Глава 5

Документация и инвентаризация

Изложенный в этой главе материал и приведенные примеры помогут вам разобраться с порядком оформления хозяйственных операций первичной бухгалтерской документацией, понять сущность, цели и порядок проведения инвентаризации.

Прочитав данную главу, вы сможете:

X охарактеризовать понятия «первичное наблюдение», «единица первичного наблюдения» и др.;

> понять важность организации первичного документирования хозяйственных операций;

>• назвать обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичных документах;

>• разобраться в классификации первичных учетных документов;

>• объяснить сущность, цели и порядок проведения инвентаризации.

5.1. Первичное наблюдение в учете. Носители первичной учетной информации

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

>• описывают факты хозяйственной деятельности;

>• фиксируют данные о них на материальных носителях;

>• сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения — факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Информационные сообщения о фактах хозяйственной деятельности поступают в бухгалтерию, например, в виде:

>• первичных и вторичных (сводных) документов;

>• сигналов регистрационных приборов и датчиков;

>• телеграфных, телефонных и других сообщений;

V различных машинных носителей информации.

Материальный носитель данных любой материальный предмет или способ, при помощи которого зафиксированы данные, содержащиеся в информационном сообщении. Материальные носители данных служат формой существования информационных сообщений.

В бухгалтерском учете к информационным сообщениям о первичном наблюдении фактов хозяйственной деятельности предъявляются особые требования. Способ их отражения на материальных носителях данных должен обеспечить юридическую доказательность и достоверность каждого информационного сообщения.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Правило, гласящее, что без документа нет записи на счетах, нарушаться не должно. Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.