7.4.Введення, редагування і форматування даних

 До операцій форматування відносяться:

·  зміна числових форматів або форми подання чисел;

·  зміна ширини стовпців;

·  вирівнювання тексту й чисел в осередках;

·  зміна шрифту й кольори;

·  Вибір типу й кольори границі

·  Заливання осередків

Перед форматуванням книги її потрібно заповнити основними даними. Після заповнення осередків, можна приступитися до форматування. Слід зазначити, що всі формули, як і в більшості електронних таблиць, починаються зі знака «=». Самі функції зручніше вставляти за допомогою майстра функцій. Викликати його можна через меню «Вставка®Функція...», або за допомогою кнопки  (майстер функцій). Така кнопка присутня на панелі інструментів і ліворуч від поля для уведення значень в осередок, а так само в саме майстру функцій.

Форматування вмісту осередків. Текстові дані за умовчанням вирівнюються по лівому краю осередку, а числа — по правому. Щоб змінити формат відображення даних в поточному осередку або вибраному діапазоні, використовують команду Формат-осередку. Вкладки цього діалогового вікна дозволяють вибирати формат запису даних (кількість знаків після коми, вказівка грошової одиниці, спосіб запису дати і інше), задавати напрям тексту і метод його вирівнювання, визначати шрифт і зображення символів, управляти відображенням і видом рамок, задавати фоновий колір.

 

До операцій редагування ставляться:

 

·  видалення й вставка рядків, стовпців, осередків і аркушів;

·  копіювання й переміщення осередків і блоків осередків;

·  редагування тексту й чисел в осередках

 

 Для виправлення вмісту окремих осередків необхідно виділити потрібну й перейти в режим «Виправлення». У даний режим можна потрапити клавішею F2, подвійним щигликом по осередку або одинарним у поле уведення. На рядку стану з'являється напис «Виправлення». Далі можна переміщатися мишкою або стрілками до потрібних позицій і виправляти. Якщо від змін в осередку варто відмовитися, то можна скористатися клавішею Esc або кнопкою «відмова».

Редагування даних

1.Зробити редагує клетку, що, активної.

2.Нажати клавішу F2, або подвійний щиглик на редагує клетке, що, або клацнути на панелі формул і редагувати безпосередньо в панелі формул.

3.Enter - закінчення редагування.

При редагуванні можна використати клавіші Delete і Backspace для видалення символів і клавішу Insert для управління режиму вставки \ заміни.

 

Для видалення вмісту клітки або декількох виділених кліток необхідно:

 

- виділити видаляє область, що;

- вибрати в меню Виправлення ( Видалити

Переміщення даних в іншу позицію виконується в такий спосіб:

-  виділити переміщувану область;

-  установити покажчик миші на границю виділеної області так, щоб він змінив свій вид і перетягнути блок у нову позицію.

За допомогою меню цей же процес полягає в наступному6

-  вибрати в меню - Виправлення ( Вирізати;

-  перейти в нову позицію;

-  вибрати Виправлення ® Вставити.

Вставка нових рядків у таблицю вимагає наступних дій:

- установити курсор в осередок стовпця, перед яким потрібно вставити стовпець

- вибрати в меню Вставка ( Стовпець

Заміна даних у клітці передбачає установку курсору в клітку, уміст якої треба змінити й увести нові дані.При редагуванні дані формули автоматично перераховуються.

Робота з аркушами, рядками, колонками, використовуючи меню Excel полягає в наступному:

1.сховати робочий аркуш:

-  вибрати в меню Формат ® Аркуш ® Сховати;

2.відновити захований робочий аркуш:

- вибрати в мін. Формат ( Аркуш ( Показати;

3.сховати стовпчик або рядок:

- виділити рядок або стовпець;

- вибрати в меню Формат ® Рядок / Стовпець ®Сховати

4.Відновити захований рядок або стовпець:

-  виділити два сусідні стовпчики (навколо захованої) або два сусідніх рядки;

- вибрати в меню Формат ® Рядок / Стовпець ®Показати

Використовуючи контекстне меню можна виконати:

1.сховати стовпчик або рядок

- виділити рядок або стовпець

- клацнути правою клавішею по виділеної область

- у контекстному меню, що з'явився, вибрати Сховати.

2. восстановить захований рядок або стовпець:

- виділити два сусідні стовпчики (навколо захованої) або два сусідніх рядки;

- підвести курсор праворуч до захованих стовпців або знизу в захованим рядкам (покажчик миші перетвориться в знак рівності з растяжкой);

- зробити подвійний щиглик мишей або викликати контекстне меню;

Окремий осередок може містити дані, що відносяться до одного з трьох типів:текст, число або формула, — а також залишатися порожньою. Програма Excel при збереженні робочої книги записує у файл тільки прямокутну область робочих листів, примикаючу до лівого верхнього кута (осередок А1) і містить всі заповнені осередки.

 

 Всі дані, що вводять у таблицю, зберігаються в осередках. Тому при уведенні й редагуванні необхідно звертати увагу на «рядок уведення». Вона розташована під всіма панелями інструментів у верхній частині вікна. У даному полі відображається фактична інформація осередку.

Початок уведення інформації (при натисканні перших символів) автоматично переходить у режим «введення». Цей режим відрізняється від звичайного, присутністю в рядку стану, повідомленням «Введення», більше тонкою границею навколо виділеного осередку, поява ліворуч у поле уведення кнопок відмови , підтвердження  й майстри функцій . Весь уводити текст, що, дублюється в осередку й у поле уведення. По закінченні рекомендується закріплювати інформацію за осередком клавішею Enter, Tab або відповідною кнопкою. При використанні клавіш виділення осередку зміщається вниз або вправо відповідно.

 

Введення тексту і чисел.

 

1.Покажчик миші помістити в клітку, у яку необхідно ввести дані. У рядку формул з'являться координати обраної клітки.

2.Увести дані із клавіатури.

3.Нажати клавішу Enter або клацнути по будь-якій іншій клітці.

 

 Введення даних здійснюють безпосередньо в поточний осередок або в рядок формул, розташовану у верхній частині вікна програми безпосередньо під панелями інструментів. Місце введення наголошується текстовим курсором. Якщо почати введення натисненням алфавітно-цифрових клавіш, дані з поточного осередку замінюються текстом, що вводиться. Якщо клацнути на рядку формул або двічі на поточному осередку, старий вміст осередку не віддаляється і з'являється можливість його редагування. Дані, що вводяться, у будь-якому випадку відображаються як в осередку, так і в рядку формул.

Щоб завершити введення, зберігши введені дані, використовують кнопку Enter в рядку формул або клавішу ENTER. Щоб відмінити внесені зміни і відновити колишнє значення осередку, використовують кнопку Відміна в рядку формул або клавішу ESC. Для очищення поточного осередку або виділеного діапазону простіше всього використовувати клавішу DELETE.

Будь-яку інформацію, що обробляється на комп'ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа й текст за замовчуванням Excel уводить у форматі Загальний.