13. Контроль как функция управления

Контроль - это деят-сть по регулированию отношений в орг-ции, ориентированная на создание благоприятных условий подготовки и реализации управленческих решений. / управл дея-ть, позвол выявлять, испралять и предупреждать отклонения достигнутых результатов от намеченных парамтров, позволяет осущ корректировку действий

Три типа контроля: стратегический, оперативный и функциональный.

Стратегический контроль  - способ отслеживания исполнительных работ по реализации запланированных целей и задач организации. Оперативный контроль  - нацелен на регулирование ситуативных текущих проблем, возникающих при реализации стратегического плана. Функциональный контроль - намерение осуществлять деятельность по управлению на базе предварительно распределенных между исполнителями функций, вытекающих из стратегических целей и задач.

Объект контроля – предприятие, организация

Предмет – процессы, проходящие в организации, ее элементы

Субъекты – менеджеры, отделы контроля, гос органы

Инструменты: наблюдение, проверка, учет и анализ.

Необходимость контроля: Неопределенность внешней среды; Неопределенность, связанная с действиями других организаций; Неопределенность ценностей и поведения людей. Способствует соблюдению дисциплины, норм, законов, единство решений, задач, обнаружение проблем и их решение, для устойчивого стимулирования деятельности.

Суть контроля - преодоление неопределенности

Эффективно организованный контроль:

1) Соответствие делу 2) своевременность 3) стратегический характер

4) ориентация на результат 4) гибкость 5) простота

6) экономичность 6) добровольное соблюдение людьми определенных ограничений, регулирующих поведение.

Этапы процесса контроля:

1. Установка стандартов - поддающихся измерению целевых ориентиров, располагающих временными границами.

2. Определения масштаба допустимых отклонений через сравнение показателей функционирования объекта контроля с заданными стандартами.

3. Измерения результатов. Сравнение результатов с заданными стандартами позволяет контролирующему лицу определить, какие действия надо предпринять для совершенствования контрольных функций.

4  функции:

1) Диагностическая функция контроля заключается в том, что она включает в себя непрерывный учет на базе текущей информации хода работ по реализации стратегической цели. В этом случае контроль предполагает объективную оценку полученных в прошлом результатов для более эффективного проведения текущих работ. Эта функция позволяет руководителю оценить возможности системы управления.

2) Ориентирующая функция контроля основана на привлечении внимания исполнителей к актуальности решаемых вопросов, вытекающих из целей и задач, стоящих перед организацией.

3) Стимулирующая функция контроля основана на мотивационных возможностях контроля, позволяющих контролирующему органу нацелить своих работников на эффективный и осмысленный труд.

4) Корректирующая функция контроля заключается в направлении процесса контроля в такие рамки, внутри которых можно свободно вносить разного рода изменения без опасности искажения целей и задач, стоящих перед организацией.

Виды контроля:

1. по времени осуществления: предварительный, текущий, итоговый (последующий)

2. негативный и позитивный

3. тематический и сводный

4. по охвату: плошной и выборочный

5. стратегический, оперативный, функциональный

В рамках информационно-кибернетической модели различают входной и выходной контроль. Входной контроль призван осуществлять функции наблюдения и регулирования поступающих в аппарат управления информационных потоков. - сведения о материальных, финансовых и энергетических источниках деятельности организаций, об их кадровом обеспечении. На входе контролирующие органы должны следить за тем, чтобы все задания были правильно распределены, чтобы каждый из членов организации четко представлял себе, что он должен делать, какова его ответственность за допущенные нарушения. Материальные (оборудование, сырье, ресурсы); технологические (ноу-хау, патенты и пр.); кадровые; информационные; финансовые (платежные документы и пр.).

Контролирующий субъект должен обязательно знать, что должно получиться на выходе и как это лучше реализовать. Контроль не должен внушать страха, и поэтому целью контроля будет поддержание оптимального режима в работе подчиненных. Два вида входного контроля: прямой и косвенный. Прямой контроль – это деятельность по управлению входными потоками, приписываемая управляющему по штату в соответствии с его должностными инструкциями. Прямой контроль: жесткий исполнительский контроль, объектом которого выступает сама деятельность исполнителя, и мягкий функциональный контроль, предполагающий слежение за результатами деятельности.

Косвенный контроль – деятельность по управлению входными потоками, основанная на непрямых полномочиях управляющего. Два вида: контроль через смежные показатели и самоконтроль.

Контроль через смежные показатели основывается на выделении контрольных нормативов (стандартов), значение которых объективно связано друг с другом. (контролируем уровень затрат и обязательно прибыль). Самоконтроль выражает высшую степень доверия между руководителем и подчиненным особенно в тех случаях, где прямые методы контроля являются невозможными, или где существует длинная дистанция между исполнительными и контролирующими органами.

Методы контроля:

1) Предварительный 2) Направляющий (текущий) 3) Фильтрующий 4) Последующего контроля

Методологические инструменты входного контроля. Среди наиболее простых и эффективных способов организации входного контроля выделяется матричный метод организации входного контроля. Матрица позволяет контролирующему субъекту определить основные критерии, на основании которых может быть осуществлен набор специалистов соразмерно выполнению наиболее значимых для фирмы работ в сочетании с принятыми на этой фирме стандартами поведения, личностными качествами или физическими характеристиками отбираемого персонала.

Выходной контроль – деят-сть по управлению отношениями в организации, основанная на необходимости отслеживания производственных процессов, их анализа и последующей корректировки. Призван осуществить функции наблюдения и регулирования выходящей из производственной системы продукции. На него приходится заключительный этап в создании системы контроля. Объекты: контроль за качеством продукции; дисциплиной труда; за соответствием продукции существующим нормам и ГОСТ.

Методологическими инструментами процедуры контроля за качеством продукции являются диаграмма Парето и схема Исикавы. Диаграмма Парето исходит из того, что 80% издержек приходится на 20% всех возможных причин. Порядок построения диаграммы следующий. Сначала собирается информация о причинах брака. Затем эти причины сводятся в отдельные группы. После этого полученные данные разводятся по осям координат. Издержки производства от дефектов откладываются по вертикальной шкале, а причины дефектов - по горизонтальной.

Схема Исикавы исходит из того, что источ-ми производственных дефектов являются группы причин: материалы, оборудование и инструменты, методы производственной деят-сти и персонал. Порядок построения схемы: 1. Определение цели анализа. 2. Подключение главных источников дефектообразования к цели анализа. Определяются варианты проявления этих источников в процессе производства и делаются выводы о способах устранения возможных дефектов. 3. Наполнение основных факторов дефектообразования конкретным содержанием. 4. Готовая схема вывешивается на стену в комнате, где работает группа качества. Участники вносят в нее дополнения и изменения. 5. На заседании группы организуется детальное обсуждение разработанной схемы, дается оценка каждому пункту. Достигается общее согласие.

Характеристики эф-го контроля: стратегическая направленность, ориентация на результаты, соответсвие делу, своевременность контроля, гибкость, простота контроля, экономичность.