3 Организация и технология закупочной деятельности в сфере торговли, формирование хозяйственных связей и поиск партнеров по закупке товаров

Проведение закупок – одна из предпосылок работы магазина. В процессе закупки принимают участие разные подразделения предприятия (склад, подразделение закупки, подразделение продажи).

Функции склада: контроль за товарными запасами на складе; совместно с подразделениями по продаже определяет объем закупок; передает заявки в отдел закупок.

Функции отдела продаж: контроль за товарными запасами в торговом зале; определение объема закупок по согласию со складом.

Функции отдела закупок: поиск источников поставок; направление запроса поставщикам; сравнение предложений; оформление заказа; получение подтверждения о получении заказа от поставщиков; контроль за сроками поставки.

Функции отдела приемки: проверка накладных и бланков заказа в присутствии лица, доставившего товар; организация приемки по качеству и количеству; составление акта о приемке товара; оформление сопроводительных документов для склада.

В результате этих действий на заключительном этапе организации закупок склад осуществляет сопоставление поставки с заказом, складирование товара и регистрацию его в складской картотеке.

При закупке новых товаров информация об альтернативных источниках поставки собирается и анализируется в обязательном порядке. При постоянной работе с одним ассортиментом товаров рекомендуется проводить регулярные исследования возможности закупки из новых источников.

В качестве источников информации можно использовать: каталоги, справочники, специальные журналы, торгово-промышленные палаты, союзы предпринимателей, выставки, ярмарки, товарные биржи, спец. рыночные обзоры, подготавливаемые маркетинговыми агентствами, коммерческие материалы потенциальных поставщиков.

При выборе поставщика предприятие ориентируется на критерии: надежность, цена, сроки поставки, качество товаров, величина транспортных расходов, конкурентоспособность предлагаемых товаров, уровень используемых технологий, производственных мощностей, финансовое состояние, практика выполнения аналогичных контрактов в прошлом, готовность к кооперации на длительную перспективу. Всем критериям присваивается определенный ранг значимости и по ним выбирается поставщик.

В ходе отбора поставщиков предприятие должно решить вопрос о степени концентрации закупок у одного поставщика. Работа с одним поставщиком ставит под угрозу долгосрочную стабильность поставок, снижает заинтересованность поставщика в предоставлении наилучших условий закупки и полного комплекса услуг предприятию. Но при этом концентрация закупок обеспечивает низкие закупочные цены и снижение расходов на транспортировку в цене товара.

При определении объемов поставки учитывают: количество товаров, проданных за последнее время; сроки поставки; размер средств, выделяемых на закупку; размер складской площади; факторы, влияющие на спрос; расходы на каждый заказ; ценовые льготы на заказ большой партии; расходы на содержание склада.

В процессе осуществления закупок предприятие торговли вступает в хозяйственные связи с поставщиками и другими субъектами рынка. Хоз. связи облекаются в определенную правовую форму. Такой формой служит договор. Основной формой хоз. связей оптовых предприятий с обслуживающими торговыми предприятиями является договор купли-продажи. Основной формой хозяйственных связей с поставщиками является договор поставки. Закупка товаров у с/х производителей осуществляется на основе договора контрактации. В системе хоз. связей с поставщиками могут использовать заявки покупателей.

Хозяйственные связи могут возникнуть в случае кооперационных объединений с другими предприятиями. Возможными сферами кооперации могут быть: закупочная кооперация, сбытовая, управленческая. Закупочная кооперация может быть основана на кооперации по ассортименту, на закупочной конторе свободных предприятий оптовой торговли. Кооперация по ассортименту ставит задачи приспособления ассортимента к постоянно меняющимся условиям рынка. Несколько предприятий оптовой торговли с различным, но родственным ассортиментом договариваются об исключении пограничного ассортимента и передают поставки соответственному предприятию оптовой торговли. Закупочная контора является не прямой кооперацией торговых предприятий в сфере торговли, т.к. они имеют собственную правовую форму. Они действуют от собственного имени, за собственный счет или от имени и за счет предприятий оптовой торговли, которые их организуют.

Существуют следующие формы сделок:

1.Самостоятельная – закупочное объединение покупает за собственный счет товары, берет их на хранение или перевозит товары с целью снижения транспортных затрат от производителя к участнику

2.Посредническая – состоит в подготовке заключения договора и может быть сделкой по делькредере, окончательной и рекомендательной.

В случае сделки по делькредере закупочное объединение берет на себя в качестве посредника перед поставщиками ручательство за поступление средств, за оплату товара со стороны покупателя. Каждый участник заказывает товар непосредственно у поставщика и получает от поставщика. Головная закупочная организация берет на себя ручательство за оплат. Она оплачивает счета по поставкам и заносит в дебет участника поступившие в прошлом периоде счета по поставкам. Окончательная сделка предполагает рекомендации закупочным объединениям по поводу закупки определенного товара, собирает поступающие заказы и передает их в виде общего заказа поставщику. Преимущество сделки – снижение закупочной цены в рез-те увеличения объема закупки. При рекомендательной сделке объединение рекомендует участникам закупить тов. у определенного поставщика, но не принимает на себя ни ручательства, ни общего заказа.