7.7. Документы, как совокупности условных сообщений

Кроме первичных знаков и сигналов – первичных условных сообщений, возможны ситуации, когда такие сообщения следуют вместе так, что одни из них частично определяют значение других, путем установления общего для всей совокупности контекста.

Возникают вопросы: Каковы механизмы восприятия такой последовательности условных сообщений целевой аудиторией? Каковы принципы, упрощающие и удешевляющие процесс передачи информации таким способом?

Познакомимся со следующими определениями понятия «документ»:

• Документ (от — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. ... (ru.wikipedia.org/wiki/Документ).

• Информация, закрепленная на любом типе материального носителя (сравнить: бумажный документ, электронный документ, веб-документ). (2yd.ru/uslugi/slovar/D).

• Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (www.exploitation.ru/glossary/5/).

• Составленный в предусмотренном законом порядке акт, удостоверяющий юридический факт или предоставляющий право на что - либо. (cde.osu.ru/demos/course44/PRIL/sl_1.htm).

А также:

• Первичный документ — бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. ... (ru.wikipedia.org/wiki/Первичный_документ).

Из этих определений можно сделать вывод о том, что документ представляет собой некоторое статичное представление информации, специально преспособленное для передачи такой информации путём передачи самого объекта – документа.

Документ, в свою очередь является совокупностью условных сообщений, как несущих основное содержание, так и «оборачивающих» это содержание в конкретный, четко определенный контекст.

Документ выступает в качестве инструмента косвенного познания – передает наблюдателю, не имеющему возможность присутствовать лично в конкретном месте в конкретный момент времени информацию о том, что и каким образом там происходило, наблюдалось, и т.п. Отедельная группа технологических документов, описывающих различного рода процессы, косвенно так же принадлежит этой общей группе, т.к. информация, представленная в таких документах, могла бы быть представлена как результат деятельности разработавших эту технологию в конкретном месте и в конкретное время людей. То же касается законодательных документов, постановлений, приказов и т.п. Документы фиксируют события, в т.ч., акты наблюдения, размышления, решения и прочей деятельности на таких носителях информации, которые могут быть пераданы как отдельные объекты.

Процесс восприятия документа наблюдателем так же может быть смоделирован как последовательное восприятие частей документа – условных сообщений. При этом, читатель документа будет выполнять следующие операции:

1. Поиск и восприятие условного сообщения, обозначающего предметную область, «о которой» сам документ и представленные в нём сведения (заголовок документа);

2. Поиск и восприятие условных сообщений, устанавливающих место и время контестного события (или событий);

3. Поиск и восприятие усовных сообщений, указывающих на источник представленных сведений; возможность последующей связи с ним;

4. Оценка объема материалов, подлежащего обработке;

5. Определение степени доверия к источнику информации, соотношения выгоды/затраты и принятие решения о последующей работе с документом;

6. Мысленный эксперимент – перемещение точки внутреннего внимания в указанное место и указанный период времени, что соответствует завершению установления контекста;

7. Определение необходимой к получению информации через постановку вопроса, основанного на анализе уже имеющейся информации, исходя из установленного контекста;

8. Последовательный поиск и восприятие «точек входа» – частей документа, удовлетворяющих ответу на поставленный вопрос (подразделы, примечания, оглавление, указатели и т.п.);

9. Действия, предполагаемые для сохранения полученной информации (изменение носителей, проработка на собственном опыте и т.п.);

10. Практические действия, в процессе осуществления которых используется извлеченная из документа информация, что показывает её полноту и достоверность.

При такой работе с документами будет полезным упомянуть несколько особенностей человеческого восприятия, известных из ряда современных наук:

• Из лингвистики: информация, касающаяся пиков запоминания (мы запоминаем то, что находилось приблизительно на границе первой и второй третей информации, объем которой мы обрабатывали непрерывно (абзац, глава, страница)),

• Из педагогики: информация, про избыточность, получаемую путем повторения наиболее важного излагаемого материала – которая помогает преодолевать помехи, вызванные блужданием мыслей читателя приводящим к периодическим потерям «канала внимания».

Использование этих принципов позволяет сформулировать правила, следование которым позволяет увеличить вероятность адекватного восприятия документа его целевой аудиторией.