7.5. Сутність та процес організаційних змін

1. Визначення організаційних змін

2. Види змін в організаціях

3. Управління змінами

4. Подолання опору персоналу фірми змінам

1. Зміни в організаціях – це рішення керівництва змінити одну чи більше внутрішніх складових організації, що стосуються цілей, завдань, структури, технології, людського фактора й спричинені змінами в зовнішньому чи внутрішньому середовищі.

2. Для виживання організації керівництво повинне періодично оцінювати і змінювати свої цілі відповідно до змін зовнішнього середовища і самої організації. Часто необхідність змінювати цілі виявляється за допомогою системи контролю.

Структурні зміни – це зміни у системі розподілу повноважень і відповідальності, у координаційних і інтеграційних механізмах, управлінській ієрархії, ступені централізації. Це одна з найпоширеніших форм змін в організаціях. Зміни в технології стосуються впровадження нового обладнання (інновацій), зміни нормативів, характеру роботи. Зміни в персоналі передбачають модифікацію можливостей, установок чи поведінки співробітни­ків організації. Можуть охоплювати технічну підготовку, підготовку до міжособистісного або групового спілкування, підвищення кваліфікації, впровадження програм підвищення задоволеності роботою та якості трудового життя.

3. Модель управління організаційними змінами складається із шести етапів:

тиск і стимулювання. Керівництво має усвідомити необхідність змін під тиском таких зовнішніх факторів, як конкуренція, що зросла, зміни в економіці, поява нових нормативних актів, або внутрішніми факторами – такими як: зниження продуктивності, підвищені витрати, велика плинність кадрів, значна кількість скарг працівників;

посередництво і переорієнтація уваги. Може виникнути необхідність у посередницьких послугах, що повинні призвести до зміни орієнтації уваги вищого керівництва на внутрішні проблеми;

діагностика й усвідомлення. Керівництво збирає інформацію, визначає причини виникнення проблем. Визначення сфери проблеми веде до усвідомлення конкретних проблем;

знаходження нового рішення і розробка заходів щодо його виконання;

експеримент і виявлення. Звичайно організація проводить іспити планованих змін, виявляючи приховані труднощі перш ніж упроваджувати нововведення у великих масштабах;

підтвердження і згода. Ґрунтуючись на позитивних результатах, організація застосовує нові методи. Виникає необхідність мотивувати людей, щоб вони прийняли зміни.

4. Подолання опору персоналу фірми змінам. Люди чинять опір змінам з трьох основних причин:

• невизначеність – виникає, коли людина не інформована про наслідки змін;

• відчуття втрат. Люди вважають, що нововведення зменшать їх повноваження в прийнятті рішень, формальну чи неформальну владу, доступ до інформації;

• переконання, що зміни не принесуть очікуваних результатів.

Основні методи, з допомогою яких можна зменшити чи усунути опір, такі:

• поінформованість. Мається на увазі відкрите обговорення ідей і заходів, що допоможе співробітникам переконатися в необхідності змін до того, як вони будуть проведені;

• залучення підлеглих до ухвалення рішень. Дає можливість співробітникам, які можуть чинити опір, вільно висловити своє ставлення до нововведень;

• полегшення і підтримка – засоби, з допомогою яких співробітники краще адаптуються в новій ситуації. Можлива додаткова професійна підготовка і підвищення кваліфікації співробітників, щоб вони могли впоратися з новими вимогами;

• матеріальне і моральне стимулювання. Передбачає підвищення оплати праці, зобов’язання не звільняти співробітників та ін.;

• кооптація. Означає надання особі, що чинить опір, провідної ролі в прийнятті рішень про впровадження нововведень;

• маневрування – вибіркове використання інформації, наданої працівникам, складання чіткого графіка заходів;

• поетапність перетворень, що дає можливість поступового звикання до нових умов;

• примус, тобто погроза позбавити роботи, просування, підвищення професійної кваліфікації, заробітної плати, призначення на нову посаду.

Завдання для самоконтролю

Творчо-пізнавальні завдання (відповідь: так, ні).

1. Стосовно до управління функція організація являє собою процес закріплення варіантів поділу управлінської праці між персоналом фірми. принцип мети. Організація, її окремі ланки працюють в ім'я досягнення загальної цілі;

2. Принцип спеціалізації передбачає поглиблений поділ праці в апараті управління (відділи, бюро, групи, робочі місця та виконавці).

3. Принцип пропорційності передбачає оптимум між волею дій окремих працівників і адміністративних розпоряджень.

4. Принцип еластичності організації. передбачає дотримання певних пропорцій в апараті управління (чисельність, кваліфікація і т.п.

5. Систему управління необхідно будувати таким чином, щоб її елементи не піддавалися корінним змінам під впливом зовнішнього і внутрішнього середовища,

6. Принцип безупинного удосконалювання припускає необхідність систематичної організаційної роботи з удосконалювання процесу організації і реалізації рішень;

7. Принцип прямої співпідпорядкованості: менеджер має бути у змозі кваліфіковано забезпечити і проконтролювати роботу обмеженого числа підлеглих .

8. Принцип обсягу контролю: будь-який працівник повинний мати одного начальника.

9. Принцип виключення. Рішення повторюваного характеру зводять до рутинних, виконання яких доручається нижчестоящим управлінським ланкам.

10. Принцип пріоритету функцій. Необхідно забезпечувати найбільш правильне сполучення централізму і самостійності.

11. Принцип комбінування. Управлінська функція народжує орган управління, а не навпаки.

12. Принцип паралельності означає вимогу послідовного виконання операцій трудового процесу.

13. Децентралізовані організації – такі організації, у яких повноваження розподілені по нижчестоящих рівнях управління.

14. Централізація погіршує контроль і координацію спеціалізованих функцій, зменшує кількість і масштаби помилкових рішень, прийнятих менш досвідченими менеджерами.

15. Централізоване управління дозволяє більш ощадливо і легко використовувати досвід і знання персоналу центрального адміністративного органа.

Наукові завдання (замість крапок поставити за змістом слово чи словосполучення, які Ви вважаєте єдино правильними).

1. Вебер наголошував на тому, що правила, інструкції та процедури, які виправдали себе, мають служити основою для … рішень.

2. Організаційний розвиток являє собою довгострокову роботу з підвищення здатності організації … себе.

3. Можна мати владу, але не мати ….

4. Апаратні (штабні) структури пов’язані з … рішеннями штабу або якогось апарата, звичайно обмежені консультативно.

5. Функціональні … пропонують або забороняють які-небудь дії.

6. Вертикальна координація діяльності колективу (субординація, погодження функцій) діє зверху донизу по каналах … зв'язку.

7. Горизонтальна координація залежить від … людей, що знаходяться на одному і тому ж ієрархічному рівні.

8. Лінійна структура утворюється в результаті побудови апарата управління тільки з взаємопідпорядкованих органів у вигляді … градації.

9. Функціональна структура припускає, що кожен орган управління спеціалізований на виконанні окремих функцій на всіх … управління.

10. Лінійно-функціональна структура забезпечує такий поділ управлінської праці, при якому … ланки управління покликані командувати, а … – консультувати, допомагати в розробці конкретних питань і підготовці відповідних рішень, програм, планів.

11. Матрична структура являє собою сучасний ефективний тип організаційної структури управління, побудований за принципом … підпорядкування виконавців: з одного боку – безпосередньому керівнику функціональної служби, що надає персонал і технічну допомогу, з іншого боку – керівникові проекту (цільової програми), що наділений необхідними повноваженнями щодо здійснення процесу управління відповідно до запланованих термінів, ресурсів і якості.

12. Керівник … взаємодіє з двома групами підлеглих: з постійними членами проектної групи і з іншими працівниками функціональних відділів, що підпорядковані йому тимчасово і по обмеженому колу питань.

13. Потреба в застосуванні … структури виникла в зв'язку з різким збільшенням розмірів підприємств, диверсифікованістю їх діяльності, ускладненням технологічних процесів.

14. Оскільки структура управління складається з трьох основних елементів: 1) відділи, служби і працівники апарату управління; 2) зв'язки і відносини між ними; 3) конкретні … управління, то проектування нових структур або удосконалення існуючих мають здійснюватися раціоналізацією кожного з цих елементів.

15. Для виживання організації керівництво повинне періодично оцінювати і змінювати свої … відповідно до змін зовнішнього середовища і самої організації.

Лексико-семантичний диктант (дати точне визначення тому чи іншому поняттю, терміну).

1. Функціональні повноваження – це …

2. Рекомендаційні повноваження – це …

3. Організаційна структура – це …

4. Плоскі (горизонтальні) структури – це тип організації, якій притаманні…

5. Високі (вертикальні) структури – це тип організації, якій притаманні…

6. Норма керування – це…

7. Єдиноначальність – це …

8. Влада – це …

9. Повноваження – це …

10. Відповідальність – це …

11. Делегування – це …

12. Проектування робіт – це …

13. Організаційний розвиток – це …

14. Децентралізовані організації – це такі організації, в яких

15. Функція «організація» – це процес…

Завдання на ерудицію (дати відповідь на певне наукове поняття).

1. Тип організації, якій притаманні відносно висока норма управління і відносно невелике число рівнів ієрархії.

2. Тип організації, якій притаманні відносно низька норма управління і відносно велике число рівнів ієрархії.

3. Кількість працівників, якими безпосередньо управляє керівник.

4. Повноваження, які пропонують або забороняють які-небудь дії.

5. Права відхилення рішення лінійного керівництва, служать для зрівноважування влади і виключення помилок.

6. Повноваження експертів, аналітиків, помічників і т.п.

7. Один начальник на n підлеглих.

8. Реальна спроможність діяти і впливати на ситуацію.

9. Обмежені права використання п’ятьох видів ресурсів відповідно до документальних норм.

10. Обов’язковість виконання завдання, що закріплена документально і передбачає санкції за прорахунки і помилки.

11. Передача повноважень і відповідальності за виконання завдання.

12. Планові заходи, у яких задіяна організація, підрозділ, виробнича група, призначені для удосконалювання функціонування організації.

13. Довгострокову роботу з підвищення здатності організації обновляти себе, вирішувати виникаючі проблеми і швидко реагувати на зовнішні і внутрішні зміни.

14. Поглиблений поділ праці в апараті управління (відділи, бюро, групи, робочі місця та виконавці).

15. Процес закріплення варіантів поділу управлінської праці між персоналом фірми, побудова організаційної структури системи управління фірмою, створення в цілому працездатної фірми як системи, формування стійкої сукупності всіх сторін діяльності фірми (технічної, технологічної, економічної, фінансової).

Запитання для самоконтролю

1. Дайте характеристику підприємства як відкритої системи.

2. Охарактеризуйте виробничі фактори (входи у виробничий процес).

3. Які основні аспекти системної побудови підприємства? Дайте їх стислу характеристику.

4. У чому полягає функціональна структуризація підприємства?

5. Визначте критерії поділу виробничих підрозділів підприємства на основні та допоміжні (неосновні).

6. Яка послідовність дій при розробці організаційної структури?

7. Які основні ознаки раціональної бюрократії?

8. Які типи організаційних структур найбільше широко використовуються сьогодні?

9. Які потенційні проблеми закладені в бюрократичних структурах?

10. Сформулюйте відмінність органічних від механістичних структур.

11. Дайте короткі визначення проектної і матричної організації а також структури конгломератного типу.

12. Які характеристики дозволяють установити ступінь децентралізації?

13. У чому складаються відносні переваги централізованих і децентралізованих структур?

14. Що означає термін «інтеграція»?

15. Опишіть коротко різні методи інтеграції.

16. Менеджмент і організаційний розвиток

17. Делегуванні повноважень. Елементи процесу делегування. Типи повноважень.

18. Діапазон контролю. Фактори, які визначають діапазон контролю.

19. Висока та плоска структури управління.

20. Опишіть механізми координації.

21. Загальні поняття про організаційні структури фірми.

22. Лінійна структура управління. Переваги та недоліки.

23. Функціональна структура управління. Переваги та недоліки.

24. Лінійно-функціональна структура. Переваги та недоліки.

25. Матрична структура. Переваги та недоліки.

26. Дивізіональна структура. Переваги та недоліки.

27. Опишіть фактори формування оргструктур управління.

28. Сформулюйте визначення організаційних змін.

29. Опишіть види змін в організаціях

30. Охарактеризуйте систему управління змінами

31. Опишіть методи подолання опору персоналу фірми змінам

Тести

Виберіть одну правильну відповідь із наведених (альтернативний вибір).

1. Які основні аспекти розрізняють в організації ?

1.1. Упорядкованість та спрямованість.

1.2. Невідповідність систем до умов зовнішнього середовища.

1.3. Відповідність систем до умов внутрішнього середовища.

1.4. Підприємства, що діють на базі фінансової незалежності одне від одного.

1.5. Всі відповіді правильні

2. Як слід розуміти місію організації ?

2.1.Чітко виражена головна мета створення та функціонування.

2.2.Основні функції організації.

2.3.Основні завдання організації.

2.4. Мета діяльності.

2.5 Сфера діяльності.

3. Організаційна структура управління це:

3.1. Кількість функціональних підрозділів на підприємстві

3.2. Склад організаційно відокремлених підрозділів підприємства та зв'язки, що існують між ними.

3.3. Чисельність і методи впливу вищих керівників підприємства на структурні підрозділи.

3.4. Централізація управління.

3.5. Децентралізація управління.

4. Типами організаційних структур управління підприємством є:

4.1 лінійна;

4.2 виробнича;

4.3 адміністративна;

4.4 лінійно-штабна;

4.5 функціональна;

4.6 матрична;

4.7 об'єднана;

4.8 дивізіональна;

4.9 множинна.

5. Перевагами функціональної структури управління є:

а) безпосередній вплив на лінійних виконавців;

б) функціональний керівник несе повну відповідальність за окрему ділянку роботи;

в) можливість використання економічних методів управління;

г) зростання якості управлінських рішень;

д) незначна кількість організаційних підрозділів.

6. Недоліками лінійно-штабної структури управління є:

а) ріст числа і складності ділових зв'язків;

б) протиріччя в управлінських рішеннях;

в) ріст управлінських витрат;

г) зниження оперативності управління;

д) персональна відповідальність лінійного менеджера за прийняті рішення та їх виконання.

7. Наявність відділень є характерною для структури управління:

а) функціональної;

б) множинної;

в) дивізіональної;

г) матричної.

д) правильної відповіді немає.

8. Для бюрократичних організаційних структур характерними рисами є:

а) творчий підхід до праці, відсутність правил і норм поведінки персоналу;

б) високий рівень розподілу праці, розвинута ієрархія управління ланцюгом команд, наявність чисельних правил і норм поведінки персоналом;

в) Хаос в управлінні, відсутність поділу праці, як по вертикалі так і по горизонталі;

г) здатність швидко реагувати на зміни зовнішнього середовища легко пристосовуються до обставин що склалися.