5.2. Документирование хозяйственных операций Реквизиты документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Документ — любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

X номер документа;

> адрес организации;

>• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

>• другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

В качестве примера далее даны образцы заполнения первичных документов: приходного и расходного кассового ордера.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1. по форме — проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

1. арифметическая проверка — подсчет сумм;

3) по содержанию — проверяется законность совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Затем содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, рекомендуемых Минфином России или разработанных министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета. При этом на самом первичном документе делается отметка бухгалтера, исключающая возможность его повторного использования. Например, ставятся дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера.

Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача наличных денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» и указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.