Должностная инструкция бухгалтера-кассира

6. Взаимоотношения (служебные связи)

Должностные лица структурных подразделений, сторонние организации	Бухгалтер-кассир получает документы	Бухгалтер-кассир передает документы
Взаимоотношения с должностными лицами бухгалтерской службы
Главный бухгалтер	Приходные и расходные кассовые документы	Кассовые отчеты
Взаимоотношения с должностными лицами других структурных подразделений
Инспектор отдела кадров	Отчеты о расходовании бланков трудовых книжек	Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним
Взаимоотношения со сторонними организациями
Обслуживающий банк	Выписки по счетам и прилагаемые к ним документы Письменные разъяснения по вопросам взаимодействия с банком	Расчетно-платежные банковские документы Чеки на получение денежных средств и объявления на взнос наличными Сведения по вопросам работы с денежной наличностью

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Схема документооборота приведена на рис. 10.

Рис. 10. Организация документооборота в организации

Работники производственных подразделений (начальники цехов, мастера, кладовщики, табельщики) и функциональных служб (работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, бухгалтерии) заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по этому графику. С этой целью каждому исполнителю вручают выписку из графика документооборота. В ней перечисляются первичные документы, сроки их представления и подразделения, в которые их следует представить.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Извлечение из графика документооборота организации в виде перечня работ на разных стадиях документооборота (на примере расходного кассового ордера) приведено в табл. 15.

Таблица 15 График документооборота

(извлечение)

Наименование документа		Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
Создание документа	Количество экземпляров	1 (один)
	Ответственный за выписку	Бухгалтер-кассир
	Ответственный за оформление	Главный бухгалтер
	Ответственный за исполнение	Бухгалтер-кассир
	Срок исполнения	Ежедневно (до часов)
Проверка документа	Ответственный за проверку	Главный бухгалтер
	Кто представляет	Бухгалтер-кассир
	Порядок представления	При кассовом отчете
	Срок представления	Ежедневно (до часов)
Обработка документа	Кто исполняет	Главный бухгалтер
	Срок исполнения	Ежедневно (до часов)
Передача в архив организации	Кто исполняет	Главный бухгалтер
	Срок исполнения	По окончании года (до числа следующего месяца)

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

5.5. ТЕКУЩИЙ АРХИВ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Порядок текущего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета призван обеспечить быстроту и удобство поиска необходимого документа. Текущий архив основан на четкой классификации документов и системном формировании их в дела.

Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.

Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура Дел должна быть в каждом структурном подразделении, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.

Рассмотрим общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:

>• первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;

>• каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с №... по №... включительно) и количество листов; >• кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены;

X каждое дело должно быть снабжено заголовком. Заголовки дел должны быть краткими и точными, при их составлении необходимо учитывать сроки хранения документов. Сроки хранения устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, которые установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций (1989) с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой Российской Федерации и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 г.

Для большинства документов сроки хранения составляют не менее пяти лет (для некоторых — более пяти лет). Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело, На следующем этапе производится систематизация заголовков. Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре.

1. Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов

2. Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.)

3. Плановая и отчетная документация

4. Учетные регистры

5. Первичные документы

6. Переписка

Расположение дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.

Сформированная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Дела до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

Изъятие первичных учетных документов может производиться органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Закон РФ от 18.04.1991 № I026-I «О милиции» (далее — Закон «О милиции») (п. 33 ст. 11) разрешает также милиционерам участвовать в выездных налоговых проверках. По закону сотрудники ФСНЭП могут проводить проверки не только в сопровождении налоговых инспекторов, но и независимо от них (п. 35 ст. 11 Закона «О милиции»).

Основаниями для совместных проверок являются следующие:

• если проверка организована по инициативе милиции;

• если инспекторы обнаружили нарушения, проверить которые можно только с участием оперативников или специалистов-ревизоров из МВД России.

По Закону «О милиции» (п. 25 ст. 11) милиционеры вправе в присутствии двух понятых и представителя фирмы осмотреть помещения, опечатать их, изъять документы, образцы сырья и продукции, провести инвентаризацию, ревизию.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Для того чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома, например сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем они сдаются в архив организации. Если архив в структуре организации не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора в зависимости от сложившейся ситуации. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.