9.4. Модель процесу контролю поведінки працівників.

Методи оцінки виконання

1. Поняття про систему МАРС

2. Методи оцінки виконання

1. Поняття про систему МАРС. У процесі розробки системи контролю і виміру результатів діяльності працівників зазвичай беруть за основу вже чинну систему – МАРС.

МАРС – це абревіатура чотирьох основних складових цієї системи – маяки, активність, розміреність і своєчасність.

Маяки – визначення контрольних точок.

Кожне завдання має початковий момент, кінцевий, а також моменти між ними, призначені для контролю процесу виконання. Маяки – це контрольні точки, події або оцінки, що повідомляють вам і вашим працівникам, наскільки далеко ви просунулися на шляху вирішення спільно визначеного завдання.

Припустимо, що ви вирішили закінчити підготовку проекту бюджету корпорації в тримісячний термін. Третій маяк, поставлений вами на шляху виконання завдання – це вимога подати проекти бюджету підрозділів їх керівниками не пізніше 1 червня. З одного боку, якщо в цей день при перевірці керівників підрозділів виявиться, що вони ще не подали проекти бюджету, ви швидко і недвозначно зрозумієте, що виконання завдання відстає від графіка. З іншого боку, якщо всі проекти бюджету будуть подані до 15 травня, знатимете, що виконання випереджає раніше встановлені терміни і ви зможете досягти заданої мети (підготувати проект бюджету корпорації) раніш, ніж це було намічено спочатку.

Активність – досягнення контрольних точок. Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, спрямовану на рух від одного встановле­ного для завдання маяка до іншого. Після того, як вони досягли другого маяка, для досягнення третьої контрольної позначки в підготовці проекту бюджету працівники повинні почати і завершити кілька різних дій. Для даного прикладу ці дії будуть виглядати так.

• Проаналізувати звіти з витрати засобів за минулий рік і визначити статті, що переходять на поточний, якщо вони є.

• Проаналізувати звіти з витрати засобів за поточний рік і визначити планові витрати до кінця року.

• Зустрітися з персоналом підрозділів для визначення витрат, передбачених на навчання, відрядження, а також капіталовкладень в основне устаткування на майбутній рік.

• Проаналізувати можливість розширення штатів, припинення постачань і підвищення цін для визначення розмірів непередбачених платежів.

• Створити електронну таблицю з проектом бюджету на основі даних, отриманих раніше.

• Роздрукувати проект бюджету і виконати повторну перевірку результа­тів вручну. Якщо необхідно, внести в нього виправлення і передрукувати.

• Подати проект бюджету керівникові відділення.

Кожна з цих дій просуває працівників поступово по шляху до досягнення встановленого третього маяка (закінчення проекту бюджету корпорації до 1-го червня) і, отже, робить внесок у загальний підсумок. При розробці плану виконання завдання неодмінно запишіть кожний з етапів. Це дасть змогу працівникам зосередитися, оскільки вони будуть точно знати, що повинні зробити для досягнення чергової контрольної позначки, як далеко просунулися на цьому шляху і скільки ще мають зробити.

Розміреність – послідовне виконання дій. Розміреність визначає, як установлені маяки і реально здійснювані дії співвідносяться між собою. Вона пропонує і вказує на правильну послідовність початих вами кроків, що приведуть до успішного й ефективного розв’язання завдань. Хоча послідовність дій не завжди має значення, але, як правило, не варто порушувати встановлений вами порядок.

Своєчасність – установлення тимчасових рамок. Необхідно підготувати графік, що передбачає терміни виконання кожної окремої дії у вирішенні всього завдання.

Застосування кожної з характеристик (маяків, активності, розміреності і своєчасності) дає змогу визначати завдання, які можна контролювати і вимірювати.

2. Методи оцінки виконання. Контроль за виробництвом має на меті виявлення відхилень від установлених планових завдань і календарних графіків виробництва, недоліків діяльності різних підрозділів і служб підприємства. Контроль повинний бути, по-перше, оперативним; по-друге, безупинним на всіх ланках основного виробничого процесу – від надходження в цехи сировини, матеріалів до складування готової продукції.

Склад і зміст робіт з контролю, періодичність його виконання розрізняють залежно від типів виробництва:

• в одиничному виробництві об’єктами контролю є графіки оперативної підготовки виробництва і терміни виконання найважливіших робіт з окремих замовлень. Стан запасів контролюється для комплектів на замовлення, підготовка виробництва – за особливо важливими позиціями;

• у серійному виробництві контролюється номенклатура, кількість і терміни випуску складальних одиниць, провідних деталей, стан складських запасів заготовок, деталей, ступінь комплектної забезпеченості складальних робіт. Контроль виконання планових завдань виконується позмінно, за календарними планами випуску деталей, за замовленням загалом. Запаси контролюються подетально і в групових комплектах;

• у масовому виробництві контролюються ритм роботи потокових ліній і запаси на всіх стадіях виробничого процесу. Контроль випуску виробів провадиться по годинах доби відповідно до ритму, запаси перевіряються подетально, суворо контролюється їх нестача.

Основну роль у підготовці інформації, необхідної для прийняття й обґрунтування рішень з регулювання виробничого процесу, відіграє аналіз, під час якого здійснюється всебічна оцінка функціонування об’єкта управління, аналізуються причини відхилень від запланованого рівня, виявляються виробничі резерви, визначаються можливі альтернативи управлінських рішень, використовуваних на етапі регулювання.

Оцінюють функціонування виробничої системи з допомогою техніко-економічних показників, що відтворюють ступінь ефективності використання окремих видів засобів, предметів праці і робочого часу. Розрізняють дві групи показників:

• показники, що характеризують кількість і якість виготовлюваної продукції (обсяг виробництва, рівень виконання планових завдань, питома вага продукції, прийнятої відділом технічного контролю з першого подання);

• показники, що свідчать про наявність і використання виробничих ресурсів (чисельність робітників, виробіток продукції на одного робітника, простої устаткування, коефіцієнт завантаження устаткування, собівартість продукції).

Завдання для самоконтролю

Творчо-пізнавальні завдання (відповідь: так, ні).

16. Контроль являє собою систему спостереження і перевірки відповідності процесу функціонування керованої підсистеми прийнятим рішенням, а також вироблення певних дій.

17. Попередній контроль використовується стосовно людського ресурсу (аналіз професійних знань і навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків, добір кваліфікованих людей), фінансового ресурсу (складання бюджету), матеріального ресурсу (розробка стандартів мінімально припустимих рівнів якості, проведення перевірок).

18. Поточний контроль здійснюється безпосередньо у ході проведення робіт. Базується на вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи. Для здійснення контролю апарату управління необхідний зворотний зв'язок;

19. Одна з функцій поперечного контролю полягає в тому, що контроль дає керівництву інформацію, необхідну для планування, якщо аналогічні роботи передбачається проводити у майбутньому. Також сприяє мотивації, тому що вимірює досягнуту результативність.

20. Своєчасність контролю полягає не у винятково високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірів або оцінок, що адекватно відповідає контрольованому явищу.

21. Оскільки в контролі сховано багато побічних витрат, таких як витрати робочого часу і відволікання ресурсів, що могли б бути витрачені на рішення інших задач, то для того, щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливого прибутку в нього повинно бути високим.

22. Бюджети забезпечують базис для виконання передбачуваних робіт, що для кожного керівника може бути інструментом виміру фактичного виконання робіт, підтримуваного системою бухгалтерського обліку, відповідно до якої, у свою чергу, складаються звіти, що дозволяють порівняти очікуване виконання з фактичним.

23. Найкращий бюджет – гнучкий і без зайвих подробиць.

24. Бюджет – це звіт і він буде гарним тоді, коли будуть гарними дані, що входять у нього, а також коли в процесі складання бюджету ви використовуєте здоровий глузд.

25. Термін «операційна активність» характеризує систему планування діяльності підприємства.

26. Оскільки прибуток – основний результативний показник діяльності підприємства, важливо знати його залежність від двох попередніх – витрат та обсягу продукції.

27. Аудит, як незалежний фінансовий контроль, здійснюється на договірній основі спеціальними аудиторськими фірмами з метою встановлення відповідності фінансово-господарських операцій, обліку і звітності чинному законодавству, яке регулює економічно-правові відносини і діяльність господарюючих суб'єктів.

28. Діаграми Гантта відрізняє від інших їхня складність, тривалість підготовки і використання, а також висока вартість.

29. Управління запасами має два основні аспекти: забезпечення підприємства виробничими запасами для виготовлення необхідного продукту в достатній кількості, у визначені терміни та в потрібному місці; витрати на підтримання певного рівня запасів.

30. Один з основних способів його застосування методу АВС – сфера обслуговування.

Наукові завдання (замість крапок поставити за змістом слово чи словосполучення, які Ви вважаєте єдино правильними).

1. Сіткові графіки дуже добре ілюструють … перебігу подій.

2. Операційна діяльність щодо виготовлення продукції або на­дання послуг вважається врівноваженою, коли виручка від про­дажу цієї продукції (послуг), тобто дохід, дорівнює сукупним ви­тратам. Цей обсяг продукції ще називають …

3. ВВП-аналіз здійснюється в межах даної виробничої та організаційної структури підприємства, тобто стосується ….

4. ВВП-аналіз з'ясовує зв'язок між …, рівнем операційної активності та прибутком.

5. Правильний спосіб складання … – зібрати інформацію з усіх доступних джерел, розглянути і перевірити вірогідність цієї інформації, і потім, використовуючи ваш здоровий глузд, зробити припущення про те, що очікує вас у майбутньому.

6. Бюджет показує вам …, необхідні на оплату праці працівників, потреби в капіталі і ваші можливості, і інші ресурси.

7. Будь-який керівник, що здійснює … в організації, – від президента до бригадира повинен відверто обговорити зі своїми підлеглими, які значення очікуваних результатів будуть застосовуватися як стандарти в кожній галузі контролю.

8. Дисфункціональний ефект системи контролю складається у можливих … наслідках контролю – ненавмисних зривах в поведінці людей.

9. Якщо сумарні витрати на систему контролю перевершують створювані нею …, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або ж увести менш ретельний контроль.

10. Своєчасність контролю полягає не у винятково високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому … між проведенням вимірів або оцінок, що адекватно відповідає контрольованому явищу.

11. Щоб бути ефективним, контроль повинний бути … з іншими функціями керування.

12. Для того щоб контроль міг виконати свою задачу, тобто забезпечити досягнення … організації, він повинний володіти декількома важливими властивостями.

13. Одна з функцій заключного контролю полягає в тому, що контроль дає керівництву інформацію, необхідну для …, якщо аналогічні роботи передбачається проводити у майбутньому. Також сприяє мотивації, тому що вимірює досягнуту результативність.

14. Поточний контроль базується на вимірі фактичних …, отриманих після проведення роботи.

15. Попередній контроль здійснюється … робіт.

Лексико-семантичний диктант (дати точне визначення тому чи іншому поняттю, терміну).

1. Бюджет виробництва – це …

2. Бюджет продажу – це …

3. Бюджет оплати праці – це …

4. Заключний контроль – це …

5. Поточний контроль – це …

6. Попередній контроль – це …

7. Установлення стандартів – це …

8. Контроль – це …

9. Бюджет – це …

10. Точка беззбитковості –­ це …

11. Аудит – це …

12. Метод АВС – це …

13. XYZ –аналіз – це …

14. Якість продукції – це …

15. МАРС – ц е абревіатура …

Завдання на ерудицію (дати відповідь на певне наукове поняття).

1. Сукупність властивостей і характеристик продукту, що надають йому здатність задовольняти існуючі чи передбачувані потреби.

2. Ресурси, використовуються нерегулярно, величину їх споживання прогнозувати важко (метод – XYZ).

3. Група, що характеризується стабільною величиною споживання (наприклад, для сировини існують норми витрачання кожного її виду) та високою достовірністю прогнозу терміну споживання (метод – XYZ).

4. Ресурси, потреба в яких характеризується певними тенденціями (наприклад сезонними коливаннями) та середніми можливостями їх прогнозування (метод – XYZ).

5. Метод аналізу, згідно з яким запаси класифікуються залежно від характеру їх споживання та достовірності прогнозування змін в їх споживанні.

6. Метод, який дає змогу класифікувати матеріальні запаси відповідно до певного показника їх значущості.

7. Варіант методу критичного шляху, що використовується в тому випадку, коли час завершення окремих етапів проекту не може бути точно установлено.

8. Ревізія, перевірка діяльності підприємства, фірми.

9. Аналіз з'ясовує зв'язок між витратами, рівнем операційної активності та прибутком.

10. Прогноз, пророкування майбутнього, і він буде гарним тоді, коли будуть гарними дані, що входять у нього, а також коли в процесі складання його ви використовуєте здоровий глузд.

11. Підсумок розподілу фінансів, необхідних для виконання планів компанії.

12. Обґрунтовані припущення, що відбивають Ваші довгострокові плани і дозволяють вам діяти відповідно до цих планів.

13. Тенденція співробітників усіляко підкреслювати роботу в тих областях, де проводяться виміри, і зневажати тієї, де подібних вимірів не проводиться.

14. Точне визначення цілей, що повинні бути досягнуті у певний відрізок часу.

15. Процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей.

Запитання для самоконтролю

1. Яка роль контролю в управлінні?

2. Які основні типи контролю з погляду часу їхнього здійснення стосовно виконуваної роботи?

3. Що таке контроль з використанням зворотного зв'язку?

4. На які етапи розпадається процес контролю?

5. В чим складається взаємозв'язок між плануванням і контролем?

6. Чому менеджер повинний враховувати поведінкові аспекти контролю?

7. Чому формування бюджету настільки важливо для процесу управління?

8. У чим складаються відмітні характеристики стандартів застосовуваних для контролю?

9. Чому настільки важливо установити масштаб припустимих відхилень?

10. Чим характеризується ефективний контроль?

11. Який вид контролю найбільш ризикований при взаєминах зі службовцями фірми?

12. Поняття про систему МАРС

13. Методи оцінки виконання

14. Лінійні діаграми

15. Сітьові графіки

16. Метод програмної оцінки й аналізу (PERT)

17. Методи управління запасами

18. Інструменти контролю якості

19. Поняття бюджету

20. Типи бюджетів

21. Складання бюджету

22. Фінансовий аналізі і аудит

23. Сутність контролю

24. Аспекти контролю

25. Основні види контролю

26. Технологія контролю

27. Основні характеристики ефективної системи контролю.

28. Дисфункціональний ефект системи контролю

29. Рекомендації науки про поведінку щодо проведення ефективного контролю.

Тести