Класифікація документів

Види документів визначаються за багатьма ознаками.

• За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телегра­ми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

• За походженням документи поділяються на служ­бові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сфе­рою їх службової діяльності.

• За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, устано­ви чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх нале­жать ті документи, які є результатом спілкування устано­ви з іншими установами чи організаціями.

• За призначенням розрізняють документи орга­нізаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.

• За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.

• За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'яз­ковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному кон­кретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

• За строками виконання документи є звичайні без­строкові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в по­рядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є тер­міновими за способом відправлення (телеграма, телефо­нограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".

• За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несекретні (для службового користування). Сек­ретні документи мають угорі праворуч позначку "Секрет­но". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

• За стадіями створення серед документів розріз­няють оригінали, копії й виписки.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.

Копія — це точне відтворення оригіналу На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі пра­воруч. Листуючись із підприємствами, організаціями й ус­тановами, у справах завжди залишають потрібні для дові­док копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

• За складністю документи поділяються на прості (од­носкладові) та складні.

• За строками зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 ро­ків) зберігання.

• За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.

За сферами використання:

1. Документи щодо особового складу: заява, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу.

2. Інформаційні документи: листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні й пояснювальні записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.

3. Документи з господарсько-договірної діяльності: договір, трудова угода.

4. Обліково-фінансові документи: таблиця, список, перелік, накладна, акт, доручення, розписка.

Організація роботи з документами та діяльність щодо створення документів називаються діловодством.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів і до здачі їх в архів. Державні стандарти (ГОСТи), які увійшли до складу цієї системи, упроваджуються одночасно з нею (це ряд уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробки техніко-економічної інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо).

Основне завдання ЄДСД - сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності даної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами); уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.