Прийом відвідувачів

Приватне усне ділове мовлення є засобом повсякден­ного спілкування людей у процесі виконання ними службових обов'язків, а також засобом спілкування пра­цівників установи чи підприємства з відвідувачами в го­дини прийому їх, із представниками інших установ тощо. У цьому — другому — випадку мовлення, начебто зали­шаючись приватним, перестає бути лише приватною справою працівника, бо це мовлення офіційне (мовлен­ня від імені установи, яку представляє працівник).

Залежно від того, хто проводить прийом відвідува­чів, можна виділити прийоми, які проводять, по-перше, керівники та їх заступники і, по-друге, керівники струк­турних підрозділів і працівники цих підрозділів. Прийо­ми першого типу стосуються найпринциповіших питань діяльності підприємства або установи. Прийоми другого типу проводяться переважно з часткових, поточних пи­тань, які торкаються здійснення якоїсь однієї функції управління (наприклад, планування, фінансування, по­стачання та ін.).

Частота прийому може бути неоднаковою й залежати від характеру діяльності підприємства і навіть від кон­кретних умов виробництва й управління ним.

Графік прийому

Графік прийому повинен бути складений і доведений до відома усіх зацікавлених у ньому осіб (бажано, щоб у графіку передбачався прийом відвідувачів керівником, його заступниками або іншими особами, уповноважени­ми розв'язувати питання, з якими звертаються відвіду­вачі).

Графік не повинен порушуватися. Можуть скластися такі обставини, які примушують відмінити призначений прийом (хвороба керівника, аварійна обстановка, стихійне лихо тощо).

Але така причина, як, наприклад, виклик керівника до іншої установи, не може бути визнана поважною, і якщо вже так трапилося, то уважні до людини, висококультурні працівники, пропустивши встановлений день прийому, все ж виділяють зі свого часу додаткові годи­ни для бесід із відвідувачами.

Повторний виклик відвідувача — якщо зустріч не від­булася з вини керівника установи — є виявом некуль­турності, неуважності, зверхності. Тому слід подбати про те, щоб у разі відсутності керівника установи виклика­ну людину прийняв інший компетентний працівник.

Час прийому

Час прийому відвідувачів повинен бути суворо регламентований. Окрім повідомлення про годину прийому, доцільно в деяких випадках вміщувати оголошення на видних місцях про те, з яких питань, до кого й куди краще звертатися. Дуже часто відвідувачі звертаються не за адресою, відриваючи від роботи того чи іншого працівника й не досягаючи при цьому своєї мети. Бажано, щоб на дверях кожного кабінету висіли таблички з грамотними й чіткими написами: назвами структурного підрозділу та прізвищами працівників. У великих приміщеннях, де працює кілька осіб, доцільно поблизу кожної з них (на стінах або на столах) мати таблички з назвами їх посад («головний бухгалтер», «касир», «інспектор» тощо).

Місце очікування прийому

Місце, де відвідувачі чекають прийому, повинне бути відповідним чином обладнане. Необхідно потурбуватися про меблі для сидіння у коридорах і прийомних (стільці, дивани, лавки), адже відсутність меблів або замала кількість їх — це перший вияв неуважності до відвідувачів (про те, скільки саме місць для сидіння слід підготувати, вирішують, виходячи з середнього числа відвідувачів).

У цих приміщеннях повинні бути також столи з письмовим приладдям. Відвідувачам нерідко доводить­ся писати заяви, пояснення, заповнювати бланки та ін. Пошуки паперу, ручок завжди відривають пра­цівників установи від їх безпосередньої роботи; якщо ж усе заздалегідь підготовлене, то це полегшує спілкуван­ня відвідувачів і працівників установи. Також слід подбати і про достатню кількість попіль­ничок у коридорах, де палять не лише відвідувачі, а й свої працівники, а також про те, щоб ці коридори добре провітрювались.

В організації прийому відвідувачів важлива роль на­лежить секретареві. Він повинен бути достатньо компе­тентний для того, щоб самостійно розв'язувати окремі дрібні питання, які цікавлять відвідувачів, підготувати керівникові відповідні документи, розшукати потрібну інформацію тощо. Результати бесід із відвідувачами за­писуються в окрему книгу (або на картки).

Ділові зустрічі з представниками інших підприємств, організацій та установ повинні бути ретельно продумані, сплановані в часі й організаційно забезпечені. Ділова людина цінує свій і чужий час: вона намагається завж­ди розрахувати, спланувати й раціонально використати його, а тому не запізнюється, не відриває через дрібниці зайнятих людей від їх прямих обов'язків, намагається бути небагатослівною й точною.

У тих випадках, коли розв'язання питання не вима­гає особистої зустрічі працівників, доцільніше обмежи­тися телефонною розмовою.

Зрозуміло, що меблі, предмети обладнання і устаткування для адміністративних і громадських приміщень повинні від­повідати вимогам зручності та гігієни, мати прості й ви­шукані форми, хороші пропорції; вони повинні бути ви­сокоякісними й економічними, розрахованими на масове заводське виготовлення з сучасних матеріалів.