6.6. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

>• применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется по кредитовому признаку;

>• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

>• объединение в журналах-ордерах систематической и хронологической записей;

>• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций при помощи показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

>• сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета приведена на рис. 15.

Основными регистрами бухгалтерского учета в данном случае являются журналы-ордера - - свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов.

Журналы-ордера открывают на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов.

Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер.

Как правило, журналы-ордера имеют разную форму. В табл. 21 приведена форма журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса».

Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей.

Вспомогательные ведомости применяются в том случае, когда аналитические показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. Поэтому данные первичных документов сначала группируются в накопительных ведомостях, а полученные итоги затем переносятся в журналы-ордера.

Таблица 21 Журнал-ордер № 1 по кредиту счета «Касса» за февраль 2007 г.

№ п/п	Дата	С кредита счета «Касса» в дебет счетов
		51 Расчетный счет	70			71 Расчеты с Подотчетными лицами	и т.д.	Итого
			Зарплата за прошлый месяц	Аванс за текущий месяц	Прочие выплаты
1	05.02.07	30000	1 000 000			19825		1 049 825
2	20.02.07	40000		615 000				655 000
Итого		70 000	1 000 000	615000		19 825		1 704 825

Для каждого счета в составляемых журналах-ордерах указываются суммы всех хозяйственных операций, затрагивающих кредит этого счета, а также номера счетов, дебет которых изменился в результате этих операций (в этом и заключается сущность кредитового признака заполнения журналов-ордеров). Например, в рассматриваемом нами примере суммы, получаемые из графы «Расход» Кассовой книги, задействуют дебет различных счетов, но счет по кредиту у них одинаков — 50 «Касса». Следовательно, эти суммы будут учтены в журнале-ордере № 1 по счету 50 «Касса» в графах, соответствующих счетам, указанным в разд. «С кредита счета 50 в дебет счета № ...», согласно их корреспонденции.

Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления первичными документами, поэтому их систематическая запись в соответствующих журналах является одновременно и хронологической записью. Следовательно, необходимость ведения специальных хронологических регистров (например, регистрационного журнала) при данной форме учета отпадает.

Поскольку все учитываемые показатели записываются в журналах-ордерах в разрезе корреспондирующих счетов при этой форме учета отпадает необходимость в составлении мемориальных ордеров.

В конце месяца в журналах-ордерах подсчитывают вертикальные и горизонтальные итоги (общие суммы должны совпадать). Так как общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосредственно с документов, такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в котором синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно в карточках или отдельных книгах (например, в книгах по учету материалов, основных средств, готовой продукции).

Все журналы-ордера подписываются в конце месяца главным бухгалтером.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу (табл. 22) с соответствующего журнала-ордера, а обороты по дебету записывают в эту книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Таким образом, журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга:

X в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета;

>• в Главной книге — расшифровка дебетового оборота этого же счета.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Первичные документы хранятся отдельно от журналов-ордеров или вспомогательных ведомостей. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или одной ведомости, формируется отдельно. Внутри папки документы брошюруются по порядку их записи в журнале-ордере или ведомости. Документы одного месяца отделяются прокладками от документов другого месяца.

Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета относятся:

>• сложность и громоздкость построения журналов-ордеров;

>• ориентированность на ручную технику их заполнения.

От указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, основанная на использовании персональных компьютеров.

В настоящее время в связи с широким применением в бухгалтерской деятельности персональных компьютеров (ПК) разработано много вариантов автоматизации бухгалтерского учета, большинство из которых основано на применении рассмотренных выше ручных форм бухгалтерского учета.