Технічні правила переносу

Як уже згадувалося, в тексті ділового папера слід уникати переносів; проте зовсім уникнути їх неможливо, тому нагадуємо головні правила переносу:

• слова з одного рядка в другий слід переносити складами;

• не розриваються: сполучення літер йо, ьо; односкладові префікси та частка най– ; сполучення літер, що позначають один звук (дж, дз); ініціальні абревіатури, комбіновані абревіатури; не відриваються ініціали від прізвищ, а також назви посад, звань та ін. від прізвищ; скорочені назви мір від цифр; граматичні закінчення, з’єднані з цифрами через дефіс (5-й, 3-му); умовні графічні скорочення типу вид-во, т-во і т. д., та ін.; не розриваються числа, знак номера і число;

• не переносяться в наступний рядок розділові знаки.

Правила оформлення цитат

1. Цитований текст повинен наводитися в лапках без найменших змін. Пропуск слів, речень або абзаців без спеціальної вказівки на це неприпустимий (на місці пропущених слів повинні ставитися три крапки). Не дозволяється заміняти слова, бо заміна навіть одного слова (хоча б і дуже близьким йому синонімом) може змінити зміст цитати.

2. У цитаті зберігаються всі особливості авторського написання (насамперед у тих випадках, коли зміна призводить до викривлення змісту висловлення).

3. Цитування повинно бути повним.

4. Не слід об’єднувати в одне ціле кілька цитат, узятих із різних місць того самого джерела, хоча б вони були й логічно пов’язані, й однорідні за матеріалом. Кожна така частина тексту повинна оформлятися як окрема цитата.

5. Усі цитати повинні супроводитися вказівками на джерело (це дозволяє в разі потреби перевірити правильність цитування, підвищує відповідальність за цитований текст).

6. Звичайно, вказівки на джерело робляться у підрядкових примітках, проте у службовій документації одноразового призначення джерело вказується в тексті (така вказівка звичайно береться в дужки, розділові знаки ставляться після дужок). Якщо вказівка на автора цитати або на джерело її стоїть не безпосередньо за нею, а нижче (як підпис), то після цитати ставиться крапка.

Оформлення бібліографії

Бібліографія – це список літератури з певного питання. Списки ці мають неоднакове призначення: одні виконують реєструючу функцію, інші рекомендують певну літературу, ще інші показують, яку літературу використав автор книжки, на які праці він посилається.

Реєструюча бібліографія знайомить читача з назвами усіх книг, які стосуються певного питання чи проблеми. Бібліографія цього типу найчастіше зустрічається в науковій літературі.

У науково – популярних працях автор, як правило, рекомендує, що слід прочитати, щоб ознайомитися з певною проблемою.

Якщо в бібліографії містяться лише ті дані, які є на титульних сторінках книги, вона зветься описовою. Анотованою зветься бібліографія, в якій після титульних даних подається коротка характеристика книги.

Відомості про використану в тексті літературу наводяться найчастіше у підрядкових примітках (виносках) або в дужках після слів, до яких стосуються. Часом автори після цитати в тексті ставлять в дужках цифрові позначки, а в кінці книжки вміщують список літератури, на яку було зроблено посилання. Тоді перша цифра у дужках означає порядковий номер книжки у списку, а друга цифра – сторінку, з якої взято цитату. Обов’язковою вимогою є послідовне дотримання обраного способу оформлення.

У ділових паперах найчастіше використовуються підрядкові посторінкові виноски.

Принцип розміщення назв книжок у списках може бути неоднаковим: алфавітним, тематичним, хронологічним. Якщо автор обирає тематичний принцип, то всередині тематичних рубрик він повинен дотримуватись або алфавітного, або хронологічного принципу. Усі відступи від цих правил мають бути обґрунтовані.

Відомості про книжку в бібліографії подаються в такому порядку:

а) автор (прізвище, ініціали);

б) назва (заголовок, підзаголовок);

в) вихідні дані (місце видання, видавництво, рік видання).

Наприклад:

Рабинович П.А. Кореспонденція і діловодство. Підручник для сільськогосподарських технікумів. – К.: Вища школа, 2003.

Якщо це стаття, надрукована у збірнику, газеті, журналі, то після назви статті в лапках вказується назва газети, журналу, збірника; рік видання, номер.

Наприклад:

Уривський В.Г. Впроваджуємо нові ГОСТи на організаційно – розпорядчу документацію // Архіви України. – 1994. - № 6.

Якщо це підрядкова примітка, яка стосується вжитої в тексті цитати, то вона оформляється так само, лише в кінці її вказується ще й сторінка, з якої взято наведені слова (с. 57).

У бібліографії дозволяються загальноприйняті скорочення; наприклад: ГАУ – Головний архів України.

Назва видавництв у лапки здебільшого не береться (Дніпро, Економіка, Айлант та ін). Місце видання вказують повністю (Херсон, Харків, Львів, Іжевськ, Алма-Ата та ін.), лише Москва та Київ позначаються першими літерами (М., К.).

Прізвище автора й назва твору (заголовок і підзаголовок) відділяються крапками; компоненти вихідних даних – комами, у кінці бібліографічного опису ставиться крапка.