Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Лекція1-9.doc
Скачиваний:
14
Добавлен:
26.08.2019
Размер:
1.65 Mб
Скачать

8.2. Автоматизація вводу

  Введення даних здійснюється в три етапи:

 

·  виділення осередку;

·  введення даних;

·  підтвердження введення (натиснути клавішу Enter).

Після того як дані введені, їх потрібно   уявити на екрані в певному форматі. Для представлення даних в MS Excel існують різні категорії кодів форматів.

Для редагування даних в осередку необхідно двічі клацнути на осередку і виробити редагування або виправлення даних.

До операцій редагування відносяться:

 

·  видалення і вставка рядків, стовпців, осередків і листів;

·  копіювання і переміщення осередків і блоків осередків;

·  редагування тексту і чисел в осередках

До операцій форматування відносяться:

 

·  зміна числових форматів або форми представлення чисел;

·  зміна ширини стовпців;

·  вирівнювання тексту і чисел в осередках;

·  зміна шрифту і кольору;

·  Вибір типа і кольори межі

·  Заливка осередків

Будь-яку інформацію, яка обробляється на комп'ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа і текст за умовчанням Excel вводить у форматі Загальний.

Введення тексту

Текст - це будь-яка послідовність введених в осередок символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Введений текст вирівнюється в осередку по лівому краю. Щоб ввести текст, виділіть осередок і наберіть текст з клавіатури. Осередок може вміщати до 255 символів. Якщо вимагається ввести деякі числа як текст, то для цього виділіть осередки, а потім виберіть команду Формат / Осередки. Далі виберіть вкладку “Число” і в списку форматів, що з'явився, виберіть Текстовий. Ще один спосіб введення числа як тексту – це ввести перед числом символу апострофа. Якщо текст не поміщається в осередок, то необхідно збільшити ширину стовпця або дозволити перенос по словах (Формат / Осередки, вкладка Вирівнювання).

Введення чисел

Числові дані – це числові константи: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, крапка і кома. При роботі з числами необхідно уміти змінювати вид чисел, що вводяться: число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа. Excel самостійно визначає чи відноситься введена інформація до числа. Якщо введені в осередок символи відносяться до тексту, то після підтвердження введення в осередок вони вирівнюються по лівому краю осередку, а якщо символи утворюють число – то по правому краю осередку. Числа в Excel відображаються в категоріях Числової, Експоненціальний, Фінансовий, Грошовий, Процентний, Дробовий.

Введення послідовних рядів даних

Під рядами даних маються на увазі дані, відмінні один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково повинні бути числовими.

Для створення рядів даних необхідно виконати наступне: 1.Ввести в осередок перший член ряду. 2.Виділити область, де буде розташований ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркера заповнення, і у цей момент, коли білий хрестик переходить в чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи натиснутою кнопку миші, треба виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того, як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними.    Можна побудувати ряд даних і іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести уручну другий член ряду, виділити обидва осередки і продовжити виділення до потрібної області. Два перші осередки, введені уручну, задають крок ряду даних.

  Дані в MS Excel виводяться на екран в певному форматі. За умовчанням інформація виводиться у форматі Загальний. Можна змінити формат представлення інформації у виділених осередках. Для цього виконаєте команду Формат / Осередки.

  З’явиться вікно діалогу “Формат ячеек”,в якому потрібне вибрати вкладку “Число”. У лівій частині вікна діалогу “Формат осередків” в списку “Числові формати” приведені назви всіх використовуваних в Excel форматів.

  Для формату кожної категорії приводиться список його кодів. У правому вікні “Тип” ви можете проглянути всі коди форматів, які використовуються для уявлення на екрані інформації. Для представлення даних ви можете використати вбудовані коди форматів MS Excel або ввести свій (призначений для користувача) код формату. Для введення коду формату виберіть рядок (всі формати) і введіть символи коду формату в полі введення “Тип”.  Одним із способів впорядкування даних в Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат / Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу “Стиль”.

В MS Exсel є близько 200 убудованих функцій. Їхній повний список можна одержати командою Вставка/Функція. Цей список розбитий по категоріях. Функція має такий вигляд

= Ім'я функції (Список аргументів)

 

Функції Excel — це спеціальні, наперед створені формули для складних обчислень, в які користувач повинен ввести тільки аргументи. Функції складаються з двох частин: імені функції і одного або декількох аргументів. Ім'я функції описує операцію, яку ця функція виконує, наприклад, СУМ. Аргументи функції Excel - задають значення або осередки, використовувані функцією, вони завжди укладені в круглі дужки. Відкриваюча дужка ставиться без пропуску відразу після імені функції. Наприклад, у формулі «=СУММ(A2;A9)», СУМ — це ім'я функції, а A2 і A9   — її аргументи.Як аргументи використаються адреси осередків або імена інших функцій.

 

Для побудови формул з використанням функцій варто виділити осередок, куди буде вставлятися формула й викликати Майстер функцій, нажавши клавішу fx на панелі інструментів або вибрати команду Вставка/Функція. У списку Категорія вибрати категорію функції (якщо категорія не відома, то для перегляду повного списку функцій варто вибрати пункт Усе). У вікні Функція можна вибрати потрібне функції. Для переходу до завдання аргументів функції треба нажати кнопку Далі. Майстер функцій розрізняє аргументи обов'язкові й необов'язкові. Як аргументи можна використати константи (абсолютні адреси осередків), змінні (відносні адреси осередків) і імена інших функцій.

Існує два способи уведення аргументів: 1) уведення адреси аргументу із клавіатури; 2) уведення адреси, виділяючи осередку мишею (цей спосіб, на мій погляд, переважніше). Після уведення обов'язкових аргументів варто нажати кнопку Готово.

Для функції підсумовування закріплена кнопка на Панелі інструментів . Для її використання треба:

активізувати осередок, у якій повинна розміщатися сума, клацнути на кнопці і нажати клавішу [Enter];

або

виділити область, що підлягають підсумовування, нажати кнопку і клавішу Enter].

Якщо підсумується вміст несуміжних осередків, то активізуйте осередок, куди буде записана сума, клацніть на кнопці , потім клацніть на першому осередку, що включається в суму, натисніть клавішу [Ctrl] і вкажіть інші осередки. Відпустите клавішу [Ctrl] і натисніть клавішу [Enter].

Введення функцій в робочому листі:

Ви можете вводити функції в робочому листі прямо з клавіатури або за допомогою команди Функція меню Вставка. Якщо ви виділите осередок і виберете команду Вставка/Функція, Excel виведе вікно діалогу Майстер функцій – крок 1 з 2. Відкрити це вікно можна також за допомогою кнопки Вставка функції на рядку введення формул.

 

 

У цьому вікні спочатку виберіть категорію в списку Категорія і потім в алфавітному списку Функція вкажіть потрібну функцію. Excel введе знак рівності (якщо ви вставляєте функцію на початку формули), ім'я функції і круглі дужки. Потім Excel відкриє друге вікно діалогу майстра функцій, в якому необхідно встановити аргументи функції (у нашому випадку посилання на A2 і A9).

 

   Друге вікно діалогу Майстра функцій містить по одному полю для кожного аргументу вибраної функції. Праворуч від кожного поля аргументу відображається його поточне значення (21 і 33). Поточне значення функції відображається внизу вікна діалогу (54). Натисніть кнопку ОК або клавішу Enter, і створена функція з'явиться в рядку формул.

Перегляд і друк документа:

Залежно від виконуваних задач в Microsoft Word 2003 можна вибирати різні режими проглядання документів:

·  Режим макетів

·  Режим перегляду

·  Перегляд.

     Режими макетів використовуються при роботі над документом, до цього режиму відносяться: Розмітка сторінки, Веб–документ, Звичний, Структура.    Режими перегляду використовуються для читання документа і переміщення в ньому, до цього режиму відносяться: Режим читання, Ескізи, Схема документа.      Перегляд використовується для відображення зовнішнього вигляду документа у формі публікації, до цього режиму відносяться: Попередній перегляд веб-сторінки, Попередній перегляд.    Режим попереднього перегляду зручне використовувати для проглядання декількох сторінок документа в зменшеному вигляді. У цьому режимі можна проглядати розриви сторінок і підкладку, а також змінювати вміст або форматування документа до його висновку на друк     Перед друком документа слід перевірити його зовнішній вигляд, видавши команду Файл – Попередній перегляд або клацнувши кнопку Попередній перегляд на панелі інструментів. Щоб вийти з режиму попереднього перегляду натисніть кнопу «Закрити». Щоб надрукувати документ з використанням прийнятих за умовчанням параметрів принтера і настройок друку, натисніть кнопку Друк у вікні попереднього перегляду або на стандартній панелі інструментів.

Для вибору принтера і настройок параметрів друку виконаєте команду Друк з меню Файл, з'явиться діалогове вікно Друк.

 

У області принтер слідує вибрати необхідний принтер з пропонованого списку. У області Сторінка, слід задати яку частину документа друкувати: весь документ; поточну сторінку; виділений фрагмент або декілька сторінок з вказаними   номерами.

Кількість копій задається в полі Число копій. Вибрати опцію Включити: всі сторінки діапазону або спочатку друкуються всі сторінки з непарними номерами, а потім - з парними. Група опцій масштаб дозволяє задати друк декількох сторінок   тексту на одному листі паперу. Ряд додаткових параметрів друку можна вказати, натиснувши кнопку Параметри.

 

 

                                                Основна література:

 

1.Экономическая информатика / под ред. П.В. Конюховского и            Д.Н. Колесова. – СПб: Питер, 2000. – 560 с.: ил.

2. Информатика. Базовый курс / Симонович С.В. и др. – СПб: Питер, 2001. – 640 с.: ил

 

                                     Додаткова література:

 

3.Информатика для юристов и экономистов / С.В.Симонович и др.. – СПб: Питер, 2001. –688с.

4.Использование Microsoft Office 97. Пер. с англ../Джим Бойс; Скотт Фаллер; Ред Гилген и др. - К.; М.; СПб.; Издат.дом “Вильямс”, 1998; - 1120 с.

5. Использование Microsoft Excel 97. Пер. с англ../ Брюс Холберг, Шерри Кинкоф, Билл Рей и др. - К.; М.; СПб.; Издат.дом “Вильямс”, 1998; - 736 с.

                                                                                                                                                    Лекція №9 

 

                                     Тема: Графічні можливості Excel

 

План:

 

1. Типи діаграм. Вибі даних.

2. Побудова і оформлення діаграм.

3. Розміщення, редагування діаграм.