Параметрические запросы

Условия запроса могут быть включены непосредственно в бланк запроса, но для того чтобы сделать его более универсальным, можно вместо конкретного значения отбора включить в запрос параметр, т.е. создать параметрический запрос. Для этого в строку Условие отбора вводится фраза в квадратных скобках, которая будет выводиться в качестве «подсказки» в процессе диалога, например, [Введите фамилию]. Таких параметров может быть несколько, каждый для своего поля.

Итоговые запросы

При выборе данных может понадобиться найти какую-либо функцию, например сумму значе­ний или максимальное значение в поле. Запросы, выполняющие вычисления над группой записей, называются итоговыми. Для их составления следует войти в Конструктор запросов и выбрать Вид – Групповые операции. В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция, в ней содержится слово Группировка. В этой строке следует указать, какое вычисле­ние необходимо выполнить.

Возможные операции в строке Групповые операции: SUM – сложение; AVG – среднее значение; MIN – минимальное значение; МАХ – максимальное значение; COUNT – количество записей со значениями (без пустых значений) и другие.

Перекрестные запросы

Особый тип итоговых запросов, представляющих результаты поиска в виде матрицы, называ­ется перекрестным. Для его создания нужно в Конструкторе запроса выполнить команду Вставка – Запрос – Перекрестный запрос или кнопка Создать – Перекрестный запрос.

Для каждого поля такого запроса может быть выбрана одна из установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение, которая выводится в ячейках таблицы, и «Не отображается».

Для перекрестного запроса надо обязательно определить хотя бы по одному полю в качестве заголовка строк, заголовка столбцов и значения. Можно использовать дополнительные условия отбора и сортировку.

Модификация с помощью запросов на изменение

С учетом того, что запросы на модификацию БД приводят к необратимым изменениям информации, содержащейся в БД, целесообразно выполнять их в два этапа. На первом этапе следует произвести отбор модифицируемых данных запросом на выборку. Проверить правиль­ность выборки. На втором этапе изменить статус запроса на выборку, установив его в соответст­вии с заданием. Затем повторно выполнить запрос с новым статусом.

Запрос на обновление используется при необходимости внесения, изменений во множество записей БД, поэтому целесообразно сделать резервную копию таблицы. Выполняется этот вид запроса в два этапа: сначала проверяется правильность отбора обновляемых записей с помощью запроса на выборку, затем он преобразуется в запрос на обновление и выполняется повторно.

Периодически убирая в архивные таблицы «старые» записи, можно увеличить быстродей­ствие основных частей и улучшить обзорность БД. Для этого используется Запрос на добавление. Кроме того, при необходимости добавить данные в таблицу БД из другой базы можно также использовать запросы на добавление.

Запрос на удаление используется в тех случаях, когда «старые» или неиспользуемые записи таблиц можно удалить, но обязательно сначала произвести выборку и проверить ее. Целесооб­разно сделать копию.