39. Должностные функции.

Управление кадровыми ресурсами не может быть эффективным без составления чёткого и точного списка с описанием всех должностных функций в организации. Организация должна при любых обстоятельствах точно знать характеристики представленных в ней должностных функций, чтобы обеспечить надлежащую справедливую оплату. Она также должна уметь разрабатывать должностные инструкции и в случае необходимости - требования к кандидату на определенную вакансию.

Таким образом, анализ должностных функций представляет собой «процедуру с применением надлежащей методики для систематического сбора точных данных, касающихся исследуемой должностной функции, позволяющую составить полную характеристику должностной функции, т.е. ее описание и должностные инструкции»¹⁷.

Методы анализа

- Анкеты

Сотрудник заполняет анкету, касающуюся основных аспектов его работы (видов деятельности, времени, уделяемого каждому виду деятельности, контролю и т.д.), а также условий труда (стресса, шума). Затем анкета передается его непосредственному руководителю, который может высказать свои замечания и сделать выводы.

- Интервью

Сотрудник и его непосредственный руководитель обсуждают подробности, касающиеся работы и условий труда, в присутствии представителя отдела кадров.

- Наблюдение

Представитель отдела кадров незаметно наблюдает за сотрудником в ходе выполнения им своих обязанностей. Наблюдение должно охватывать весь рабочий цикл (например, организацию чемпионата, тренировку юношеских команд в течение недели, выполнение задач отдела логистики в течение месяца и т.д.).

- Журнал

Сотрудник записывает основные задания, выполняемые ежедневно, еженедельно и т.д.

Пример должностной инструкции

Определение

Наименование организации: Национальная федерация регби

Наименование должности: Начальник отдела командировок и размещения

Отдел: Отдел командировок и размещения

Подразделение: Логистика

Количество должностей: 1

Непосредственный руководитель: Начальник отделения логистики

Подписано и утверждено: (непосредственный руководитель, руководитель организации)

Описание

Начальник отдела командировок и размещения планирует, формирует бюджет и организует командировки и размещение (как по стране, так и за рубежом) для всех национальных команд федерации и других соревнующихся национальных команд, делегаций и официальных лиц (судей). Он тесно сотрудничает с техническим отделом, отделом организации соревнований и финансовым отделом федерации, а также с соответствующими отделами других национальных федераций.

Он ведет переговоры и заключает контракты с авиалиниями, гостиницами, транспортными компаниями и компаниями по организации питания в рамках выделенного бюджета. Он управляет всеми аспектами логистики, связанными с командировками и размещением (местный транспорт, размещение комнат, питание, спортивное оборудование и т.п.). Он следит за выполнением требований руководителей команды в кратчайшие возможные сроки.

Он обязан представлять отчетность и обосновывать все понесенные расходы. Он также обеспечивает надлежащее выполнение законодательных требований мировых ассоциаций регби, касающихся организации международных соревнований.

Задачи	% времени
Подготовка бюджета и отчетности	10%
Ведение переговоров и заключение контрактов	15%
Посещения и проверки гостиниц	3%
Посещения и проверки компаний по организации питания	2%
Контроль в ходе матчей и соревнований	20%
Координационные совещания	15%
Местные и зарубежные командировки	20%
Отчеты, переписка	15%

Пример профиля должности

Профиль должности основан на должностной инструкции и определяет навыки, необходимые для надлежащего выполнения задач и обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией. Таким образом, он определяет способности, знания, образование и качества, которыми должно обладать лицо, занимающее данную должность.

Профиль должности используется, в частности, при поиске кандидатов на определенную вакансию.

Определение

Наименование организации: Национальная федерация регби

Наименование должности: Начальник отдела командировок и размещения

Отдел: Отдел командировок и размещения

Подразделение: Логистика

Ставка оклада:10

Заработная плата: 4050 евро

Занятость: 100%

Общее описание

Начальник отдела командировок и размещения планирует, формирует бюджет и организует командировки и размещение (как по стране, так и за рубежом) для всех национальных команд федерации и других соревнующихся национальных команд, делегаций и официальных лиц (судей).

Критерии	Описание
Образование	Степень бакалавра в области организации гостиничного хозяйства, экономики, туризма или степень с аналогичной ценностью.
Знание языков	Английский и французский (устно и письменно)
Опыт работы	Опыт работы в туристическом агентстве, гостиничном бизнесе или агентстве по организации мероприятий – не менее трех лет
Сложность работы, инициатива, принятие решений	Сложные задачи, требующие значительной гибкости, существенной автономности принятия решений, хорошего умения вести переговоры и развитых социальных навыков
Физические ограничения	Отсутствуют
Требования к умственной деятельности и внешнему виду	Умение периодически работать в стрессовых условиях
Руководство	Два помощника + внешние партнеры (гостиницы, компании по организации питания и т.д.)
Подчинение	Значительная автономность. Получает общие указания от начальника отдела логистики. Обсуждения с другими представителями руководства
Уровень ответственности	Ответственность за ведение переговоров и заключение контрактов, оптимальное решение вопросов логистики в связи с соревнованиями, соответствие бюджету, представление необходимых отчетных документов. Ответственность, касающаяся имиджа федерации
Рабочие взаимоотношения	Взаимоотношения с непосредственным руководителем, руководителями и сотрудниками других отделов, представителями других национальных федераций регби, внешними поставщиками услуг
Конфиденциальная информация	Информация о контрактах, организация командировок
Специфические условия труда	Командировки (20%)