3.6.12. Отчеты в ms Access

Для конечного пользователя данные, хранимые в таблицах и запросах, могут быть оформлены в виде отчета. Отчет позволит представить информацию на печать в желаемом формате. Его можно дополнить рисунками и графиками, которые сделают данные более привлекательными. В отчете легче всего группировать и сортировать данные.

Создать новый отчет можно следующими способами (рис. 3.32):

1) автоматически: вкладка Отчет – кнопка Создать – Автоотчет различных видов;

2) полуавтоматически с помощью Мастера отчетов: вкладка Отчеты – Создать с помощью мастера; кнопка Создать – Мастер отчетов;

3) вручную с помощью Конструктора отчетов: вкладка Отчет – Создать с помощью Конструктора; кнопка Создать – Конструктор отчетов.

Рис. 3.32. Диалоговое окно, вызываемое кнопкой Создать

Существует два основных режима работы с отчетами:

Конструктор – для создания новых отчетов и изменения существующих;
Предварительный просмотр – внешний вид отчета при печати.

К разделам отчета относятся – область данных, где размещаются записи из источника данных, заголовок и примечание отчета, которые только однажды размещаются соответственно в начале и конце отчета. Дополнительные разделы Заголовок и Примечание группы связаны с группировкой записей. Количество этих разделов – по числу уровней группировки.

Группа – это набор записей, отобранных по определенному критерию. Группа состоит из заголовка, включенных в нее записей и примечания. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой.

Группировка может быть:

для чисел – по десяткам, сотням и другим диапазонам значений, которые задаются в свойстве Интервал;
для текстовых полей – по первой букве, по двум первым буквам и т.д.
для полей типа Дата – по годам, кварталам, месяцам и т.д.

В отчетах, как и в формах, можно использовать вычисляемые поля, которые в режиме Мастера устанавливаются с помощью кнопки Итоги.

Один из простых способов создания отчетов – это создание отчета с помощью мастера. Первое диалоговое окно Мастера приведено на рис. 3.33. В этом окне выбираются поля представляемые в отчет. В верхнем списке «Таблицы и запросы» выбирается таблица данных, ниже отображаются поля выбранной таблицы. Поля таблицы можно переместить в правое окно «Выбранные поля».

Рис. 3.33. Окно Мастера отчетов

Следующее окно дает возможность выбрать вид представления данных (рис. 3.34).

Рис. 3.34. Диалоговое окно Мастера отчетов, позволяющее изменить вид представления данных в отчете

Далее Мастер предложит виды группировок выводимых данных и стиль оформления.

Для примера выбран стиль оформления Деловой и Выравнивание по левому краю. В отчете использована сортировка по дате начала тура.

Страны

Страна Куба