Модуль ііі усне ділове мовлення

1. Види усного ділового мовлення

2. Спілкування в колективі

• Морально-етичні норми управлінської структури

• Етичні вимоги до стосунків керівника та підлеглого

• Етичні правила зовнішньої культури поведінки

• Вимоги технічної естетики

3. Прийом вiдвiдувачiв

• Графік прийому

• Час прийому

• Місце очікування

• Робочий стіл працівника

• Стиль поведінки

• Правила для відвідувачів

4.Телефонна розмова

• Специфіка ділової розмови по телефону

• Момент встановлення зв’язку

• Виклад справи

• Закінчення розмови

5.Ділові засідання ( наради )

• Роль засідань

• Види нарад

• Час проведення наради

• Регламент наради

• Підготовка наради

• Поведінка головуючого

• Ухвала зборів

Види усного ділового мовлення

Обставини, за яких відбувається усне ділове спілку­вання, дуже неоднакові: адже зовсім інші вимоги ста­вить перед нами розмова з одним співбесідником, з кіль­кома - і з цілим залом слухачів; по-іншому ми будуємо свою розмову, якщо людина сидить перед нами — і як­що вона звернулась до нас по телефону та ін.

Тому усне ділове спілкування звичайно поділяють на публічне й приватне (залежно від кількості співрозмов­ників і завдань спілкування). Розглядаються обидва ці види усного ділового спілкування за ситуаціями мовлен­ня - у плані тих конкретних ситуацій, у яких реа­лізується усне офіційне мовлення. Саме тому в наступних двох лекціях розглядаються, крім спілкування в колективі, ділових нарад, прийому відвідувачів і телефонних роз­мов, також і різні типи публічних виступів, з якими пра­цівникам різних організацій, підприємств та установ до­водиться систематично мати справу (це участь в обго­воренні різних питань на ділових засіданнях, нарадах, зборах; це агітаційні, пропагандистські виступи; це до­повіді та лекції адміністративного, наукового, економіч­ного, політичного та ін. характеру). Постійно залишає­ться у полі зору також етичний аспект усного ділового спілкування.

Оскільки добір мовних засобів підпорядковується позамовним факторам (меті спілкування, суспільній сфері спілкування), то розглядати ми їх будемо як єдине ціле, не відриваючи мовних засобів від позамовної життєвої ситуації і враховуючи загальні етичні вимоги в діло­вому спілкуванні.

Спілкування в колективі

Поняття „культура” визначається як су­купність досягнень суспільства в галузі освіти, науки, мистецтва і в інших галузях духовного життя; вміння використовувати ці досягнення для підкорення сил при­роди, для зростання виробництва, для вирішення назрі­лих завдань суспільного розвитку.

Культура управління — це сукупність вимог, які ставляться перед зовнішньою стороною процесу управління, а також вимог до особистих якостей людей, якій здійснюють управління,— вимог, зумовлених нормами і принципами прийнятої в суспільстві моралі, етики й естетики, права, принципами організації і техніки управління.

Морально-етичні норми управлінської структури

Моральні норми у сфері управління відіграють важливу роль. Вони включають такі принципи, як відданість справі, любов до батьківщини, висока свідомість громадського обов'язку, не­терпимість до порушення громадських інтересів; та­кож гуманне ставлення до людини, взаємна повага між людьми в суспільстві, чесність і правдивість, моральна чистота, простота та скромність в громадському й особистому тому житті; нетерпимість до несправедливості, кар'єризму, нечесності, до расової та національної неприязні.

Ці моральні принципи мають пряме відношення до регулювання стосунків у сфері управління; між праців­никами в колективі (зокрема між керівниками та підлеглими), між працівниками установ, організацій, підпри­ємств і громадянами (у тих випадках, коли правові нор­ми не настільки детальні, щоб служити мірилом пове­дінки) .

Веління часу постійно висуває необхідність дальшо­го поліпшення роботи апарату управління, підвищен­ня ефективності праці адміністративно-управлінського апарату, поглиблення наукового обґрунтування мето­дів обробки й аналізу інформації. У розв'язанні цих завдань, які повинні сприяти підвищенню оперативно­сті, економічності та культури в діяльності управлінсь­кого персоналу, чималу роль відіграє вдосконалення роботи з документами, раціоналізація процесів діловод­ства.

Культура управління — це складний і багатогранний комплекс проблем, що стоять перед адміністративно-уп­равлінським апаратом. Зокрема культура управління ор­ганічно включає в себе й уважне, зацікавлене ставлення до потреб і турбот трудящих, оперативний розгляд їх звертань і прохань. Атмосфера доброзичливості, поваги до людини повинна панувати у кожній справі.

Економічні реформи, що проводяться в країні, постійно під­вищують увагу працівників підприємств до різних аспек­тів наукової організації виробництва й управління. Знач­на увага виявляється і до проблем культури управлін­ня. Підвищується роль моральних стимулів, ставляться високі вимоги до культури поведінки, до оформлення управлінської документації, до етики в процесі управ­ління, зокрема, висувається ряд лінгвістичних вимог (во­ни полягають у використанні у сфері управління націо­нальних мов, у дотриманні правил правопису, стилістич­них та інших мовних правил).

Етичні норми — це, образно кажучи, своєрідні мора­льні амортизатори, які допомагають створювати в су­спільстві товариську атмосферу, взаєморозуміння та вза­ємну повагу.

Однією з найважливіших проблем наукової органі­зації управління є створення дружного колективу пра­цівників апарату управління. Розв'язати її можна лише за умови, якщо гуманістичні ідеї та норми поведінки ста­нуть суб'єктивними почуттями й переживаннями праців­ників (тобто, коли кожен працівник апарату управління не тільки усвідомлює необхідність виконання норм прийнятої у суспільстві моралі, а й виробляє у себе відповідні до цих норм звички та почуття).

Усвідомлення своєї ролі у колективі лежить в осно­ві самооцінки особи, її самоповаги. Щоб правильно по­водитися, кожен працівник повинен знати свою реальну роль і місце в колективі, критично самооцінювати себе і на цій підставі будувати правильні взаємини з іншими членами колективу. Підставою цих взаємин є, як відо­мо, скромність і повага до товаришів по праці, яка ви­являється, зокрема, в чуйному ставленні до кожного ко­леги, в умінні в разі потреби тактовно поправити його, допомогти йому. Етика службових взаємин виключає вияви грубості, нетерпимості до думки інших, інтри­ги, неправдивість та ін. Однією з особливо важливих етичних проблем управління є формування правиль­них стосунків у системі адміністративного підпорядку­вання.