3.6.13. Обмен данными с другими приложениями

MS Access позволяет импортировать данные из других прикладных программ, таких, как MS Excel, dBase, MS FoxPro, Lotus 1-2-3, а также текстовые файлы. Для импортирования следует выполнить команду Файл – Внешние данные – Импорт. Запускаемый при этом Мастер импорта создаст на основе импортируемого файла таблицу в MS Access.

Для сохранения объекта в файле другого приложения, например MS Word, нужно выделить объект и выполнить команду Сервис – Связи с Office – Слияние с MS Word.

Экспорт таблиц MS Access можно осуществлять в текстовый файл, файл электронных таблиц или баз данных других форматов командами Файл – Экспорт – и указать тип файла, в который нужно преобразовать данные. Если есть необходимость экспортировать таблицу в формат MS Excel, то можно использовать команду Сервис – Связи с Office – Анализ данных в Microsoft Excel.

При желании можно установить связь с таблицей из другой программы для просмотра и обра­ботки имеющихся там данных (Файл – Внешние данные – Связать таблицы).

4. Технология подготовки компьютерных презентаций

4.1. Виды презентаций

В тех случаях, когда необходимо привлечь внимание к какой-либо проблеме, товару или услуге, убедить в необходимости сделать что-то, разъяснить цели и задачи, продемонстрировать результаты работы или наоборот наметить планы на будущее, используют презентации. Компью­терные презентации – компьютерный показ визуальных изображений с целью зрительного пред­ставления информации. Можно привести аналогию компьютерной презентации с обычной книгой. Книга состоит из страниц с текстом, и презентация тоже состоит из страниц, но только электрон­ных, которые кроме текста могут содержать также мультимедийные объекты. Электронные стра­ницы с текстом и мультимедийными объектами называются слайдами.

Все презентации по типу можно разделить на следующие группы:

Линейные. Материал расположен по порядку. Начало – продолжение – завершение. Этот тип применяется для торговых презентаций, связанных с представлением нового товара или услуги, или для представления материала в обучающей презентации по новой теме, когда важно последо­вательно выделить основные аспекты.

Презентации со сценариями. Показ слайдов, снабженных анимированными объектами, видеоматериалом и звуковым сопровождением, а также спецэффектами.

Интерактивные презентации. Выполняются под управлением пользователя. Предполагают возможность получить данные презентации с разной степенью детализации. Построены на диалоге между компьютером и человеком.

Непрерывные презентации. Это своеобразные рекламные ролики. Они представляют собой завершенные информационные продукты, широко используемые на различного рода экспозициях.

4.2. Этапы создания презентаций

1. Планирование презентации

На первом этапе необходимо определить список ключевых вопросов и изучить материал создаваемой презентации. Для этого необходимо собрать первичную информацию, провести собе­седование с заинтересованными в презентации лицами, выяснить целевую группу, на которую будет ориентирована презентация. Содержание презентации должно зависеть от целей доклад­чика, интереса и уровня аудитории.

На основе полученной информации и ее анализа следует выбрать тип будущей презентации – интерактивная или непрерывная. Разработать максимально подробную схему презентации в виде последовательности кадров.

2. Создание презентации

Этот этап связан с подбором программных и вспомогательных средств для реализации сцена­рия, а также представлением сценария в виде последовательности слайдов.

3. Проведение презентации

Большинство презентаций проходит под управлением докладчика. Успех зависит не только от качественного иллюстративного материала, но от подготовки к проведению. Необходимо подго­товить заслуживающее внимание начало, заинтересовать аудиторию. Желательно провести репе­тицию.

Имеется множество программ для создания и проведения мультимедийных презентаций в среде Windows, например Power Point, Action!, Animation Works Interactive, Compel, Мultimedia ToolBook.

Все перечисленные программы позволяют создавать презентации с элементами анимации, звуковым сопровождением, возможностью взаимодействия с пользователем.