6.4. Характеристики спілкування

Коло питань: ц³л³ д³лового сп³лкування, стил³ д³лового сп³лкування, засоби сп³лкування, помилки при сп³лкуванн³.

Майже вісімдесят відсотків проблем будь-якої організації виникають внаслідок неякісного спілкування. В зв’язку з цим необхідно засвоїти його основні цілі, стилі, засоби і не допускати помилок.

Цілі ділового спілкування

У бізнесі обмінюються інформацією з метою: передачі наказів i розпоряджень, звіт про хід справ; передачі інформації від працівників до менеджерів; покращення виконання роботи окремими працівниками; сприяння професійному росту; інформувння власників акцій про становище компанії; навчання робітників; інформування середніх i низових ланок менеджерів про вимоги вищого керівництва тощо.

Стилі ділового спілкування

Стиль спілкування — це індивідуальна стабільна форма комунікативної поведінки людини, яка проявляється за будь-яких умов взаємодії і має своєрідне емоційно-вольове забарвлення. Розрізняють авторитетний (діловий, короткий, казенний), демократичний (товариський) та ліберальний (погоджувальний) стилі.

Засоби спілкування

Розуміння співробітниками своїх завдань залежить від обраних в організації засобів спілкувавння.

Спілкування здійснюється різними засобами:

 бесіда (face-to-face);  читання;

 письмове спілкування;  непротокольна поведінка;

 слухання;  відеострічка.

Не існує готового рецепту,за яким спілкуватися. Все залежить від конкретних обставин за яких відбуваються стосунки.

Помилки при спілкуванні

Навіть добре організована комунікаційна система може розладнатись. Причинами цього, вважають вчені, можуть бути:

— обмаль інформації (особливо при повідомленні «поганих» та неочікуваних новин);

— надмірність інформації (великий обсяг);

— передчасність отримання інформації;

— запізніле отримання необхідної інформації;

— структурні недоробки, наприклад значна кількість структур;

— дуже велика, жорстка i централізована система управління;

— складність виробництва,обширність ринків;

— відсутність «ключових» осіб в управлінні;

— нехтування офіційними каналами зв’язку;

— недоліки в мові, термінології;

— технічні похибки в комунікаційній системі. В спілкуванні можна використовувати ті чи iншi наочні форми. Найбільш важливі візуальні форми: графіки, діаграми, малюнки, таблиці.

Під час спілкування менеджеру-початківцю слід уникати таких типових помилок (12):

— відмова від особистої відповідальності;

— надмірна перевірка результатів роботи співробітників;

— зайняття неправильної позиції щодо конфліктуючих;

— неадекватність позицій сторін на переговорах;

— недопущення зменшення прибутку за будь-яку ціну;

— відсутність індивідуального підходу до кожного працівника;

— зосередження не на цілях, а на проблемах;

— зайве адміністрування;

— нехтування встановленими законами і правилами;

— зловживання настановами та приписами;

— неуважність до співробітників, нерозуміння їхніх проблем;

— висока оцінка роботи тільки кращих співробітників;

— маніпулювання людьми.

Ділове спілкуватися потрібно проводити, наскільки це можливо, максимально чітко, дотримуючись повноти, надійності і правильності передачі інформації.

Переговори є основним засобом

отримати від інших людей те, чого

хочете, інша справа — чи вийде?

Р.Фішер