Ділові засідання Роль засідань

Принцип колективізму, властивий на­шій соціальній системі, у процесі розвитку народного господарства все глибше проникає в сферу управління.

Колективне розв'язання поставлених завдань при­вчає працівників підходити до проблеми широко, по-державному, дивитись на явище очима інших, підвищує індивідуальну й колективну відповідальність за рішен­ня та, їх втілення в життя. Тому колективні ухвали, прийняті на нарадах, засіданнях, конференціях,— це не лише одна з форм діяльності управління, а й засіб по­літичного виховання, засіб підвищення ділової кваліфі­кації як кожного працівника, так і всього колективу.

Перевагою ділової наради — у порівнянні з багать­ма іншими методами управління — є й те, що тут, як правило, присутні майже всі майбутні виконавці тих рішень, які приймаються, і потреба передавати інфор­мацію, збіднюючи й спрощуючи її в чомусь, тим самим відпадає.

На ділових нарадах швидше й легше приходять до важливих висновків і рішень, ніж якби ті самі питання обговорювалися в багатьох індивідуальних бесідах, які не лише забирають багато часу, а й призводять до ви­трат творчих зусиль. Під час колективного обговорення всіх учасників інформують водночас, і вони можуть тут же висловити свою думку, спірні питання розв'язуються негайно, особ­ливо якщо на таких зборах присутні не лише керівні працівники, а й «вузькі спеціалісти» з цього питання.

У наведеній думці висувається ряд переваг наради перед іншими формами діяльності управління. Проте в неї є й негативні риси, які неодмінно слід враховувати.

Ділова нарада — високоефективний метод управлін­ня, і саме тому не слід вдаватися до нього для розгля­ду другорядних, дрібних питань, які неодмінно виника­ють у великій кількості щодня й щомісяця. Скрізь, де подібні питання намагаються розв'язати, скликаючи ді­лові наради, процвітає той поганий стиль роботи, який ми називаємо «засідательською метушнею» .

Наради не повинні бути також ширмою, за яку хо­ваються від персональної відповідальності. І ще одна сторона справи: не можна перетворювати ділові наради на універсальний засіб розв'язання всіх питань. Адже ділова нарада — це робота колективного розуму, а його шкода витрачати на дрібниці.

Отже, впорядкування й регламентацію ділових на­рад необхідно вести двома шляхами: перший — скоро­чення робочого часу на ділову нараду, другий — одер­жання максимальної користі від неї.

Види нарад

Класифікація нарад у нашій спеціаль­ній літературі ще не розроблена. Проте серед наявних описів можна виділити, як найчастіше згадувані, такі види нарад: інформаційні (їх ще звуть директивними або інструктивними), оперативні (або диспетчерські) і дискусійні.

До інформаційних відносять ті наради, на яких учасників знайомлять з певними новими даними, новими положеннями й настановами. Ця нова інформа­ція повинна бути по-справжньому важливою, інакше нарада зводиться до загальних закликів «підвищувати продуктивність праці», «поліпшувати виробничі показ­ники», що і є саме непродуктивною витратою робочого часу працівників.

Тому вважається значно доцільнішим познайомити працівників з новою інформацією в писемній формі без проведення наради (якщо це директивні матеріали) або попередньо роздати текст доповіді для ознайомлення, а на нараді лише обговорити її й прийняти конкретні рішення.

Диспетчерські наради мають на меті охо­пити всі три стадії процесу управління — збір інфор­мації, її переробку і прийняття рішень. Вони мають за­вершуватися повідомленням конкретних розпоряджень. Цей вид наради визнається застарілим і викликає ба­гато критичних зауважень на свою адресу. Тому вва­жається доцільним проводити такі наради з допомогою рапортів по телефону (селектору), що дає значну еко­номію часу й зусиль.

Дискусійні наради — це найдемократичніший за структурою вид нарад. На такому засіданні кожен може вільно висловити свої думки, навіть якщо вони й розходяться з думкою більшості чи з думкою керівни­цтва. Така нарада підвищує у працівників почуття від­повідальності, розвиває почуття згуртованості, солідар­ності, активізує їх.