2.3. Основные понятия, используемые при работе с электронной таблицей

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой запи­саны данные различных типов: текстовые, даты, формулы, числа.

Ссылка – способ (формат) указания адреса ячейки.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют диапазон (блок).

Диапазон (блок) ячеек – группа последовательных ячеек, имеющая свой уникальный адрес. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк и столбцов (или их частей).

Адрес диапазона ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между кото­рыми ставится разделительный символ – двоеточие <:>. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.

Примеры задания адресов ячейки и блоков:

• Адрес ячейки, образованной на пересечении столбца G и строки 3 выражается ссылкой G3.

• Адрес диапазона, образованного в виде части строки 2, - А2:D2.

• Адрес диапазона, образованный в виде столбца В – В5:В10.

• Адрес диапазона, образованный в виде прямоугольника – D5:G9.

Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отноше­нии которых она должна быть выполнена.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи мыши или клавиш управления курсором.

Рабочее поле – пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш управления курсором.

Текущим (активным) экраном называется часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора. Экран монитора не позволяет показать всю электронную таблицу. Мы можем рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При таком перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен тех, от которых мы уходим.

Excel может открывать одновременно множество окон, организуя тем самым "многооконный режим" работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположе-ние и размеры окон на экране. Окно, с которым в настоящий момент работает пользователь, называется текущим (активным).

Листы и книги

В качестве первичного документа для хранения и обработки данных Microsoft Excel исполь­зует лист. Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Каждый лист имеет имя, которое приводится на кнопке ярлычка (6) листа внизу окна (см рис. 2.1). Количество листов в рабочей книге задается пользователем.

Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или копировать. Лист, в котором выполняется работа, называется текущим. Любой лист можно представить с собственным заголовком в отдельном окне. Лист может содержать таблицу, диаграмму, макросы, внедренные и связанные объекты из других приложений, например, Word.

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Вы можете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих вас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле. Файл книги имеет расширение .xls (от англ. Sheet – лист), шаблона – .xlt (от template - шаблон), рабочей области - .xlw, макросов – .xla (от Add-in-Makros). Окно Excel может отображать несколько окон рабочих книг, с которыми можно одновременно работать.

Имена листов отображаются полужирным шрифтом на вкладках в нижней части окна книги слева от горизонтальной полосы прокрутки. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку. Чтобы сделать лист активным щелкните вкладку мышью. Слева от вкладок расположены кнопки полосы прокрутки, имеющие следующее назначение:

- перейти к первому листу,

- перейти к предыдущему листу,

- перейти к следующему листу,

- перейти к последнему листу.

По умолчанию после запуска Excel новая книга имеет 3 листа. Выбрав команду Лист в меню Вставка, вы добавите лист. Он будет располагаться слева от открытого листа.

Чтобы добавить несколько листов, нажмите клавишу Shift и выделите столько ярлычков, сколько вы хотите добавить листов, затем выберите команду Лист в меню Вставка. Для отобра­жения на экране различных элементов окна Excel, например строки формул, строки состояния, ярлычков листов выберите команду Параметры в меню Сервис, откройте вкладку Вид и устано­вите соответствующие флажки.

По умолчанию все листы книги пронумерованы, начиная с единицы. Чтобы облегчить запоми-нание содержимого листа ему можно присвоить имя, например, Список автомобилей. Имя листа может содержать от 1 до 31 символа. В него не должны входить знаки “/”, “\”, “?”, “*”, “[” или “]”.

Чтобы переименовать лист необходимо дважды щелкнуть ярлычок листа и ввести с клавиа­туры новое имя или выбрать в меню Формат команду Лист, Переименовать. Если ярлычок не виден в нижней части листа, то выберите команду Параметры в меню Сервис, откройте вкладку Вид и установите флажок Ярлычки листов. В случае, если флажок установлен, то для отображения ярлычков сдвиньте вправо вешку разбивки ярлычков.