Вопрос 29. Организация и технология работы бизнес-центра в гостинице.

Сегодня, все мы живём в мире, где одну из главных ролей играет информация. Действительно, быть в курсе событий, происходящих вокруг вас, необходимо и очень важно, несмотря на то, занимаете ли вы ответственную должность или просто живёте, работаете, общаетесь со своей семьёй, друзьями, знакомыми. Сегодня любой беспокоящийся о своей репутации отель обязательно предоставит своим клиентам услуги бизнес-центра. Основные услуги, которые предлагают бизнес-центры клиентам отеля – возможность передать факсимильное сообщение, свободный доступ к компьютеру, сети Интернет, возможность просмотреть свою электронную почту, отправить по ней письмо, распечатать нужную клиенту информацию и снять с неё копии. Необходимо, чтобы бизнес-центр работал в гостинице круглосуточно,так как специфика отелей такова, что его постояльцами могут быть люди из различных стран с разными часовыми поясами, либо же люди, работающие в сфере бизнеса или управления, которым в любой момент могут потребоваться факс, компьютер, Интернет.

Спектр услуг, предоставляемых бизнес-центром, может быть очень разнообразен: разнообразие функций бизнес-центра напрямую зависит от категории отеля, в котором он расположен.

Условно бизнес-центры делятся на 3 категории.

Первая – бизнес-центр предоставляет клиентам гостиницы услуги собственно бизнес-центра (то есть возможность передать факсимильное сообщение, свободный доступ к компьютеру, сети Интернет, возможность просмотреть свою электронную почту, отправить по ней письмо, распечатать нужную клиенту информацию и снять с неё копии).

Вторая – бизнес-центр в отеле совмещён с отделом организации конференц-мероприятий. В подобном случае, объём функций такого образования увеличивается. Для проведения презентаций, конференций и других мероприятий требуются не только разнообразные конференц-возможности (наличие соответствующих залов, комнат для переговоров, проекционного, видео и других типов оборудования), но и более расширенный круг возможностей самого бизнес-центра (ламинирование, цифровое фотографирование, полноцветная распечатка информации, тиражирование, сканирование и т.п.). Бизнес-центр обязан технически обеспечивать проведение конференц-мероприятий на должном уровне.

И, наконец, третья категория – когда на базе профессионально развивавшегося бизнес-центра, начинает образовываться своя небольшая “типография”, где можно приобрести всевозможные материалы, необходимые для выпуска полиграфической продукции.

Таким образом, становится очевидным, что, в современных условиях существования индустрии гостеприимства, создание в отеле бизнес-центра в любом случае оправдано, его категория (и, как следствие, – функции) варьируются в зависимости от статуса гостиницы. Причём, определяющим здесь является, в основном, не звёздность отеля, а его направленность. Ведь требования к гостинице, расположенной на туристическом курорте и ориентированной на предоставлении клиенту возможности спокойно отдохнуть, и требования к бизнес-отелю, ориентированному на деловой туризм, абсолютно разные.

Содержать в туристической гостинице или загородном пансионате огромный бизнес-центр не представляется необходимым. Хотя и здесь существуют исключения. В последнее время появилась тенденция к проведению корпоративных мероприятий в отелях, расположенных за городом или на курортах (для создания неформальной обстановки, которая также может давать положительный эффект в решении деловых вопросов). А это требует от гостиницы обеспечения клиентов конференц-возможностями.

Но, в основном, гостиницы, ориентированные на туризм и отдых, могут всё-таки ограничиться созданием небольшого бизнес-центра, который будет предоставлять только самые необходимые услуги.

Конференц-зал: довольно большое помещение (вмещает от 10 до несколько сотен человек), с многочисленными рядами кресел. Используется для проведения крупных мероприятий, таких как конференции, переговоры, семинары и тд.

Существует несколько схем расположения кресел в конференц-зале:

1)Самая популярная - расположение амфитеатром, в центре которого находится сцена с трибуной или столом для президиума

2)расположение буквой «П», в центре которой опять же расположена трибуна, и другие.

Наряду с конференц-залами весьма востребованы и небольшие переговорные комнаты и залы, где могут расположиться до 20 – 30 человек и проводить собрание в режиме “круглого стола”. Чаще всего такие варианты используются для проведения собраний, переговоров, совещаний и тренингов. Конференция, семинар или симпозиум представляет собой серьезное деловое мероприятие, и именно поэтому подобные собрания требуют интенсивной работы организаторов встречи. В зависимости от формата встречи, необходимо предусмотреть чтобы помещение могло свободно принять необходимое количество приглашенных участников. Также нужно продумать оборудование, необходимое для проведения мероприятия.

Комплекс оборудования полноценного конференц-зала должен обеспечивать проведение в зале самых разных мероприятий: презентаций, совещаний, конференций, торжественных корпоративных мероприятий, просмотр видео или DVD-фильмов с качественным звуковым сопровождением. Для этого комплекс должен включать:

Система звукоусиления Хотя в зале могут проводиться самые разные мероприятия, но основные назначением системы звукоусиления - это обеспечение хорошей разборчивости речи. Для этого в системе используются высококачественные микрофоны, акустические системы, приборы подавления обратной акустической связи, эквалайзеры и усилители. Микрофонами оборудуются стол президиума, трибуна и 2-3 стойки в зале. Для демонстрации DVD-фильмов в зале может быть установлена система пространственного звука Dolby Digital. Типичный комплект звукового оборудования:

• проводные микрофоны

• радиомикрофоны

• акустические динамики (потолочные или настенные)

• микшерский пульт

• подавитель обратной связи

• усилитель

• CD-проигрыватель

• кассетная дека (аудиомагнитофон)

• компьютер.

Система видеопроекции

Основным компонентом системы видеопроекции является мультимедийный проектор, позволяющий отобразить на большом экране в конференц-зале различные графические и видеоматериалы. Поскольку обычно мероприятия проводятся  без выключения света в зале, то проектор должен быть достаточно ярким. Дополнительно могут устанавливаться еще и плазменные панели. Типичный комплект видео оборудования:

• мультимедийный проектор

• плазменная панель

• компьютер

• DVD-проигрыватель

• видеомагнитофон

• устройства усиления и коммутации видеосигнала.

Система видеомониторинга и документирования Часто после проведения мероприятия возникает необходимость создать отчет о мероприятии, использовать материалы для создания учебных материалов и т.п. Для этого полезно записать звук и изображение зала на видео и аудио магнитофоны. Одна-две видеокамеры, установленные в зале позволяют это сделать. Видеокамеры могут быть поворотными для охвата всего зала и иметь  функцию масштабирования (Zoom).

Конференц-система представляет собой систему пультов с микрофонами, подключенных к блоку усиления и управления. С помощью пульта ведущий совещания (председатель) имеет возможность включать, отключать микрофоны выступающих, формировать очередь выступлений.  На микрофонах имеется световая индикация включения микрофона. В некоторых КС имеется возможность проведения голосований с подсчетом голосов и отображением результатов на экране, а также возможность подключения системы синхронного перевода.

Система синхронного перевода позволяет слушать выступление на родном языке. ССП могут быть проводные или без проводные. Каждому участнику выдается приемный блок с наушниками. Переводчики должны располагаться в  специальных кабинах с возможностью "видения" выступающего.

В идеале полноценный бизнес-центр в гостинице должен включать в себя:

1. Зал для регистрации участников и кофе-брейка

2. Раздевалка-гардероб

3. Фуршетный зал

4. Малый зал для конференций (до 30-35 человек, ~~75 кв.м)

5. Переговорная комната «Общий стол» (до 12 человек, ~~25 кв.м)

6. Большой зал для проведения конференций

У каждого отеля свой бизнес-пакет. Минимальные составляющие бизнес-пакета это аренда конференц-зала, бизнес-ланч и кофе-брейки. Некоторые гостиницы в стоимость аренды конференц-зала включают все необходимое оборудование, а также блокноты, ручки и питьевую воду для всех участников. Другие отели предоставляют это за дополнительную плату.