Использование шаблона при создании документа

Шаблоном называется специальный тип документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа. Шаблон определяет используемые в создаваемом доку­менте параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет), атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. С помощью шаблона и других средств настройки прило­жений Office можно создавать профессионально оформленные документы со сложной графикой, выполненные в едином стиле. В стандартную поставку Word 2003 входят шаблоны для создания факсов, писем, официальных документов, служебных записок, отчетов, диссертаций и т.д. В одном документе можно использовать несколько шаблонов.

Шаблоны хранятся в файлах с расширением .dot в папке Program Files\Microsoft Offce\Templates. По умолчанию, когда мы нажимаем кнопку Создать на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный, который не содержит какого-либо текста или рисунков. Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду Создать в меню Файл. На экране отобразится область задач Создание документа. В разделе Шаблоны выберите ссылку На моем компьютере. На экране отобразится диалоговое окно Шаблоны. Шаблоны на вкладках диалогового окна сгруппированы с учетом области их применения. Например, при посылке факса откройте вкладку Письма и факсы и воспользуйтесь шаблоном Изысканный факс (рис.1.28).

Рис. 1.28. Диалоговое окно Шаблоны с открытой вкладкой Письма и факсы

Выбрав шаблон, установите переключатель в группе Создать в положение Документ и нажмите кнопку ОК.

Создание шаблона

Несмотря на то, что в комплект поставки Word включено большое количество шаблонов, для создания документов может потребоваться новый шаблон. Новый шаблон можно создать на основе существующего шаблона или использовать существующий документ, сохранив его в одной из папок шаблонов. Если в какой-либо шаблон ввести текст, рисунки, элементы списка автотекста и т.п., то они будут повторяться во всех новых документах, созданных на основе этого шаблона, существующие документы не изменятся. После того, как шаблон создан, он может открываться как любой документ и в него могут быть внесены любые необходимые изменения.

Один из наиболее простых способов создания шаблона – открыть документ, содержащий элементы, которые вы хотите использовать, внести необходимые изменения и сохранить его как шаблон. Вы можете создать шаблон для делового письма, посылаемого от имени вашей фирмы, в котором будут представлены эмблема вашей фирмы, ее адрес, слова приветствия, подпись и т.п.

СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ПУТЕМ ИЗМЕНЕНИЯ СУЩЕСТВУЮЩЕГО ШАБЛОНА. Чтобы создать новый шаблон на основе имеющегося шаблона, выполните следующие действия:

• выберите команду Отрыть в меню Файл.

• В раскрывающемся списке Тип файла выберите строку Шаблоны документов (*.dot).

• Внесите необходимые изменения в шаблон и сохраните файл.

1.10. Подготовка документа к печати

При подготовке документа к печати обычно используют команды Предварительный просмотр, Параметры страницы, Печать из меню Файл.