11.2. Роль, облік й оцінка матеріальних запасів

Запас - один з найбільш дорогих активів більшості компаній і складає

до 40% від загального капіталу що інвестується, тому ефективне

керування їм дозволяє знизити витрати підприємства, пов'язані з їх надлишком

або недоліком.

Недолік виробничих запасів на вході веде до збою або простою

виробництва, на виході - до втрат підприємства від реалізації готової

продукції.

Зайві виробничі запаси ведуть до омертвляння оборотних

коштів, а готової продукції - до падіння ціни реалізованого товару.

Запаси виконують кілька важливих функцій, що підвищують гнучкість в

керуванні фірмою:

 функцію нагромадження;

 функцію захисту ціни від зміни цін й інфляції;

216

 функцію керування витратами за допомогою використання дисконту,

залежного від величини замовлення [3].

Функція нагромадження. Якщо постачальники фірми організують поставки не-

регулярно, ті запаси вхідних матеріалів розумно накопичувати у визначених

межах, щоб обмежити себе від несподіванок. Крім того, усередині

самої фірми виробничі процеси також можуть мати відхилення від

запланованого. Якщо ці процеси несинхронізовані, то запаси звичайно

накопичують окремо для кожного процесу.

У той же час при змінному попиті на готову продукцію підтримування

достатнього рівня запасів також є гарним рішенням. Наприклад,

якщо попит на продукти виробництва високий тільки влітку, фірма повинна

бути впевнена, що запасів досить, щоб зустріти високий попит.

Функція захисту від інфляції. Запаси можуть бути захистом проти зміни

цін й інфляції. Розміщаючи готівку в банку, фірма здатна одержати

гарне повернення. З іншого боку, цінність запасу може рости швидше, ніж

гроші, поміщені в банк. Таким чином, запаси можуть мати сенс добрих

інвестицій при розумних витратах і відповідній оцінці ризику.

Функція керування витратами зі зміною величини замовлення. Більшість

постачальників пропонують знижки (дисконти) при більших замовленнях. Закупівля

більших кількостей матеріальних ресурсів на пільгових умовах, звичайно,

може понизити вартість вироблених продуктів. Однак, необхідно враховувати

вартість зберігання, збереженістьскладських матеріалів, руйнування

складів, розкрадання, величину страховки й т.п.

Збільшуючи інвестиції в запаси, підприємство змушено обмежувати

грошові вкладення по інших напрямках, що також підтверджує необхідність

економічного обґрунтування прийнятих рішень по мінімізації

запасів й ефективного керування ними.

Ухвалюючи рішення щодо вибору розміру товарно-матеріального запасу, необхідно

брати до уваги наступні витрати.

1. Витрати зберігання. Ця широка категорія витрат включає витрати на складське

встаткування й приміщення, обробку, страховку, а також витрати, пов'язані із

217

дрібними крадіжками, псуванням, старінням, знецінюванням, податками, і витрати невикори-

станих можливостей капіталу. Очевидно, витрати зберігання запасів, як правило, підштовхують

до створення найменших запасів і частому їхньому поповненню.

2. Витрати по освоєнню нової продукції. Виготовлення кожного нового продукту

пов'язане з одержанням необхідних матеріалів, організацією певних комплексів

устаткування, заповненням необхідної документації,

виділенням

відповідного

часу й матеріалів, вилученням попереднього запасу матеріалів

3. Витрати, пов'язані з пуско - налагоджувальними роботами при зміні продукції.

Якби з переходом від одного продукту до іншому не минулому зв'язані ніякі витрати й ви -

трати часу, продукція провадилася б дрібними партіями. Це дозволило б знизити

рівні запасів, що привело б до економії витрат. Тому компанії намагаються знизити

пуско - налагоджувальні витрати, щоб мати можливість випускати більше дрібні партії про-

продукції.

4. Витрати, пов'язані з розміщенням замовлень. Ці витрати ставляться до управлінських

і канцелярських витратам пов'язаним з підготовкою замовлення на покупку або виробництво.

Витрати на розміщення замовлень включають облік наявної кількості виробів або

матеріалів, обчислення необхідного обсягу замовлення й документальне, розміщення замовлень.

У суму витрат на розміщення замовлень включаються також витрати, пов'язані з відстежуванням

виконання замовлень.

5. Втрати, пов'язані з недостачею запасу (дефіцитом). Коли запас якого-небудь виробу

або матеріалу вичерпується замовлення на цей виріб або матеріал або очікує, поки

запас буде поповнений, або повинен бути відмінний. Існує певний компроміс

між витратами на підтримку належного рівня запасу й втратами, що є слідством

вичерпання запасу. У цьому випадку іноді вдається домогтися розумного балансу, оскільки

часто неможливо оцінити упущений прибуток, наслідки втрати клієнтів і розмір

штрафів за несвоєчасне виконання умов контракту. Найчастіше оцінка розміру

цих витрат є не більш ніж припущенням, хоча часто можна вказати їх

діапазон [3].

Установлення правильної величини замовлення й розміру партії продукції, необхідній

для повного використання виробничих потужностей фірми, пов'язане з визначенням

мінімальних загальних витрат. Ці витрати випливають зі спільного впливу наступних

видів витрат:

 витрати на зберігання,

 витрати на пуско - налагоджувальні роботи,

 витрати на придбання,

 втрати, пов'язані з дефіцитом.

Зрозуміло, на витрати по підтримці рівня запасів робить значний вплив

складання графіка поставок.

Витрати на зберігання. Мабуть, це найбільш очевидний вид витрат. Вони включають в

себе наступне:

 Вартість капіталу, замороженого в запасах. Очевидно, що ця величина залежить

від поточної ставки відсотка.



Вартість зберігання, включаючи займаний простір, устаткування, працю, послуги

й т.д. Як правило, виражається у відсотках від вартості матеріалу що зберігається,

тому погодитись з вартістю капіталу. Найчастіше вартість зберігання

лежить у межах від 5 до 10 % у рік.

Вартість втрат із запасу. Втрати відбуваються по різних причинах, як допустимим,

так і ні. Завжди була й існує проблема злодійства (у сфері харчування

навіть існує поняття «право виносу»). Втрати також відбуваються через випадковість

чайних поломок, незапланованого перевищення обсягів використання запасів,

перевищення строку зберігання, старіння запасів («усушка-утрушування»).

218

Рівень втрат залежить від природи збережених товарів, однак, він ніколи не буває

рівним нулю.

Вартість зберігання визначається двома способами: як відсоток від вартості виробу

або як певна сума за одиницю зберігання.

Витрати на зберігання завжди виражаються у відсотках від вартості матеріалів що зберігаються й у більшості випадків перебувають у межах від 15 до 30 % у рік по даним

закордонних (американських) джерел й 20 - 45% - вітчизняних.

Витрати на придбання. Придбання товарів, крім вартості самих това-

рів, зв'язано ще з деякими витратами. Так, при виготовленні про запас виникають витрати

на налагодження встаткування, витрати на складання розв'язне виробництво документації.

Вартість придбання - це вартість оформлення й одержання замовлення. Сюди

входять визначення потрібного обсягу замовлення, оформлення рахунків-фактур, перевірка партії поставки на якість і кількість і переміщення запасів на тимчасове зберігання. Вартість

виконання замовлення часто виражена як фіксована грошова сума, незалежно від розміру

партії.

Витрати, пов'язані з недостачею наявних запасів, виникають у тому випадку, коли

попит перевищує наявні запаси.

Подібні витрати можуть включати можливі втрати від не здійснення угоди й

нереалізованих продажів, втрату довіри клієнтів, прострочену оплату й т.п.

Японські виробники крім звичайних компонентів (наприклад, зберігання, вантаження

• розвантаження, старіння), ураховують можливі витрати від порушення виробничого

процесу, неможливість розмістити встаткування й робітників ближче друг до друга (що

стимулює взаємодію, спілкування й обмін інформацією) і сховані проблеми, зв'язані

з якістю продукції й поломками встаткування. Коли всі ці фактори враховані, вартість

зберігання стає більше, і навіть набагато більше, ніж до цього.

Закупівля товарів про запас пов'язана з адміністративними витратами на здійснення

замовлення, процедуру приймання, обробку рахунків. Також можуть бути присутнім і витрати на доставку, особливо якщо замовлення одиничний. Точно обчислити всі ці складові витрат складно

але, якщо врахувати оплату праці й всі накладні витрати, те менше $50 на одне замовлення не

вийде[1].

Закупівлі спеціально про запас, звичайно, не єдиний вихід. Довгострокові кон -

тракти можна укласти з постачальниками, що гарантують регулярну доставку (у системі

точно вчасно це може бути кілька поставок за зміну). Можна укласти тривалий

(скажемо, на рік) договір на закупівлю певної кількості товарів з можливістю розірвання

в будь-який момент часу. Такі підходи ще більше ускладнюють підрахунок витрат на

придбання, оскільки з'являються два рівні витрат, а саме витрати на висновок

контракту, які, швидше за все, перевищать зазначені вище $50, і витрати на обробку доку -

ментів на кожну партію, трохи менші. Втім, можна визначати середню величину

витрат на доставку розраховуючи на партію[1].

Запаси створюються по різних причинах, але незалежно від них система рано або

пізно починає залежати від наявності запасів. Якщо недостача матеріалів відбувається на

виробництві, можна поміняти графік і почати випускати щось ще, виробництво може

зупинитися, а можуть бути прийняті кроки до організації екстреної доставки.

Дефіцит запасів може трапитися через затримку чергової поставки або через зріст

споживання. Якщо й споживання, і поповнення запасів абсолютно передбачувані, то про

дефіциті можна не турбуватися; усе, що необхідно, це вчасно замовляти чергову

партію оптимального розміру. Дана схема руху запасів представлена на мал.3.9.

219

Розміри запасів

Час

Рис.3,9 Рух запасів без відхилень[1]

На практиці прогнозувати як споживання, так і поповнення запасів звичайно не

вдається, і схема, показана на мал. 3.9, приведе до дефіциту в 50 % циклів поповнення за-

пасів. Щоб знизити ризик дефіциту, застосовується страховий запас, як показано на мал. 310.

Розмір запасу

Страховий запас

Час

Рис 3.10 Рух запасів при змінному попиті

Страховий запас поглинає коливання як у попиті на матеріали, так й у строках по-

ставки.

У керуванні запасами під строком поставки розуміється час між виникненням

потреби в поповненні запасу й моментом, коли матеріали з нової партії можливо

запускати у виробництво. Воно містить у собі затримки у виявленні потреби в

поповненні, час на оформлення документації, сам час доставки або виробництва то -

варів, час перевірки вступників товарів і контролю якості.

Необхідно помітити, що практично на кожнім виробництві в кожному разі

виникають витрати, що не підлягають, втім, якому-небудь узагальненню. Конвеєр по

складанню автомобілів, на якому закінчуються кузовні деталі (або навіть фарба), обов'язково

встане, а лінія по закачуванню бобів у банки може в аналогічній ситуації перемкнутися на

томати.

Якщо відсутній запас готової продукції або якщо недостача сировини й матеріалів

настільки велика, що позначається на покупці (як часто трапляється в ресторанах, де з

меню викреслюються окремі пункти в міру витрати продуктів), то ситуація із

витратами стає набагато менш певною. Втратити постійних клієнтів можна одразу

(варто тільки відмовити їм у замовленні або попросити почекати) або поступово (у міру

росту їхнього невдоволення якістю обслуговування). Губиться прихильність до компанії, а її

фінансову вартість не виміряєш.

Жодна система не може гарантувати рівень запасів, при якому будуть

враховані всі випадки, тому вважається прийнятним визначати рівень сервісу. Рівень

сервісу - це ймовірність, що необхідний для задоволення попиту запас виявиться в

наявності. Саме рівень сервісу, обумовлений звичайно шляхом дискусій і переговорів,

220

є балансом між не піддаються точно оцінці витратами у зв'язку з відсутністю

запасу й додаткових витрат на зберігання страхового запасу.

Для точного обчислення величини страхового запасу необхідно знати розподіл

попиту й часу поставки. Якщо обидві величини підкоряються нормальному розподілу,

те формула для розрахунку буде наступної[1]:

Страховий запас

де L – середній час поставки;

D – середній попит;

Lp – дисперсія часу поставки;

D – дисперсія попиту; z– середньоквадратичне відхилення. Величина z = 1,6 дає

рівень сервісу 95 %, z = 2,3 - 99 %.

Величина часу поставки звичайно не підкоряється закону нормального розподілу.

Розгляд інших видів розподілів виходить за рамки цієї книги, але, як видно

з формули, при зменшенні величини й дисперсії часу поставки зменшується й страховий

запас. Оскільки сторона, що закуповує, не може вплинути на тривалість більшості

поставок, аналіз цієї величини може виявитися діючим способом зменшення

страхових запасів.

При спрощеному розгляді теорії керування запасами допускається розподіл

вхідних і вихідних частин системи. Будемо вважати, що прийом поставок відбувається

миттєво й періодично. У випадку якщо поставки носять прогресуючий характер, розрахунки

будуть трохи складніше, але такі ситуації зустрічаються рідко, а погрішності при

обчисленнях найпростішими методами будуть невеликі.

Ефективність використання запасів досягається правильною організацією

керування ними.