Заявление (уведомление)о зачете встречных однородных требований(проведении взаимозачета)

Настоящим уведомляем Вас о том, что на основании акта сверки взаимных расчетов N 2 от 25.06.2004 г. фирма "Весна" произвела 26.06.2004 г. зачет встречных однородных требований фирме "Зима" на сумму 59 000 руб., в т.ч. НДС 18% - 9000 руб.

В результате проведения взаимозачета задолженность фирмы "Зима" перед фирмой "Весна" по договору на оказание услуг от 20.05.2004 г. N 5 на сумму 59 000 руб., в т.ч. НДС 18% - 9 000 руб. (акт от 30.05.2004 г., счет-фактура от 30.05.2004 г. N 357) зачтена в счет погашения задолженности нашей фирмы перед фирмой "Зима" по договору купли-продажи от 10.06.2004 г. N 1 (накладная N 38 от 15.06.2004 г., счет-фактура от 15.06.2004 г. N 38).

На основании ст. 410 ГК РФ считаем денежные обязательства по договору N1 от 10.06.2004 и договору 20.05.2004 N 5 исполненными на сумму 59 000 руб., в т.ч. НДС 18% - 9000 руб., с момента получения Вами настоящего уведомления.

Подтверждаем наличие остатка задолженности фирмы "Весна" перед фирмой "Зима" по договору купли-продажи от 10.06.2004 г. N 1 и счету-фактуре от 15.06.2004 г. N 38 в сумме 11 800 руб., в т.ч. НДС 18% - 1800 руб., и обязуемся погасить ее в срок до 26.06.2004 г.

Генеральный директор Фирмы "Весна" ________________ Е.А. Сидорова

(подпись)

Главный бухгалтер _________________ Е.А. Фролова

(подпись)

М. П.

6.3.3 Соглашение о зачете взаимных требований

Другим способом документального оформления операций взаимозачета является договор зачета взаимных требований. Название документа не имеет существенного значения, его стороны выбирают по своему усмотрению. Это может быть акт сверки наличия и погашения задолженности, или протокол о проведении взаимозачета, или соглашение (договор) о погашении взаимных обязательств, дополнительное соглашение о проведении зачета к основным договорам и т.п.

В соответствии с п. 1 ст. 420 ГК РФ договор - это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении их прав и обязанностей.

В Постановлении от 20 июня 2000 г. N 7222/99 со ссылкой на данное положение Президиум ВАС РФ указал на то, что протокол о зачете взаимных долгов - это многосторонний договор, который направлен на прекращение прав и обязанностей сторон и, следовательно, протокол отвечает понятию договора.

Документ подписывается представителями всех сторон по сделке и скрепляется печатями сторон.

Договор (соглашение) о взаимозачете должен содержать:

дату его подписания;

полное наименование и реквизиты всех его участников;

сведения о договорах, на основе которых возникла погашаемая задолженность (дату заключения, номер, название, наименование товаров, работ, услуг), и размеры сумм задолженностей по данным договорам;

сумму задолженности, погашаемую взаимозачетом;

подписи руководителей организаций, участвующих во взаимозачете.

Если прекращаются несколько обязательств с той или иной стороны, нужно указать сумму зачета по каждому обязательству и основания его возникновения.

Задолженность сторон, отраженная в соглашении (акте), должна сопровождаться ссылками на подтверждающие документы: договоры, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, платежные документы. В акте взаимозачета следует отдельно выделять сумму НДС, относящегося к каждому обязательству.

Если погашается и сумма акцизов, ее лучше указывать отдельно - в виде особого примечания либо в специальной графе. Это поможет участникам сделки правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учете операцию по взаимозачету.

Важно, чтобы документ не давал повода налоговым органам двояко трактовать, расчеты за какие товары, когда и в какой сумме произведены путем взаимного зачета. В любом случае данный документ фиксирует одновременно договоренность выполнить и фактическое выполнение сторонами действий по зачету взаимных требований. В соответствии с общепринятым подходом (согласно ст. 431 ГК РФ) при толковании условий договора (соглашения о зачете) принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений.

Кроме того, данный документ должен фиксировать уже состоявшиеся операции по поставкам товаров (выполнению работ, оказанию услуг) между сторонами, а не намерение сторон совершить их.

Составители акта о взаимозачете должны следить за правильным отражением дат. В обязательном порядке в акте нужно указать не только дату его составления и даты проведения сделок и возникновения задолженностей, но и дату проведения взаимозачета. Нужно следить, чтобы дата проведения зачета не оказалась более ранней, чем даты осуществления операций и возникновения задолженностей. Дата, на которую производится взаимозачет, считается датой оплаты товаров (работ, услуг). Если в акте взаимозачета дата не указана, датой оплаты (погашения обязательств) признается день подписания акта сторонами.

Зачастую в актах о взаимозачете указываются только даты совершения операций согласно отгрузочным и платежным документам. Это неправильно. Кроме даты отгрузки или оплаты необходимо отражать дату возникновения задолженности. Она определяется условиями договора. Как правило, по договору момент возникновения обязательства одной стороны по оплате не совпадает с моментом возникновения обязательства другой стороны по поставке товаров (выполнению работ, оказанию услуг). Дата отгрузочного или платежного документа отражает момент выполнения обязательства одним участником договора, но далеко не всегда она может признаваться датой возникновения задолженности у другого участника.

Неправильное отражение дат в акте взаимозачета может привести налогоплательщиков к плачевным последствиям. Предположим, участники взаимозачетной сделки погасят задолженность, которая к моменту проведения зачета еще не возникла. Это приведет к искажению налоговых баз и по налогу на прибыль, и по НДС, и по другим налогам, начисленным или зачтенным после взаимозачета, следствием чего будут пени и штрафные санкции.

Акт взаимозачета стороны составляют в произвольной форме с соблюдением требований, предъявляемых к первичным учетным документам п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". На практике применяются и текстовые, и табличные акты. Если задолженность сторон возникла по единичным операциям, акт взаимозачета целесообразно оформить в виде текста. Если же погашаемая задолженность состоит из обязательств по множеству проведенных сделок - в виде таблицы. Если акт зачета оформляется в виде договора о взаимозачете, то, согласно положениям гражданского законодательства, подписание его главными бухгалтерами организаций является излишним.

Приведем образец соглашения для примера 52.