6.3 Документальное оформление

Стороны, проводящие зачет взаимных требований, должны правильно составлять документы по данной операции.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными и на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н). Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы), код формы;

дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровками.

Перечень обязательных реквизитов документа перечислен в ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Основанием для взаимозачета является взаимная задолженность. Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности установлено, что организации должны вести аналитический учет по счетам 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" в разрезе каждого предъявленного счета, а при расчетах в порядке плановых платежей - по каждому поставщику, подрядчику, покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по расчетным документам в разрезе сроков наступления их оплаты.

Поэтому самостоятельным этапом для проведения взаимозачета следует выделить этап выявления взаимной задолженности и составления акта ее сверки. Его лучше составить для того, чтобы записи в бухгалтерском учете участников в дальнейшем были идентичны, разногласия отсутствовали.

Поскольку акт сверки - это бухгалтерский документ, а ответственными за ведение бухгалтерского учета являются руководитель предприятия и главный бухгалтер, они и должны подписывать его. Вместе с тем, суд принимает в качестве доказательств и акты сверки, подписанные только главными бухгалтерами сторон.

Следующим этапом процедуры будет погашение взаимной задолженности - подписание акта взаимозачета, направление письма в случае одностороннего взаимозачета, подписание договора при многостороннем взаимозачете.

6.3.1 Акт сверки расчетов

Акт сверки расчетов не является обязательным, он носит, скорее, вспомогательный характер. В нем стороны констатируют образовавшуюся задолженность, ее величину. Если величина задолженности определена неверно, это может привести к неблагоприятным гражданско-правовым и налоговым последствиям.

Акт сверки лишь констатирует факт задолженности. Основным документом по взаимозачету является акт взаимозачета или заявление одной из сторон как волеизъявление о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами. Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

В судебной практике встречаются ситуации, когда стороны подписали акт, но ни одна из сторон не сделала заявление о зачете задолженностей; акт взаимозачета также не был подписан. Однако на основании одного лишь акта сверки расчетов одна из сторон произвела взаимозачет в бухгалтерском учете. Такое документальное оформление ошибочно, и суд, скорее всего, будет на стороне контрагента, который такой взаимозачет в учете не отразил.

Акт сверки взаимных расчетов должен быть составлен на основании данных бухгалтерского учета организаций-участников взаимозачета.

Акт сверки взаимных расчетов может быть составлен сторонами в произвольной форме с указанием всех реквизитов, обязательных для первичной учетной документации в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В акте необходимо указать:

основание возникновения встречных задолженностей (реквизиты договоров и первичных документов, по которым возникли задолженности);

документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур);

суммы задолженностей;

суммы зачтенных требований обязательно с выделением сумм НДС.

В соответствии с условиями налогового законодательства составленный надлежащим образом двусторонний акт сверки наличия и погашения задолженности не должен давать налоговым органам повода к разночтениям: расчеты за какие товары, когда и в какой сумме произведены путем взаимного зачета.

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, могут быть не приняты налоговыми органами, а это может повлечь взыскание штрафов и пеней в бюджет.

Для того чтобы бухгалтеру было ясно, как правильно оформить акт сверки, рассмотрим проведение зачета взаимных требований на конкретном примере.

Пример 52.

1. Фирма "Зима" заключила с фирмой "Весна" договор N 1 от 10.06.2004 г. на поставку товаров на сумму 118 000 руб., в т.ч. НДС 18% - 18 000 руб. Согласно договору фирма "Весна" перечислила платежным поручением N 50 от 11.06.2004 г. предварительную оплату в размере 40% от стоимости поставки - 47 200 руб. Поставленный товар согласно контракту оплачивается в течение 10 дней.

Фирма "Зима" отгрузила товар 15.06.2004 г. (накладная и счет-фактура N 38). Долг фирмы "Весна" по контракту составляет 70 800 руб., в т.ч. НДС 18% - 10 800 руб. В результате этой операции в бухгалтерском учете фирмы "Зима" образовалась дебиторская задолженность фирмы "Весна" на сумму 70 800 руб. (118 000 руб. - 47 200 руб.), в т.ч. НДС 18% - 10 800 руб.

В бухгалтерском учете фирмы "Весна" эта же сумма отражена как кредиторская задолженность перед фирмой "Зима".

2. В свою очередь, во исполнение договора N 5 от 20.05.2004 г. с фирмой "Зима" фирма "Весна" оказала ей услуги на сумму 59000 руб., в т.ч. НДС 18% - 9000 руб., акт подписан сторонами 30.05.2004 г., счет-фактура от 30.05.2004 г. N 357.

В результате этой операции образовалась дебиторская задолженность фирмы "Зима" в сумме 59 000 руб. Эта же сумма составляет в бухгалтерском учете "Зимы" кредиторскую задолженность перед фирмой "Весна".

3. В результате осуществления хозяйственной деятельности имеют место встречные однородные обязательства, срок погашения которых наступил. Следовательно, любая из этих двух организаций, руководствуясь ст. 410 ГК РФ, может в одностороннем порядке произвести взаимозачет встречных требований на сумму, равную наименьшей их этих двух задолженностей, т.е. на 59 000 руб., с обязательным уведомлением другой стороны о проведении зачета встречных требований.

После проведения такого взаимозачета у фирмы "Зима" дебиторская задолженность фирмы "Весна" станет равна 11 800 руб. (70 800 руб. - 59000 руб.), кредиторская же задолженность фирме "Весна" станет равной нулю.

У фирмы "Весна", наоборот, дебиторская задолженность фирмы "Зима" будет равна нулю, кредиторская же задолженность этой фирме станет равной 11 800 руб.

Приведем пример оформления акта сверки взаимных расчетов.