5.2. Подання інформації

Коло питань: форми подання інформації, основні подавачі інформації.

Форми подання інформації

Явища і процеси, що відбуваються, знаходять своє об’єктивне відображення за допомогою інформації, потоки якої існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

В організації розрізняють такі форми подання інформації:

1.Звичайні (регулярні) звіти, які бувають:

а) щоденні (аналіз відхилень із з’ясуванням причин), статистика ефективності праці, аналіз витрат; отримані замовлення;

б) щотижневі (аналіз виконання робіт, контроль i аналіз здійснення проектів);

в) щомісячні (звіти про діяльність вiддiлiв, аналіз сировинних змін, збуту, звіти про iнвестицiйнi проекти, рахунок прибутків i збитків, балансовий звіт i ін.);

г) щоквартальні, пiврiчнi, річні (рахунок прибутків, балансовий звіт, джерела i використання фондів, звіт про роботу вiддiлiв).

2. Спеціальні (особливі) звіти— доповнення до регулярних — звіти про тривалі спостереження i нагляд за окремими факторами i ситуаціями.

Засіб збору інформації залежить від її характеру, а також від того, кому і для чого вона потрібна. Якщо інформація необхiдна i важлива, тоді доречні більші витрати, але якщо вона тільки бажана, тоді витрати на збір інформації повинні зіставлятися з прибутком, отриманим від володіння такою інформацією.

Основні подавачі інформації.

Основними подавачами інформації в організації можуть бути:

 Бухгалтерія, що займається всіма аспектами господарсько-фінансової діяльності компанії, володіє великою кількістю засобів контролю, зокрема здійснює:

— бюджетний контроль;

— розрахунки нормативних витрат;

— аналіз беззбитковості;

— контроль проектних витрат;

— операційні дослідження;

— роботу з комплексами калькуляційних систем тощо.

 Техніко-нормативне бюро— один з ранніх етапів управлінського контролю, воно займається дослідженням i оцінкою виконання роботи. Такі дослідження часто стають науковою основою впровадження пiльгово-премiальних схем оплати праці.

 Відділ управлінських послуг — обґрунтування методів управління, забезпечення комп’ютерної обробки даних, операційне дослідження i управлінський облік.

 Відділ маркетингу— вивчає фактори, що діють на ринок, i звітує про них головному менеджеру.

 Відділ управління персоналом— збирає i обробляє дані про прийнятих на роботу, їхнє пересування, контролює використання робочої сили, а також її розподіл, навчання і т.і.

 Відділ постачання— фiксує змiни попиту i пропозиції, а також контролює виконання замовлень постачальниками.

Усі види даних, що використовуються в менеджменті, в сукупності становлять певну систему інформації, яка включає людей, структуру, технічні засоби, знання, технічне вміння обробки інформації.

Найбiльш важливим моментом у розвитку бiзнесу останнiх рокiв є розроблення новітніх iнформацiйних технологій, що у поєднанні з сучасною комп’ютерною технікою, здатне обробляти великий масив даних, i технологіями супутникового зв’язку, що дозволяють спiлкуватись через великi вiдстанi, створюється можливiсть широкомасштабної передачі інформації, необхiдної для успiшної діяльності.