-1 КПК України або закриття справи щодо померлого обвинуваченого на підставі п. 8 ст. 6 КПК України.

Статистична картка ф. № 1.2 виставляється як додаток до статистичної картки ф. № 1.1.

Статистична картка на особу, яка вчинила злочин, ф. № 2 є підставою для реєстрації і постановки на облік таких осіб і відображення у статистичній звітності показників, що характеризують осіб, які вчинили злочини.

Картка ф. № 2 може бути тільки основною. Вона складається у випадках, коли щодо винних осіб приймається одне з таких процесуальних рішень:

а) прокурором затверджено обвинувальний висновок і кримінальну справу направлено до суду (ст. 232 КПК);

б) прокурором складено обвинувальний висновок і криміналь­ну справу направлено до суду відповідно до ст. 430 КПК;

в) кримінальну справу закрито щодо померлого обвинуваченого (п. 8 ст. 6 КПК) або направлено до суду для вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності за однією з таких підстав:

• унаслідок акта амністії (п. 4 ст. 6 КПК);

• унаслідок зміни обставин (ст. 7 КПК);

• у зв’язку з дійовим каяттям (ст. 7-2 КПК);

• у зв’язку з примиренням обвинуваченого з потерпілим, із застосуванням до неповнолітнього примусових заходів виховного характеру, з передачею особи на поруки (ст. 8, 9, 10 КПК);

• із закінченням строків давності (ст. 11-1 КПК).

Якщо особа вчинила кілька злочинів, то на неї складається одна картка за ф. № 2, де вказуються в п. 23—26 усі статті КК України, за якими висунуто обвинувачення. У цьому випадку особа, яка вчинила злочин, має бути відображена у звітності за злочином, який передбачає більшу міру покарання.

Заповнюючи картки на осіб, які вчинили злочини, слід керуватися такими правилами:

• відомості про вік злочинця показуються в повних роках;

• відомості про працездатних осіб (16 років і більше), які не працюють і не навчаються, показуються в усіх випадках, коли вони до моменту вчинення злочину ніде не працювали і не на- вчались, незалежно від того, скільки часу минуло з моменту залишення ними (їх звільнення) останнього місця роботи або навчання. Серед непрацюючих не слід вказувати пенсіонерів, у тому чис­лі інвалідів, осіб пенсійного віку, безробітних, домашніх господа­рок, вагітних жінок та жінок, які перебувають у відпустці з догля­ду за дитиною;

• серед осіб, які вчинили злочини, враховуються всі особи, які раніше скоїли злочини, незалежно від того, були вони засуджені чи звільнені від кримінальної відповідальності на підставі статей 7, 7-2, 8, 9, 10 КПК, а також незалежно від того, погашено чи знято з них судимість, або закривались щодо них справи п. 4 ст. 6, 11-1 КПК внаслідок акта амністії та із закінченням строків давнос­ті. З цієї категорії виділяються особи, щодо яких згідно із законом судимість не знято і не погашено.

У разі винесення судом виправдувального вироку або закриття кримінальних справ за п. 1, 2, 5, 6, 7, 9, 10, і 11 ст. 6, статей 7-3, 100, 421 КПК особи по цих справах знімаються з обліку.

Статистична картка про рух кримінальної справи (ф. № 3) є підставою для відображення в обліку і звітності даних про рух кримінальних справ у процесі розслідування.

Картка складається після прийняття за кримінальною справою (матеріалом) одного із таких рішень:

а) про порушення кримінальної справи;

б) про передання кримінальної справи за підслідністю згідно зі ст. 112 КПК та ч. 2 ст. 104 і ст. 109 КПК або за територіальністю відповідно до ст. 116 КПК України;

в) про об’єднання кримінальних справ згідно зі ст. 26 КПК;

г) про виділення із кримінальної справи іншої справи у само- стійне провадження відповідно до статті 26 КПК;

д) про прийняття кримінальної справи до провадження: після скасування прокурором постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, за постановою або ухвалою суду, у разі передання справи з іншого органу, після повернення справи для додат­кового розслідування та після відновлення слідства в закритій або зупиненій справі та в інших випадках;

е) про направлення до суду та закриття справи;

є) про зупинення кримінальної справи за однією з трьох під- став, указаних у ст. 206 КПК;

ж) про продовження строку розслідування кримінальної справи відповідно до статей 108, 120 КПК;

з) про повернення справи на додаткове розслідування прокурором або судом будь-якої інстанції;

и) про відновлення слідства за раніше закритою кримінальною справою відповідно до ст. 216 КПК;

і) про відновлення слідства за раніше зупиненою справою за п. 1, 2, 3 ст. 206 КПК;

й) при пред’явленні для ознайомлення матеріалів справи обвинуваченому та його захиснику.

У випадках виділення з кримінальної справи в окреме провадження справи відповідно ст. 26 КПК України одночасно зі статистичною карткою за ф. № 3 складається і подається основна картка за ф. № 1 для взяття злочину на облік (якщо раніше цей злочин був знятий з обліку) за правилами, викладеними вище.

У випадках прийняття до провадження кримінальної справи після повернення її на додаткове розслідування із суду будь-якої інстанції, якщо вона раніше направлялась до суду в поточному році, складається статистична картка за ф. № 3. Усі злочини по цій справі мають бути виключені з розслідуваних до моменту повторного закінчення справи.

Якщо у процесі додаткового розслідування як за справами поточного року, так і за справами попередніх років відбувається:

• перекваліфікація діянь з менш тяжких на більш тяжкі злочи­ни або з більш тяжких на менш тяжкі злочини;

• виявлення додаткових, раніше не зареєстрованих злочинів;

• зміна складу виявлених осіб, які вчинили злочини;

• зміна у розкритті злочинів тощо — то згідно з установленими Інструкцією (про порядок заповнення та подання документів первинного обліку злочинів, осіб, які їх учинили, руху криміналь- них справ) правилами за наслідками додаткового розслідування складаються і направляються до обліково-реєстраційного підрозділу відповідні документи первинного обліку.

Облік злочинів, за вчинення яких особам висунуто обвинувачення, здійснюється на підставі статистичної картки ф. № 4. Картка заповнюється особою, яка провадить розслідування кримі­нальної справи після висунення обвинувачення в порядку ст. 140 КПК України особі (особам), щодо якої винесено постанову про притягнення як обвинуваченого за даними злочинами. Картка скла­дається на кожний злочин.

До обліку приймаються тільки ті злочини, за вчинення яких особам висунуто обвинувачення, що вказано в постанові про при­тягнення як обвинуваченого.

У разі винесення постанови про притягнення особи як обвинуваченої, місце перебування якої не встановлено, статистична картка ф. № 4 не складається. У разі зупинення досудового слідства за такими справами на підставі п. 1 ст. 206 КПК Украї­ни особа, яка провадить розслідування, зобов’язана скласти карт- ки ф. № 1.1 і 3.

Статистичну картку ф. № 4 підписує прокурор (заступник прокурора) за умови представлення до прокуратури згідно зі ст. 132 КПК України копії постанови про висунення особі обвинувачення та коли впевниться, що справді за злочином висунено обвинувачення в його вчиненні вказаній у картці особі (особам).

Прокурор або його заступник крім підпису на статистичній картці ф. № 4 повинен ставити печатку прокуратури «Для пакетів». Обліково-реєстраційні підрозділи правоохоронних органів зобов’язані прийняти для обліку статистичні картки ф. № 4 тільки з розбірливим підписом прокурора або його заступника і печаткою прокурора «Для пакетів». У разі неналежного оформлення картки ф. № 4 або з нерозбірливим підписом прокурора (заступника прокурора) необхідно з’ясувати у відповідній прокуратурі її достовірність.

Зняття з обліку злочинів, за якими особам висунено обвинувачення, здійснюється на підставі статистичних карток ф. № 1.1 і 3, коли вони подаються у випадках закриття справи за відсутністю події, складу злочину або за інших підстав, що виключають оцінку діяння як злочинного, а також зупинення за п. 3 ст. 206 КПК України.

Первинний облік у судах усіх рівнів ґрунтується на статистич­них картках та відповідних журналах обліку правопорушень. У су­дах першої, касаційної та наглядової інстанції ведуться обліково-статистичні картки на кримінальну справу, на підсудного, на спра­ву про адміністративне правопорушення, на справу в порядку ви­конання вироку, ухвали, постанови. Крім карток у судах заповнюються журнали обліку кримінальних та цивільних справ, а також адміністративних правопорушень.

Обліково-статистична картка на кримінальну справу за ф. № 3 (додаток 9) поділяється на дві частини і містить відомості, з одного боку, про суть кримінальної справи, що надійшла до суду, строки її розгляду, провадження в касаційній інстанції, а з другого боку, про обвинуваченого, суть злочину, вирок, потерпілих та завдані матеріальні і моральні збитки. Підставою для відображення в облі­ку та звітності про злочинність результатів розгляду криміналь- ної справи судом є Довідка про наслідки розгляду справи судом за ф. № 6 (додаток 7).

При направленні прокурору кримінальної справи з подальшим її переданням до суду слідчий заповнює п. 1—14 довідки за ф. № 6 на кожного обвинуваченого і приєднує їх до справи.

Після набрання вироком, постановою про закриття справи, постановою (ухвалою) про застосування примусових заходів медичного характеру законної сили секретар суду заповнює відповідні пункти про результати розгляду справи та подає на підпис судді. Перевіривши достовірність результатів розгляду справи, суд­дя підписує дану довідку.

Зазначені довідки за всіма розглянутими справами, у тому чис­лі розслідуваними прокурором або слідчим прокуратури, повертаються судами із супровідними листами (під розписку або надсилаються листом на замовлення) у правоохоронні органи за місцем проведення слідства не пізніше 5-ти робочих днів з дня набрання рішенням суду (вироком, постановою, ухвалою) законної сили чи повернення справи після розгляду судом апеляційної інстанції (касаційної інстанції — у випадку винесення вироку апеляційним судом).

У разі одержання із суду довідки за ф. № 6 працівник з обліково-статистичної роботи органу вносить відомості про судимість у журнал обліку злочинів і не пізніше трьох робочих днів з дня надходження довідок пересилає їх до обліково-реєстрацій­ного підрозділу для використання цих документів у статистичному і оперативно-довідковому обліку осіб, які вчинили злочини.

Первинним документом для складання статистичних звітів за вироками (постановами, ухвалами) суду, які набрали законної си­ли, порядок роботи з ними від моменту заповнення до передання їх до архіву є статистична картка на підсудного (обвинуваченого) (далі — статкартка), (додаток 8).

Статкартка даної форми заповнюється тільки стосовно осіб, які після набрання вироком (постановою, ухвалою) законної сили будуть обліковуватися за статтею КК України в редакції 2001 року.

Статкартка заповнюється тільки стосовно осіб, щодо яких до суду на розгляд надійшли кримінальні справи з обвинувальними висновками або з постановами про застосування примусових заходів медичного характеру чи стосовно яких судом порушено кримінальну справу в порядку, визначеному ст. 27 Кримінально-процесуального кодексу України.

Суддя, який головує в судовому засіданні, особисто заповнює статкартку на засудженого; виправданого; особу, справу стосовно якої закрито; особу, визнану неосудною, до якої застосовано при­мусові заходи медичного характеру.

На кожного підсудного (обвинуваченого) заповнюється окрема статкартка.

Статкартка складається з п’яти розділів:

I. «Відомості про підсудного (обвинуваченого) на момент учи­нення злочину».

II. «Відомості про злочин».

ІII. «Відомості про вирок (ухвалу, постанову) суду».

IV. «Відомості про результати розгляду апеляції».

V. «Відомості про результати розгляду справи в касаційній інстанції».

У розділі II стисло викладається суть обвинувачення згідно з обвинувальним висновком, постановою про направлення справи до суду для вирішення питання про застосування примусових заходів медичного характеру чи постановою судді про порушення кримінальної справи у справах, що порушуються не інак- ше як за скаргою потерпілого. П. 15—22 заповнюються згідно з вироком (постановою, ухвалою) суду. Наприклад, у п. 15 група відображається як організована тільки в разі визнання її судом організованою.

У разі обвинувачення особи в учиненні кількох злочинів у п. 15—22 проставляються цифрові визначення, що відповідають злочинам, за які передбачена більш сувора міра пока- рання.

Розділ III заповнюється на підставі рішень місцевих, апеляційних та касаційного судів (касаційного — тільки в разі перевірки вироку, ухвали чи постанови апеляційного суду, винесених ним як судом першої інстанції, або перевірки вироку чи постанови апеляційного суду, винесених ним в апеляційному порядку), для чого введено додаткові квадрати, заповнюючи які, потрібно керуватися такими правилами:

• підсудний вважається виправданим тільки в разі повного його виправдання за всіма статтями висуненого обвинувачення;

• особа вважається такою, що справу стосовно неї закрито, тільки в разі закриття кримінальної справи за всіма статтями висуненого обвинувачення;

• у разі засудження особи за кількома статтями в п. 24 «в» вона обліковується за тією статтею КК України в редакції 2001 року, санкція якої передбачає більш сувору міру покарання;

Розділи IV і V заповнюються в разі надходження апеляції чи касаційної скарги або касаційного подання.

Місцеві суди щомісяця до 10-го числа направляють до територіального управління ДСА (військові місцеві суди — військовим апеляційним судам регіонів, Військово-Морських сил) для обробки статкартки на підсудних (обвинувачених), вироки щодо яких набрали законної сили. За останній місяць перед звітним періодом статкартки надходять двічі — перший раз — до 20-го числа, другий — разом зі звітом про розгляд місцевими судами кримінальних справ.

Обліково-статистична картка на цивільну справу за ф. № 5 (додаток 10) заводиться в день надходження до суду позову, а далі в ній відображаються процесуальні дії, строк і наслідки роз- гляду позову, оскарження в касаційній інстанції. Друга половина картки містить відомості про сторони в цивільному процесі: пози­вача і відповідача, ухвалу суду, надходження до виконання, розгляд за протестом у наглядовій інстанції.

Обліково-статистична картка на справу про адміністративне правопорушення за ф. № 7 (додаток 11) заповнюється на кожну особу і відображає демографічні характеристики правопорушника, місце роботи, характер правопорушення, суму заподіяних збитків, результати розгляду справи та її наслідки для правопорушника.

Обліково-статистична картка на справу в порядку виконання вироку, ухвали, постанови за ф. № 9 (додаток 12) також заповнюється на кожну особу залежно від результатів зміни судового рішення. У ній подається характеристика підсудного, яким судом і коли був засуджений, за якою статтею Кримінального кодексу, до якої міри покарання, чи має минулу судимість, ким порушено питання про перегляд справи і результати розгляду.

Окремо обліковуються неповнолітні правопорушники. Наприклад, в обліково-статистичній картці на неповнолітнього, до якого застосовано примусові заходи виховного характеру за ф. № 11 (додаток 13) у разі винесення ухвали про закриття кримінальної справи у суді. Картка поділяється на дві частини, в одній з яких відображаються відомості про строк і результати розгляду справи, а в другій — про особу неповнолітнього та потерпілих.

В обліково-статистичних картках на кримінальну касаційну справу за ф. № 27 (додаток 14) та на цивільну касаційну справу за ф. № 28 (додаток 15) фіксуються такі відомості: підстава для провадження в касаційній інстанції, рух справи і наслідки її розгляду касаційною інстанцією.

У наглядовій інстанції судів реєструються справи і скарги, витребувані в порядку нагляду, та справи, які надійшли до розгляду за протестом. На такі справи і скарги заповнюються обліково-статистичні картки на кримінальну наглядову справу за ф. № 33 (додаток 16) та на цивільну наглядову справу за ф. № 35 (дода- ток 17), де містяться дані про справу, засуджених або позивачів та відповідачів, наслідки розгляду справи порядком нагляду.

У нотаріальних установах статистичне спостереження здійснюється у списковій формі. Усі нотаріальні дії чітко фіксуються у спеціальних журналах. Найважливішим документом, який веде кожний нотаріус, є журнал реєстрації нотаріальних дій. У ньому чітко відображається дата, реєстраційний номер та вид нотаріаль­ної дії. Правильність ведення цього журналу контролюється управ­ліннями юстиції, а тому під час його заповнення слід дотримуватися таких правил:

• чіткого встановлення дати нотаріальної дії;

• чіткої нумерації сторінок та нотаріальних дій;

• обов’язковості підпису кожної особи, за участю якої відбула­ся нотаріальна дія.

Важливими документами є також журнали вхідної та вихідної інформації. Саме завдяки журналу реєстрації вхідної кореспонденції можна встановити, які документи надійшли до нотаріу­са, що мають певне юридичне значення для здійснення нотаріаль­них дій, та чи був нотаріус поінформований важливою інформацією для вчинення нотаріальних дій.

Журнал вихідної кореспонденції є важливим свідченням повноти і правильності ведення документації. Наприклад, чи було відправлено запит до якогось органу для отримання необхідного документа (довідки про відсутність заборони чи іншого); чи було поінформовано органи опіки щодо договорів відчуження нерухомого майна, що належать неповнолітнім; чи надіслано усю інформацію до управління юстиції, інформаційного центру або інших юридичних та фізичних осіб.

Ведеться також «Журнал обліку спадкових справ», який відображає, де і коли вчинялися спадкові нотаріальні дії, кому видане свідоц- тво про спадщину і т. ін., та «Журнал обліку накладених заборон», з якого чітко можна побачити, за які саме дії було накладено заборони.

Отже, належна організація первинного обліку нотаріальних дій є певною гарантією забезпечення конституційних прав і інтересів окремих громадян і юридичних осіб, а також контролю за діяльністю нотаріальних установ.